Flux documentaires : reprenez le contrôle grâce à ce nouveau supplément Archimag

Les volumes documentaires ont explosé. Courriers papier, emails, formulaires en ligne, pièces justificatives, factures dématérialisées : les canaux d'entrée se sont multipliés sans que les processus de traitement suivent au même rythme. Résultat, les équipes passent un temps considérable à trier, ressaisir, relancer et reconstituer des dossiers éparpillés entre plusieurs applications. Cette situation ralentit les délais de réponse, fragilise la traçabilité et expose les organisations à des risques de non-conformité.

Face à cette réalité, le nouveau supplément d'Archimag propose une approche globale, de la capture initiale jusqu'à l'archivage définitif. L'objectif n'est pas de numériser davantage, mais de capter mieux, de qualifier dès l'origine et d'orchestrer intelligemment chaque étape du cycle de vie documentaire.

De la capture à la source au traitement intelligent

Le dossier s'ouvre sur un constat partagé par le secteur public comme par le privé : la qualité d'un flux documentaire se joue dès l'entrée. Lorsque les documents arrivent incomplets ou mal indexés, les équipes perdent un temps précieux à corriger, compléter et rechercher les pièces manquantes. Le supplément détaille comment la capture à la source nouvelle génération permet de passer du "dépôt libre" au "dépôt vérifié", en guidant l'émetteur dès la soumission et en contrôlant la complétude avant même l'enregistrement.

Cette approche repose sur des portails intelligents, des formulaires dynamiques et des contrôles automatisés qui filtrent les erreurs en amont. Les métadonnées ne sont plus saisies après coup, mais renseignées au bon moment, par la bonne personne, avec des référentiels fiables. Cette discipline, applique dès le début, évite des heures de rattrapage ultérieur et garantit que chaque document arrive rattaché au bon dossier.

L'intelligence artificielle au service de la fiabilité

Le traitement intelligent des documents, ou IDP (Intelligent Document Processing), constitue l'un des axes majeurs du supplément. Hyland Software, reconnu par IDC MarketScape comme l'un des leaders du secteur, y présente sa vision d'une automatisation orientée processus. Contrairement aux solutions qui nécessitent un long entraînement sur des données spécifiques, l'offre Hyland IDP intègre des modèles pré-entraînés capables de reconnaître nativement factures, passeports, RIB ou courriers, avec des taux de confiance supérieurs à 99,9 %.

Mountaha Ndiaye, directeur EMEA Ecosystem Sales chez Hyland, souligne que la valeur ne se mesure plus au taux de reconnaissance brut, mais à la réduction des interventions humaines. L'IA doit accélérer, fiabiliser et sécuriser, tout en restant explicable et auditable. Cette approche ouverte permet aux organisations de conserver la maîtrise de leurs données, sans dépendance technologique excessive.

La GED comme colonne vertébrale des flux

Au-delà de la capture, le supplément explore le rôle central de la gestion électronique de documents dans l'orchestration des flux. Nexpublica y détaille sa plateforme Business Document Unity, qui mutualise au sein d'un même environnement la GED et la gestion de la communication client. Cette approche permet d'éviter les silos applicatifs et de garantir la cohérence documentaire de bout en bout, depuis la réception des flux entrants jusqu'à l'émission des communications sortantes.

L'exemple d'Allianz Outre-mer illustre concrètement les bénéfices de cette intégration. En s'interfaçant étroitement avec l'outil métier Cléva, la GED devient quasiment invisible pour les utilisateurs, qui accèdent aux documents directement depuis leur application habituelle. Cette transparence fonctionnelle réduit les frictions, limite les erreurs et améliore la productivité sans imposer de nouveaux réflexes.

Retour d'expérience : Nantes Métropole supprime le circuit papier

Le supplément propose un retour d'expérience détaillé sur le projet mené par Nantes Métropole et la Ville de Nantes avec Edissyum. Après vingt ans de circuits hybrides mêlant enregistrement numérique et parapheurs manuscrits, la collectivité a choisi de refondre entièrement sa gestion des correspondances. Depuis fin 2024, la plateforme MEM Courrier a remplacé l'ancien outil, supprimant définitivement le circuit papier.

Clotilde Breteault, directrice de la Direction Relation aux Usagers, explique que le projet ne s'est pas limité à un changement d'outil. Il a fallu harmoniser les processus entre Ville, CCAS et Métropole, réorganiser les services courrier et impliquer les utilisateurs dès le départ. La conduite de projet s'est appuyée sur un groupe de travail métier, un benchmark rigoureux et une formation internalisée pour coller aux usages réels. Résultat : des délais de traitement réduits, une traçabilité complète et une signature électronique intégrée au flux.

Factures électroniques et zéro-email entrants

Le dossier aborde également deux chantiers structurants pour les années à venir. La réforme de la facture électronique impose désormais des formats structurés et un transit par des plateformes agréées, afin de sécuriser la TVA et d'accélérer les paiements. Le supplément détaille le parcours complet, de l'émission dans l'ERP jusqu'à l'archivage probant, en passant par les contrôles de cohérence et les statuts normalisés.

Par ailleurs, de nombreuses organisations cherchent à réduire le flux d'emails entrants, qui fragmente les dossiers et affaiblit la traçabilité. L'objectif n'est pas de bannir le mail du jour au lendemain, mais de guider les entrées vers des parcours instrumentés, reliés aux processus et capables de préserver l'unicité du dossier. Cette transition progressive, mesurée par des indicateurs simples, permet de désengorger la chaîne et d'accélérer le traitement sans rupture de service.

Ce supplément gratuit d'Archimag est disponible dès maintenant en téléchargement. Il s'adresse aussi bien aux directions informatiques qu'aux responsables métier, aux chefs de projet transformation numérique qu'aux archivistes.