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Comment collecter des archives numériques en 10 points clés

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    La plus-value d'une collecte d'archives numériques repose sur des données bien décrites, contextualisées qui font partie d’une chaîne de confiance. (Illustration : jcomp/Freepik)
  • Alors que les organisations produisent de plus en plus d’archives nativement numériques, leur collecte doit faire l’objet d’une réflexion menée en amont. Marie Laperdrix, responsable des archives au ministère de l’Économie et des Finances livre ses conseils.

    L’administration et les entreprises sont amenées à produire un volume toujours plus important d’archives nativement numériques. Mais la collecte de ce patrimoine informationnel n’est pas aisée : faut-il tout collecter ? Avec qui les archivistes doivent-ils s’allier pour mettre en place une stratégie d’archivage ? Quels outils faut-il utiliser ?

    Marie Laperdrix, chef du ser­vice des archi­ves économiques et finan­ciè­res au minis­tère de l’Économie et des Finances, minis­tère de l’Action et des Comptes publics, répond à ces questions.

    1. Par quoi commencer ?
    2. Recourir à un tableau de gestion
    3. A quels référentiels se référer ?
    4. Faut-il tout collecter ?
    5. Comment collecter les informations dispersées dans les silos ?
    6. Le tableau de gestion et le paramétrage
    7. Construire une stratégie avec les autres métiers
    8. Veiller à l'interopérabilité
    9. RGPD, DPO : le rôle des archiviste
    10. La transversalité

    Marie-Laperdrix

    1. Par quoi commencer ?

    Une organisation qui souhaite mettre en place une collecte d’archives numériques doit d’abord prendre contact avec un archiviste. Cela va de soi, mais il est toujours utile de le rappeler ! Car le numérique rebat les cartes de la collecte. 

    Il faut ensuite faire le bilan de toute la production documentaire qu’elle soit papier ou numérique. Ce processus permet de bien évaluer la valeur du document. La valeur engageante se trouve parfois sur le support papier.

    >Lire aussi : Adamant, de la collecte à la réutilisation des archives publiques

    2. Recourir à un tableau de gestion

    Il faut ensuite recourir à l’outil de base des archivistes : le tableau de gestion. Cet outil de gestion prévisionnelle du cycle de vie des documents aide à simplifier et rationaliser la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives.

    Pour une typologie de données, une facture par exemple, cette donnée sera conservée soit sur papier, soit en numérique avec une date de bascule. Objectif : éviter les doublons.

    3. A quels référentiels se référer ?

    Dans le service public, il existe un contexte réglementaire qui prévaut pour l’ensemble de la production documentaire : marchés publics, dossiers individuels des agents, etc. À cela s’ajoute le "Code du patrimoine" consolidé par des textes comme le "Référentiel général de gestion des archives" (RG2A) issu des services du Premier ministre. Ces textes rappellent le caractère public des archives produites par l’administration. Ils sont ensuite déclinés dans les ministères.

    >Lire aussi : Archivage électronique : comment (bien) archiver des données sensibles ou confidentielles ?

    À Bercy, nous disposons d’une "Charte d’archivage" qui est le socle de la politique d’archivage ministérielle. Ce document interne porte la signature de la secrétaire générale. Il rappelle ce qu’est un document d’archive publique et les consignes d’archivage ainsi que l’élimination réglementaire.  Nous nous calons sur cette charte pour réaliser notre collecte numérique.

    Nous réunissons une fois par an notre réseau de 450 "correspondants archives" au sein du ministère. C’est l’occasion d’évoquer les évolutions réglementaires, les bonnes pratiques et les offres de service afin de nous adapter à une production de plus en plus importante.  Dans d’autres organisations, cette charte d’archivage peut être baptisée politique d’archivage. Elle doit être portée au plus haut niveau pour lui donner de la valeur. Dans le secteur privé, de grandes entreprises disposent d’une charte équivalente.

    >Lire aussi : Comment mettre en place et gérer un système d'archivage électronique

    4. Faut-il tout collecter ?

    Toute la production documentaire d’une organisation n’a pas vocation à être archivée. Il convient d’orienter notre action sur l’information stratégique et essentielle. C’est ce que souhaitent les décideurs.  La notion d’information stratégique doit faire l’objet d’une discussion, car elle n’est pas ....

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