20 ans d'expertise Serda : de l'archivage à la gestion des connaissances

 

Qui se souvient qu’il y a vingt ans Serda voulait dire Société d’études et de réalisation en documentation et archives ? Aujourd’hui ce sigle est devenu une marque et Serda pilote des projets d’assistance à maîtrise d’ouvrage valorisant les mémoires et les savoirs des organismes.

A la fin des années 80, on parlait archivesi, archivagei, documentations, documents, papier, conservationi, volumes et linéaires… Dix ans plus tard les maîtres mots sont devenus informations, données, support, dématérialisation, Gestion électronique de documents (Gedi)… Et maintenant on parle de droit de la preuve, signature électronique, archivage électronique, records management, connaissances, savoirs, savoir-faire : autant de termes qui traduisent les évolutions depuis vingt ans de la gestion documentairei et des systèmes d'information.
Et si le vocabulaire s'est autant enrichi, développé, c'est bien la traduction du changement fort et des enjeux croissants qui sous-tendent dorénavant la gestion de l'informationi et des systèmes documentaires. Il y a encore quinze ou vingt ans, dans la majorité des projets sur lesquels Serda intervenait, la problématique majeure était avant tout liée à la gestion des volumes, au stockage, à l'ordonnancement de la conservation, à la rationalisation des recherches de documents. Le tout autour du quasi seul support qu'était le papier.

outils d'aide à la prise de décision

Progressivement apparaissent d'autres enjeux, et particulièrement ceux liés à la réutilisation possible de toutes les informations concernées ; d'un simple enjeu de mémoire, les fonds documentaires sont apparus comme des garants d'efficacité, de savoirs, des outils d'aide à la prise de décision, bref un enjeu économique valorisant la réexploitation des ressources documentaires au sein des organisations.
Les supports électroniques ont grandement facilité cette évolution, en permettant de démultiplier et de faciliter les accès et les usages par les utilisateurs, les outils rendant plus simples les recherches et les restitutions d'informations. En vingt ans de pilotage de projet, tous secteurs d'activité confondus, Serda a été à la fois acteur et témoin de cette évolution. Témoin car les attentes des organismes (que ce soit une entreprise pharmaceutique, une administration ou un hôpital) ont changé : elles se sont transformées en besoins de valorisation et d'évolution de leurs métiers en y intégrant la gestion des informations et des documents, sur tous supports, la part du support électronique devenant majoritaire.
 
le 1er grand projet

 
Le premier projet important mené par Serda est signé en 1988 : 1,5 MF, près de 230 000 € ! Il consiste à mettre en place le centre de documentationi et d'archivage du ministère de la Géologie et des Mines de Madagascar. Tout y a été fait : de l'identification des fonds documentaires à la commande de rayonnages sur mesure en palissandre, en passant par celle du véhicule (une 4 L de l'époque !) et par l'installation des premières licences Texto et du premier cédérom en pays malgache.
 
Les démarches d'assurance qualité ont largement participé aussi à cette visibilité nouvelle sur l'organisation documentaire. De processus à part, la gestion documentaire a été incluse au sein des processus métier. Aujourd'hui, on n'imagine plus un processus d'évaluation d'un produit pharmaceutique au stade clinique de son développement sans y associer les cahiers d'observation, les rapports d'évaluation, les études finales, et sans maîtriser la traçabilité de l'ensemble de ces informations, la sécurité des documents… Dans le cadre de l'évaluation d'une relation client, la gestion de son "dossieri" est évidemment intégrée.
 
pionnier du records management

Serda est aussi acteur de cette révolution de " l'intelligence documentaire ", leitmotiv qui signa longtemps son identité (présent dans son logo dans les années 1996-2003). Son rôle, à travers les projets qui ont été menés, a également été " d'évangéliser " à partir des bénéfices obtenus du fait d'une bonne organisation documentaire, en mettant en avant les gains de productivité et d'efficacité des ressources, et les valeurs de savoir et de compétence.
 
dématérialisation raisonnée

 
Dans le cadre des problématiques de choix de support de mise à disposition et de conservation, Serda a accompagné un groupe international de cosmétique pour identifier les problématiques de traçabilité et de sécurité de documents réglementaires sur fonds papier et favoriser leur mise à disposition par une numérisation qualifiée pour partie des fonds, et leur intégration dans un applicatif informatique, en préservant par ailleurs leur conservation physique.
 
Pionnier aussi au niveau de la diffusion du records management, particulièrement à travers la participation aux travaux sur le texte de la normei Iso 15 489, cela lui permet d'introduire une vision complémentaire sur l'organisation des informations, en y ajoutant des notions de cycle de vie du document, de gestion de risques et de sécurité au niveau de la gestion des flux d'information, d'archivage électronique… Les projets actuels de Serda d'assistance à maîtrise d'ouvrage sont centrés sur ces problématiques de gestion de flux d'information métier et de mise en place de guichets uniques pour accéder à ces mêmes informations. La constante indépendance de la société vis-à-vis de toute solution technique ou technologique est le gage de l'engagement qu'elle offre.
 
au plus près des métiers

 
Serda conduit actuellement pour le secteur financier des banques et assurances, des études d'opportunité et d'intégration de Gestion électronique de documents et d'informations permettant d'optimiser les processus métier et de se doter des solutions technologiques adéquates s'intégrant aux architectures urbanisées de systèmes d'information.

 
méthodologie FlowGeid

 
FlowGEID, la méthodologie originale d'intervention de l'équipe des consultants formateurs de Serda, conçue spécifiquement pour les besoins en conduite de changement et d'implantation de système d'information documentaire ; elle combine des volets de communication, organisation, management de contenus, technologies et pédagogie, et s'applique aux projets visant à :

faciliter l'appropriation des Technologies de l'information et de la communication au sein des entreprises et organismes ;
mettre en place de nouveaux modes de fonctionnement : travail collaboratif, capitalisation des connaissances, valorisation et sécurisation des preuves des activités, conduites de projets transversaux ;
restructurer les processus d'informations : informations, data, documents, images ;
intégrer l'assurance qualité au cœur des pratiques utilisateurs ;
choisir judicieusement les technologies adéquates intégrables et évolutives à court et moyen terme ;
associer plus étroitement les utilisateurs finaux aux projets pour améliorer les chances de réussite et la rapidité d'intégration des solutions.
 
* Responsable de l'activité conseil Groupe Serda
 

Le chiffre du jour

44
C'est le pourcentage d'hommes français qui se sont rendus sur un réseau social au cours des trois derniers mois. Il s'agit du plus bas taux en Europe !

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