achat d'information : une fonction en devenir

L’information acquiert une valeur de plus en plus stratégique et les entreprises la considèrent avec une attention d’autant plus grande qu’elle est au cœur de leur processus d’innovation et de compétitivité. Dès lors, la fonction achat est amenée à s’en emparer.

 
Anny Maximin est négociatrice au sein du consortiumⁱ Couperin et conservateur en chef de la bibliothèque Cujas (Paris). Elle regrette que les professionnels de l'informationⁱ universitaire ne bénéficient pas de formation en matière de négociation et d'achat d'information : " Nous avons appris à négocier sur le tas. " Un témoignage qui vaut aussi bien pour le monde de l'entreprise. Ainsi, le Groupement français de l'industrie de l'information (GFII), à la demande de ses membres, s'est emparé de ce problème. En 2003, un groupe de travail " Acheteurs information " se constitue. Composé de tous les acteurs du marché (clients, éditeurs, intermédiaires), il se donne pour mission de répondre aux enjeux liés à cette fonction en pleine mutation. La Compagnie des acheteurs de France (CDAF) apporte son concours.
En juin 2004, les travaux aboutissent à la publication d'un livre blanc consacré aux nouvelles pratiques d'achat dans le marché de l'information. " Les tendances alors observées ne cessent de se confirmer ", explique Ruth Martinez, déléguée générale du GFII. Les pratiques d'achat poursuivent leur mutation sur la base d'un triple mouvement : la numérisation croissante des contenus, la généralisation des réseaux de communication et le développement de contenus gratuits sur internet^">i.
 
juristes et informaticiens

Du côté des acteurs, les procédures établies entre fournisseurs d'information et acheteurs voient l'émergence de nouveaux intervenants : les juristes et les informaticiens. La fonction juridique répond à un besoin de sécurisation des clauses liées au droit d'auteurⁱ face aux risques de pillage. En outre, la concentration de fournisseurs d'information les conduit parfois à imposer leurs propres clauses contractuelles, rédigées en anglais lorsque les fournisseurs sont anglo-saxons. La mission des juristes consiste alors à faire des contre-propositions. Les juristes sont d'ailleurs de plus en plus souvent associés à la négociation entre fournisseurs et utilisateurs. La fonction informatique, quant à elle, jouit d'un poids croissant en raison des nombreuses tâches qui lui sont dévolues : numérisation, architecture informatique, logiciels de gestion de l'informationⁱ…
 
trois modèles

De nombreuses entreprises partagent un souci de maîtrise des coûts. Cette tendance n'épargne pas la fonction d'achat d'informations. Elle consiste en un processus de financement et d'acquisition de l'information visant à élaborer un budget en fonction des besoins repérés. Ainsi l'achat d'information repose sur une étroite collaboration entre les acheteurs et les utilisateurs finaux afin de résoudre au mieux l'équation coûts-pertinence.
Le livre blanc du GFII a distingué trois modèles de fonction d'achat particulièrement répandus :
1.le modèle de type " soutien " dans lequel la fonction achat intervient en support des professionnels de l'information, en particulier lors des phases de négociation ;
2.le modèle de type " centralisé " où la fonction achat pilote la totalité du processus d'acquisition de l'information ;
3.le modèle de type " partage des tâches " où acheteurs, utilisateurs, juristes et informaticiens travaillent de concert.
Dans la pratique, les frontières ne sont pas aussi étanches et les trois modèles peuvent être combinés.
 

nouvelles technologies d'achat

Le commerce électronique a amorcé deux tendances autour des notions de e-sourcing et de e-procurement. Situé en amont de l'acte d'achat, l'e-sourcing vise à définir les besoins, à présélectionner les fournisseurs potentiels, à élaborer un cahier des charges et à finalement sélectionner les offres. En aval de la commande, l'e-procurement comprend le suivi des relations avec les fournisseurs, la gestion des moyens de paiement et la traçabilité de la commande. Des prestataires proposent à leurs clients de centraliser leurs procédures d'achat en ligne grâce auxquelles les utilisateurs finaux passent leurs commandes sur un catalogue^{Liste des notices bibliographiques des documents que possède une bibliothèque. Il permet aux usagers et aux bibliothécaires de vérifier la disponibilité d’un document ainsi que de repérer des documents par auteur, titre, sujet, etc.">i} agréé. Les tâches de livraison et de facturation sont facilitées grâce à de nouvelles formes de paiement telles que les cartes d'achat (procurement cards ou p-cards).
Cette procédure innovante suppose cependant de solides investissements tant du côté du client que du fournisseur et ne concerne pour l'instant que les abonnements à quelques périodiques via des intermédiaires. Si elle permet la consultation de type pay per view et son paiement par carte bancaire, elle se heurte aux obstacles de planification budgétaire pour pouvoir être adoptée de manière plus large par les grands clients du marché de l'information.
 
recommandations
 
Recommandations aux acheteurs : écouter les attentes des utilisateurs, identifier les acteurs et leurs offres de manière exhaustive et rigoureuse, rédiger un cahier des charges précis, formuler clairement le cadre de la négociation, privilégier le meilleur rapport qualité/prix en tenant compte de l'ensemble des prestations, élaborer une revue de contrats régulière avec les fournisseurs…

Recommandations aux professionnels de l'information : connaître les impératifs stratégiques de l'organisation, évaluer les besoins des utilisateurs, effecteur une veille ^{Intelligence économique.  ">i} sur le marché de l'information, évaluer la qualité des produits, construire un cahier des charges avec l'acheteur, mettre en place des indicateurs d'utilisation et de satisfaction…

Recommandations aux fournisseurs : comprendre le cœur de métier du client et son utilisation de l'information, concevoir des propositions adaptées, améliorer la clarté des tarifs et du contenu de l'offre, bien appréhender le cadre de la négociation et ses conséquences, être innovant, réactif et stable, répondre aux défis posés par le développement de la numérisation.
(source : libre blanc du GFII)