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L’intelligence artificielle (IA) répondra-t-elle aux enjeux contemporains des archivistes ? Alors que la masse des données produites par les organisations dépasse largement les capacités des méthodes traditionnelles d’archivage, l’IA représente pour les professionnels de la conservation une réponse prometteuse, capable d’automatiser des tâches fastidieuses et de rendre les fonds plus accessibles.
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Une IA "composite"
Pour Florentin Dez, responsable du records management chez Bouygues Construction, l’enjeu est de taille : "nos collaborateurs passent encore énormément de temps à décrire manuellement les documents et mon équipe à vérifier les saisies. L’IA permettra de libérer ce temps pour mieux exploiter nos fonds et communiquer sur nos archives". Pour l’éditeur Everteam, qui vient de déployer, notamment chez Bouygues Construction, ses systèmes d’archivage électronique (SAE) enrichis à l’IA, les premiers bilans se font attendre, mais sont pour le moment prometteurs.
Son nouvel outil d’"IA composite", la solution everteam.discover 3.3, disponible depuis août 2025, se présente comme plusieurs "IA spécialisées, moins énergivores qu’une IA générative seule, et capables de fournir un indice de confiance fiable et interprétable", précise Noureddine Lamriri, vice-président senior en stratégie produit chez Everteam. Ses fonctionnalités, orientées "classification automatique de documents", sont structurées en trois étapes :
- classification par règles : l’IA classe les documents selon des critères explicites, tels que des mots-clés ou leur position dans un plan de classement,
- classification par apprentissage : l’IA apprend à partir de lots de documents fiables fournis par le client qu’elle classe automatiquement en fonction de seuils de similarité. Plus l’IA traite de documents, plus son apprentissage s’améliore,
- IA générative en appui : activée uniquement lorsque les deux premières étapes ne suffisent pas, l’IA générative reprend les résultats des classifications par règles et par apprentissage afin de finaliser la catégorisation des documents les plus complexes. En fin de traitement, une intervention humaine reste toujours possible.
L’IA comme outil de gouvernance
Clients d’Everteam depuis 2014, Bouygues Construction a récemment intégré le SAE Discover 3.3, enrichi de la chaîne IA. "Nous espérons que la classification automatique nous aidera à automatiser nos classements (plusieurs téraoctets de données), très codifiés dans ce secteur d’activité, pour les documents à cartouche, comme les plans techniques (tous corps d’états)", témoigne Florentin Dez.
L’outil a également permis de réaliser un audit macro du vrac numérique de l’organisation, capable "d’attaquer les problèmes de sur-conservation ou de sous-conservation", ajoute-t-il. Pour Florentin Dez, il s’agit d’un "véritable luxe", car l’IA est plus qu’un gain de productivité, "c’est un outil de gouvernance qui permet de sécuriser le cycle de vie documentaire et d’aligner nos pratiques sur les normes", poursuit-il.
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Prochaines perspectives
Les usages restent encore expérimentaux et les limites bien présentes. Chez Everteam, Discover 3.3 est amené à évoluer grâce au club utilisateurs qui lui est dédié pour favoriser l’échange de bonnes pratiques. Par ailleurs, le coût de ce type de technologie doit rester en adéquation avec les bénéfices offerts aux services d’archives et proposer un support stable dans le temps. "Le défi, c’est de trouver un compromis entre les besoins spécifiques de nos clients et la capacité d’un produit standard à évoluer rapidement", explique Noureddine Lamriri. En effet, cette équation est essentielle dans un marché concurrentiel où la migration entre différentes versions doit rester rapide et abordable.
La question de l’encadrement des systèmes d’IA reste centrale. Pour Noureddine Lamriri, "l’AI Act sera déterminant, tout comme les choix d’hébergement des données, qu’ils soient en France ou en Europe."
