La dématérialisation gagne progressivement du terrain dans les administrations. En Belgique avec le ministère de la Santé, et en France avec l’Assurance-Maladie, les projets tournent à plein régime.
Le défi n’était pas facile à relever pour la direction générale de la Santé (DGS) de Belgique :1 800 000 pages à numériser, capturer, codifier et archiver électroniquement. De 2000 à 2006, l’administration belge avait en effet accumulé un retard de plusieurs années dans le traitement des déclarations de naissance et de décès. La DGS a alors fait appel à Fedaso, prestatairei belge spécialisé dans la dématérialisation et la capture de données, pour lancer un chantier de numérisation rétrospective et de Lad-Rad. Objectif : rattraper sept années de retard en l’espace de douze mois. Un enjeu incontournable pour la Belgique qui doit satisfaire à des obligations internationales en matière de santé publique, et qui est également tenue de récolter des statistiques d’état civil.
143000 termes
Délocalisation oblige, c’est à Fès, l’une des quatre villes impériales du royaume du Maroc, que se trouve le site de production de Fedaso. Préalablement numérisées en Belgique, les images y sont expédiées soit par internet">i soit sur disque optique. Commence alors la phase de Lad-Rad afin de détecter les inévitables erreurs ou imprécisions commises par les médecins, les hôpitaux ou l’administration : « La description de la cause du décès est rédigée en texte libre et il arrive que cette description manque de précision. Il existe en effet une multiplicité de causes de décès selon le sexe, l’âge, les antécédents… Or nous devons collecter des informations extrêmement fiables », souligne Jacques Henkinbrant, directeur de la cellule statistiques naissances et décès au sein de la DGS. En cas de doute, le documenti est alors rejeté et les opérateurs marocains interviennent en soutien de l’application. Ils peuvent s’appuyer pour cela sur un corpus de l’Organisation mondiale de la santé (OMS) qui décrit 143 000 termes pathologiques ! L’expérience aidant, ils parviennent à codifier un document qui, à la base, était difficilement exploitable. « Dans les cas les plus complexes, les opérateurs marocains sont assistés par des fonctionnaires belges de la Santé », souligne Jacques Henkinbrant.
confidentialité
Les documents codifiés sont ensuite versés dans une base de données à laquelle peuvent accéder plusieurs administrations belges (Institut national de statistiques, direction générale de la Santé…). Le logiciel Styx, développé en France par l’Institut national de la santé et de la recherche médicale (Inserm), permet de gérer cette base de données selon un code de classificationi mondiale des maladies. En raison du caractère personnel des documents médicaux, le processus – de la numérisation à l’archivagei électronique– a été conçu intégralement pour répondre à des impératifs de confidentialité. Fedaso a signé une convention européenne relative au respect de confidentialitéde traitement des données. Selon cette convention, un même opérateur ne peut accéder qu’à une partie des données relatives à un dossieri.
salle de courrier dématérialisée
La Belgique n’est pas la seule à opter pour la dématérialisation. De l’autre côté de la frontière, la Caisse régionale d’assurance maladie (Cram) Nord-Picardie reçoit quotidiennement entre 5 000 et 8 000 courriers entrants. À ce volume s’ajoute une contrainte géographique : ces milliers de courriers ont longtemps été réceptionnés sur une vingtaine de points dispersés dans les cinq départements des régions Nord–Pas-de-Calais et Picardie. Autant de risques de pertes de documents et de temps dépensé à gérer cette pluralité de sites. La Cram a donc décidé de rationaliser son traitement du courrier entrant et de mettre en oeuvre une salle de courrier dématérialisée. Ce déploiement a été confié à Itesoft et à sa solution Itesoft-Freemind Entreprise dédiée à la capture, au tri et à la distribution des flux entrants. Décidé en 2007, ce projet est devenu opérationnel au mois d’avril 2008. « Cette salle de courrier dématérialisée signe l’entrée progressive de l’administration dans l’ère numérique », selon Mickaël Gautronneau le chef de projet de la numérisation du courrier entrant.
processus métier
Cette plate-forme permet au courrier entrant d’être numérisé dès son arrivée sur le site de la Cram Nord-Picardie sans faire appel à l’externalisationou Outsourcing. L'externalisation désigne la délégation d'une fonction secondaire à un prestataire extérieur, fonction qui pourrait potentiellement être réalisée en interne. L'externalisation concerne les tâches liées au fonctionnement de l'organisation, intervenant beaucoup plus indirectement que les activités opérationnelles sur la production finale de l'entreprise. L'externalisation se distingue de la sous-traitance, qui concerne les opérations contractuelles par lesquelles un entrepreneur confie tout ou partie d'un travail destiné à ses propres clients.">i auprès d’un prestataire. Selon la nature du courrier, l’exemplaire papier est soit détruit, soit archivé conformément aux contraintes légales. L’image du courrier fait ensuite l’objet de renseignements de qualification– destinataire, objet, numéro de dossier…– avant d’être intégrée dans le système d’information, une Gedi installée par l’éditeur Imnet. Ainsi classés et assemblés, ils sont distribués dans les différentes corbeilles électroniques métier de la Cram – retraite, maladie, risques, ressources, direction générale… Cette logique métier ne doit rien au hasard :« Nous avons souhaité que le déploiement de la solution Itesoft soit conçu en respectant les processus métier, précise Mickaël Gautronneau ; nous avons fait le choix d’avancer à petits pas avec une solution simple et fiable ». Du côté des opérateurs de la Cram, une phase d’accompagnement leur a été proposée et la conversion aux outils numériques n’a pas posé de problème majeur.
rapport d’évaluation
La Caisse régionale d’assurance maladie Nord-Picardie fait figure de précurseur en matière de dématérialisation de courrier entrant puisqu’elle a été désignée caisse expérimentale, prélude à de futurs déploiements de salles de courriers dématérialisées dans d’autres régions françaises. Au terme de plusieurs mois en mode opérationnel, Mickaël Gautronneau se dit satisfait des premiers résultats : « Nous constatons une meilleure circulation de l’information, une baisse des pertes de courrier et une amélioration des relations avec les assurés ». Un rapport d’évaluation devrait être présenté à la fin de l’année afin d’ajuster la solution aux besoins de la Cram. À l’heure ou le gouvernement martèle son credo d’administration électronique, le secrétaire d’État à l’économie numérique, Éric Besson pourra méditer ce retour d’expérience.
plus de terrain
Dématérialisation massive à la Caisse nationale d'assurance maladie
Après avoir démarré en 2004, la numérisation des feuilles de soins, les 132 caisses primaires d’assurances maladie vont dématérialiser l’ensemble des autres documents qu’elles reçoivent. Ce qui va du courrier des assurés, employeurs et professionnels de santé aux pièces justificatives pour un arrêt de travail par exemple. Baptisé Diademe, ce projet a pour but de capturer, de classer et d’indexer l’ensemble de ces documents entrants. Et de relier ces données avec les applications métier utilisées par les caisses, par exemple les demandes de remboursement.
200 millions de documents par an
Pour prendre en charge ces 200 millions de documents par an, une solution de type salle de courrier dématérialisée a été choisie. Une expression qui recouvre l’association entre des scanners, un logiciel de reconnaissance et un logiciel de gestion électronique des documents et de workflowi. La Cnam-TS a choisi Capgemini pour l’intégration, EMC Documentum pour la partie Ged et workflow et Itesoft pour la lecture automatique des documents, qui inclut la reconnaissance de l’écriture manuscrite, et le traitement automatique des données. Le projet devrait améliorer la qualité de service délivré aux assurés sociaux.
