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Comment organiser un cleaning day pour optimiser sa gestion documentaire

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    Un cleaning day, c’est en moyenne un gain de 30 % de volumes documentaires dans les bureaux et espaces de travail (AuthenticEccentric/Flickr)
  • Triez, classez, jetez… ou les 3 actions principales qui rythment un cleaning day. Avant tout changement de site, ou réaménagement d’espace de travail, ou périodiquement, chaque année le plus souvent, cette "journée de nettoyage" fixée à l’avance avec ses équipes permet de faire le tri et de réorganiser les dossiers quotidiens de chacun.

    Etagères surchargées, bureaux encombrés, piles de dossiers plus ou moins identifiés, fichiers et répertoires enregistrés dans les espaces partagés… Aujourd’hui, dans beaucoup d’entreprises ou de collectivités, le système documentaire pour la gestion et l’archivage des documents et des données connaît au quotidien un empilement incommensurable. On observe tous les cas de figure, que certains archivent occasionnellement ou jettent dès que la situation « déborde ». D’autres, dans le doute, conservent un peu ou beaucoup, poussés le plus souvent par le principe de précaution. Le « je garde au cas où » est très efficace dans ce cas, et nombre de fichiers ou de documents se retrouvent alors classés bien au-delà de toute durée légitime d’usage et souvent sans limite. Résultat : les documents papier en tout genre s’accumulent dans les bureaux, et les fichiers natifs sont stockés indéfiniment sur les serveurs de l’entreprise ou dans des espaces collaboratifs.

    Gagner des m² ou Go

    C’est pourquoi, périodiquement pour faire le tri dans toute cette « infobésité » papier et électronique, ou en vue de préparer un futur déménagement, les entreprises cherchent des méthodes pour donner à chacun des moyens de rationaliser les pratiques de gestion documentaire. Cela permet ainsi de gagner en efficacité dans l’accès et la conservation des documents et des informations, voire plus prosaïquement, pour libérer de la place dans les espaces de travail en m² ou Go.

    Objectif clairement affiché : éliminer tout ce qui est obsolète et archiver tout ce qui doit être préservé. Pour cela l’implication de tous est indispensable. Cela suppose de communiquer en amont avec les équipes, bien connaître leurs métiers, leurs activités et les règles de gestion dont elles disposent pour organiser au quotidien le classement de leurs fonds documentaires. Faire un rapide état des lieux de la situation est un moyen efficace pour mesurer l’effort à fournir par tous (surtout lorsque c’est la première fois) et compléter si nécessaire les règles à appliquer. En effet il ne s’agit pas non plus de trier et de jeter sans vérifier le besoin ou l’obligation de conserver certains documents ou dossiers. Des tableaux de gestion documentaire adaptés à chaque service ou à chaque équipe permettront de systématiser les pratiques pour les différentes phases de la vie d’un document. Ils définiront, pour chaque type de documents et de dossiers, les périodes utiles de classement puis d’archivage voire de destruction. C’est pourquoi les référentiels de gestion, les tableaux d’archivage, la connaissance des durées de conservation à appliquer sont autant d’outils indispensables à mettre au service de chacun.

    Brief collectif et top départ

    Serda (Groupe Serda-Archimag) dans le cadre de ses missions d’organisation documentaire, pilote régulièrement des cleaning days pour ses clients. À une préparation minutieuse, s’ajoute une communication efficace pour coordonner, motiver, encourager et soutenir les équipes tout au long de la journée consacrée à cette opération. Un cleaning day commence le plus souvent par un brief collectif, partagé autour d’un petit déjeuner convivial qui donne le « top départ » commun de la journée pour tous. Chacun vient en tenue pratique (jean, baskets…), les répondeurs des téléphones sont activés, les messageries sont en veille, et tous se consacrent au tri de ses informations. Serda privilégie l’intervention de ses équipes pendant les cleaning days. Elles viennent en soutien et non en remplacement. Cela leur permet ainsi de répondre in situ à des questions pratiques. Ainsi les « j’ai ouvert l’armoire de mon prédécesseur pour la première fois, qu’est-ce que je fais de ses dossiers maintenant qu’il est parti ? » débouchent sur la résolution d’une durée de conservation à appliquer.

