Incontournable progiciel dédié au travail collaboratif, SharePoint a donné naissance à une galaxie d'applications métier développées par des éditeurs indépendants. Archivage, catalogage, gestion électronique de documents, réseau social d'entreprise... Les professionnels de l'infodoc ont le choix des armes !
Cela fait désormais une quinzaine d'années que le nom de SharePoint est passé dans la langue courante professionnelle. Née à la jonction des XXe et XXIe siècles, cette plateforme de travail collaboratif développée par Microsoft s'est vendue à plusieurs dizaines de millions de copies dans le monde. Et parmi les utilisateurs les plus assidus, figurent les gestionnaires de l'information.
Une raison à cela : bon nombre de fonctionnalités proposées par SharePoint intéressent directement les professionnels de l'information : la gestion électronique de documents, le partage de documents, le classement de ressources numériques, la création d'arborescences documentaires... Mais ce n'est pas tout. Autour de SharePoint, c'est aussi tout une galaxie d'applications métier qui ont vu le jour. Il suffit de se rendre au salon Documation (Paris) pour découvrir le célèbre "village SharePoint" et ses éditeurs partenaires : Calinda Software, Cimail, DocuSign, SQLI Agency, Kentika...
Automatisation des opérations répétitives
Bien connu des documentalistes, l'éditeur ELP commercialise des logiciels dédiés à la gestion documentaire : catalogage, plan de classement, thesaurus, panoramas de presse, photothèque... Lors de l'édition 2015 du salon Documation, ELP a présenté son nouveau portail documentaire baptisé Hyperdhoc Foundation et doté de nouvelles ressources : recherche multicritère, représentation des résultats de recherche sous forme de nuages, suivi des versions de notices et de documents... "Des fonctions de workflow permettent de modéliser, répartir et valider le traitement des documents et l'indexation", précise l'éditeur.
Développés sous l'environnement Microsoft SharePoint, d'autres logiciels ELP permettent aux documentalistes de gérer l'organisation des médias numériques (Hyperdhoc PhotoMedia) et d'automatiser les opérations les plus répétitives comme le bulletinage ou le catalogage (Hyperdhoc Library).
SharePoint peut également être connecté à une application dédiée à la veille concurrentielle et à la performance économique de l'entreprise. Intelligence Plaza, développé par l'éditeur M-Brain, s'adresse plus particulièrement aux équipes de market intelligence. Adoptée par la branche santé de Philips, cette application lui permet de mettre en relation 1 650 utilisateurs répartis dans une soixantaine de pays. Clairement dédiée au transfert des connaissances au sein du célèbre groupe néerlandais, l'application permet de créer des alertes en temps réel sur l'évolution du marché et de la concurrence. Intelligence Plaza met également à disposition des utilisateurs une base de données et une multitude de documents utiles aux équipes commerciales de Philips.
L'outil a également été choisi par
Nokia qui en a fait son portail informationnel dans lequel tous les collaborateurs de l'entreprise peuvent puiser : informations du marché de la téléphonie mobile, mouvements des constructeurs concurrents, évolution de l'environnement juridique, etc. Lors du déploiement de l'application, le constructeur finlandais a attaché une importance particulière à l'automatisation de certaines tâches. Après avoir atteint sa vitesse de croisière, l'application est devenue le point documentaire unique des collaborateurs de Nokia présents dans 150 pays.
Générateur d'applications
De son côté, l'éditeur Avanteam propose une suite qui "complète et améliore les fonctionnalités de gestion de contenu (ECM) et de processus (BPM) de Microsoft SharePoint". Celle-ci propose notamment un générateur d'applications qui permettent à l'utilisateur de créer et modéliser des applications collaboratives. Le traitement des factures via un logiciel dédié est également compatible avec SharePoint : capture et indexation automatique, gestion des litiges, intégration des factures dans un logiciel comptable, archivage sécurisé...
Quant à Symantec, éditeur bien connu dans le domaine de la protection des données, il propose une solution d'optimisation du stockage et de suppression de fichiers superflus. Outre le ménage, l'application fait également office de garde-fou avec la mise en oeuvre de politiques de conservation de contenus à des fins de conformité. Cette amélioration des capacités de stockage natives de SharePoint intéressera les nombreuses entreprises confrontées à l'accumulation de fichiers en tous genres dispersés ici et là.
Mais avant d'utiliser ces solutions, il est indispensable de les intégrer dans l'environnement SharePoint. C'est là qu'interviennent les nombreux intégrateurs de la place. Parmi eux, Prexens qui intervient lors des différentes étapes de l'intégration sous forme de conseils, de web design et de maintenance corrective. Ses interventions portent par exemple sur des applications de gestion des connaissances ou de CMS (système de gestion de contenu).
Autre intégrateur, le groupe Diademys a ajouté une corde à son arc avec une activité d'hébergeur. Côté intégration, la société propose, via Circum, de la signature de documents (Arx Cosign), du scan de documents (Kodak Capture pro) et du workflow et formulaires (Nintex). L'infrastructure peut être déployée soit sur site, soit dans les nuages. Dans le premier cas, le client exerce un contrôle total, mais doit faire face à des coûts d'investissement ; dans le second cas, le paiement se fait à l'usage et le client est délivré des tâches de maintenance informatique.
Organisation de projets
Le 25 juin 2012, Microsoft faisait l'acquisition du réseau social d'entreprise Yammer pour un coût d'environ un milliard d'euros. "L'acquisition de Yammer souligne notre engagement à délivrer les technologies dont les affaires ont besoin et que les gens aiment", expliquait Steve Ballmer alors PDG de Microsoft. L'éditeur mettait alors la main sur une application auréolée d'une réputation plutôt élogieuse dans la Sillicon Valley. Dotée des fonctionnalités indispensables à la bonne marche des entreprises Yammer est résolument tourné vers le travail collaboratif : profil des employés, forums de discussion, wikis, organisation de projets... Trois ans plus tard, Yammer continue d'être exploité sous son nom, mais est parfaitement intégré à l'écosystème SharePoint.
Et Yammer ne s'arrête pas là. Au mois d'août dernier, Microsoft a présenté de nouvelles fonctions notamment un fil d'information baptisé "discovery" qui identifie les flux importants qui ont pu échapper à l'utilisateur. Par ailleurs, la version mobile de Yammer est désormais compatible avec les fichiers provenant de services de stockage en ligne comme One Drive (propriété de Microsoft), mais aussi Dropbox.
