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Le travail collaboratif prend une nouvelle dimension grâce à la solution de GED Acollab

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    La plateforme de GED Acollab, développée par la start-up Akelio, vise à "centraliser l’information, faciliter la communication entre utilisateurs et coordonner les équipes". (Akelio/Acollab)
  • Fondée en 2008 par Guillaume Louvel, actuel dirigeant de la société, Akelio a très vite saisi la nécessité, pour les entreprises, de retrouver tous les documents et les informations dont ont besoin les collaborateurs au sein d’un même espace. C’est ainsi qu’a été lancée Acollab, une solution de gestion électronique des documents à la limite de la digital workplace.

    Une start-up en avance sur son temps

    Il y a plus de 10 ans déjà, Guillaume Louvel, qui travaillait alors dans le secteur banquier, observait des problématiques de communication entre collaborateurs d’un même open space. De fait, les professionnels ne disposaient pas tous du même niveau d’informations sur les différents projets. Afin d’y remédier, Guillaume Louvel décide en 2008 de lancer sa propre structure, Akelio. Un an de R&D plus tard, la start-up, dont le siège est basé au Mans (72), dévoile une solution innovante : Acollab.

    Un outil toujours plus complet

    « À l’époque du lancement d’Acollab, l’objectif était d’avoir une plateforme qui permette de centraliser l’information. Au démarrage, nous avions 3 modules : la gestion de fichiers, la gestion de messages pour faciliter la communication au sein des équipes, et une plateforme de type Wiki pour créer un intranet et faciliter le partage des informations au sein des équipes », explique Guillaume Louvel, dirigeant d’Akelio, qui ne compte que 7 collaborateurs. 

    Loin de s’arrêter en si bon chemin, la solution évolue au fil des années, intégrant de nouveaux modules facilitant, entre autres, la gestion des tâches, des droits d’accès et des agendas, la possibilité de créer un forum ou des sondages, ainsi qu’un chat et un moteur de recherche capable d’analyser très rapidement tous les types de contenus. L’année dernière, Acollab a même été dotée d’un outil de time tracking (gestion de temps), offrant plus de visibilité sur le temps passé par les collaborateurs sur les différents projets, dans un souci de rentabilité. Depuis cet été, un outil de gestion de projets en colonnes est également proposé.

    Une prise en main simple et rapide

    Si les fonctionnalités offertes par la solution en font un outil de choix, son déploiement se distingue également par sa très grande simplicité. En plus d’être accessible gratuitement pendant 30 jours, Acollab ne nécessite que de remplir un formulaire avant d’accéder à la totalité de ses fonctions, que l’équipe d’Akelio présente également à travers des démonstrations à distance. « Nous avons aussi des applications mobiles pour permettre à nos clients de pouvoir consulter les fichiers, les messages, les tâches, etc., même en déplacement. Les utilisateurs reçoivent aussi les notifications par mail », ajoute Guillaume Louvel.

    Par ailleurs, la solution est personnalisable : il est notamment possible d’ajouter le logo de l’entreprise et de modifier différents thèmes graphiques. Chaque organisation utilisatrice a également sa propre URL et peut créer autant d’espaces collaboratifs qu’il le souhaite, qu’ils soient dédiés à une équipe en interne ou à un projet spécifique. Il est même possible de partager ces espaces avec les clients de la structure, afin qu’ils l’alimentent et puissent échanger plus facilement.

    Aller au-delà de la GED

    Affichant l’objectif de « centraliser l’information, faciliter la communication entre utilisateurs et coordonner les équipes », comme le souligne Guillaume Louvel, Acollab ne se contente pas de stocker des fichiers. « Nous nous positionnons en outil au service de l’équipe », indique le dirigeant d’Akelio. 

    « Nos clients sont généralement des sociétés qui vendent des prestations intellectuelles : agences web, de communication, d’événementiel, sociétés de conseils, etc. Elles gèrent de nombreux projets pour différents types de clients. Grâce à Acollab, chacun peut inviter ses clients dans les espaces qui leur sont dédiés, et en profiter pour centraliser les échanges d’informations, de fichiers, de messages, etc. L’idée est de mutualiser les informations dans un endroit commun et central », conclut Guillaume Louvel.

     

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    Vous pouvez contacter la société Acollab au 02 85 52 00 51 ou à l’adresse email contact@acollab.com
    Pour planifier une démonstration, vous pouvez envoyer un email à l.quentin@akelio.fr

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