    Autre étape de préparation à ne pas sous-estimer : la logistique qui doit être mise à disposition toute la journée. Il est indispensable d’avoir en quantités suffisantes sacs, pilon, boites d’archives, rolls, collecteurs sécurisés fermés à clé pour les documents confidentiels (RH, finances…). L’équipe des services généraux sera là en renfort pour enlever les armoires vidées, transporter les bennes pleines, déplacer les boites d’archives préparées dans les locaux adaptés ou les envoyer chez le prestataire en charge de la conservation des archives externalisées.

    À l’issue de la journée, il n’est pas rare de voir paraître sur les sites intranet de l’entreprise ou sur son réseau social interne, photos et messages saluant l’effort collectif, les résultats obtenus (du style « avant/après »). Il ne faut surtout jamais oublier les remerciements à chacun pour sa participation à cette journée. Dernier point : ne pas oublier de fixer le rendez-vous suivant : annuel, ou de proposer de l’instaurer à périodicité régulière. Des entreprises planifient d’une année sur l’autre leur cleaning day.

    Dossiers retrouvés et Go récupérés

    Dernier point : « faire le bilan de la journée ». Cela se traduit par la mesure des volumes éliminés (en benne, nombre de sacs pilons…). Mais aussi en dossiers archivés (en mètre linéaire, en boites d’archives…), en nombre d’armoires vidées et parfois enlevées, les M² gagnés (1 armoire = 2 m²). Ou encore en volume de fournitures recyclées ou reversées aux services généraux (bien souvent, ceux-ci en ont la gestion). Ou enfin en nombre de dossiers retrouvés trop souvent égarés dans une pile sans classement ou glissés derrière un bureau, et en Go récupérés sur les serveurs. Le résultat communiqué est souvent de l’ordre de – 30 % en moyenne de volumes documentaires dans les bureaux et espaces de travail. Il se traduit aussi par le réaménagement d’un espace de travail, de la libération d’une surface encombrée pouvant devenir demain une salle de réunion interne au service.

    Le cleaning day peut également être une étape indispensable dans le réaménagement de zones de travail, de futurs emménagements et aménagements d’espaces partagés ou individuels (bureaux paysagés, bureaux partagés et espaces collectifs). En effet les résultats obtenus et « métrés » donnent une photographie la plus exacte possible des surfaces de travail nécessaires au quotidien à ces équipes et facilitent les choix de réaménagement en matériel de stockage et de rangement. Les résultats post cleaning day sont des indicateurs très utiles pour des architectes d’intérieur et autres sociétés de space planning qui projettent les réaménagements de vos bureaux. « Notre rôle est de faire émerger la réalité du terrain, l’améliorer et travailler avec le prestataire chargé de l’aménagement du nouvel espace de travail, décrit Serda dans le cadre de projet de déménagement de sièges sociaux de grandes entreprises ; nous sommes là pour accompagner tout le monde au moment des cleaning days, mais surtout pour que les nouveaux réflexes s’installent dans le temps, dans le futur bâtiment du nouveau siège. Tout le monde a quelque chose à y gagner. La rationalisation permet un gain de temps en facilitant l’accès aux documents, un gain d’espace en libérant de la place et un gain de confiance grâce à la visibilité de règles clairement définies ».

    Une journée tournée vers l’avenir

    Un cleaning day est donc une journée « coup de poing », mais souvent complexe à organiser la première fois. En effet, il faut convaincre et mettre en place, mais c’est aussi une journée tournée vers l’avenir, pour rendre applicable de nouvelles règles, démontrées le bien fondé d’une gestion documentaire basée sur le cycle de vie des documents et des données. La bonne volonté de tous est mise à contribution, il faut savoir aussi utiliser la pédagogie, la démonstration, voire l’exemplarité avec l’aide des représentants du management qui ont un rôle clé de motivation et de participation effective.

    Bon cleaning day !

    Caroline Buscal [Manager Serda]

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