TPE-PME : Print Value livre les clés d'une dématérialisation réussie

Le 27/11/2020 (Mis à jour le 26/01/2024 ) communiqué

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De nombreuses organisations, et en particulier les TPE et PME, utilisent encore une majorité de documents papier plutôt qu'électroniques. (Freepik)

Pour les TPE et PME françaises, qui représentent 99,9 % des entreprises du territoire (selon le ministère de l’Économie), les confinements ont mis en exergue une problématique inédite : comment continuer de travailler sans mettre les pieds au bureau ? Dans une période de généralisation du télétravail, la dématérialisation des documents s’impose comme un levier indispensable à la poursuite d’activité. Encore faut-il la mettre en place efficacement.

Les documents, une ressource à ne pas négliger

Pour Guy de Saint Just, dirigeant de la société Print Value, spécialiste de l’impression et de la dématérialisation pour les PME et ETI, les documents sont le reflet du développement d’une entreprise. Plus elle grandit, plus les collaborateurs sont confrontés à un nombre grandissant de documents, dont le type est très variable (factures, bons de livraison, contrats, notes de frais, etc.). Bien que nécessaires, ces documents ne sont pas toujours correctement gérés. Des jeux de pouvoir viennent également s’ajouter, ne facilitant pas la tâche. La gestion documentaire est pourtant un pivot dans l’entreprise qui, soutenue par la dématérialisation, contribue largement à son efficacité. Pas question cependant de se lancer dans un projet de numérisation les yeux fermés !

« Nous devons faire très attention : la dématérialisation va avoir un impact sur la manière dont l’entreprise travaille et sur les jeux de pouvoir. Il faut aussi prendre en considération le ROI réel : dématérialiser 10 factures fournisseurs par mois n’a pas grand intérêt. Il n’est pas toujours opportun de tout dématérialiser », prévient Guy de Saint Just. « Pour autant, dématérialiser, c’est aussi apporter de la rigueur en rédigeant les nouveaux process. En réalisant un projet de dématérialisation, on interroge les collaborateurs et on sort l’implicite de l’explicite. Chacun va pouvoir interroger la légitimité de ses process. »

Les secrets d’une dématérialisation réussie

Inclure les différentes parties prenantes, et en particulier la direction, à un projet de dématérialisation contribue largement à son succès. Une telle démarche s’appuie cependant sur plusieurs étapes à ne pas sous-estimer :

La réalisation d’un audit documentaire, pour laquelle Print Value propose une approche assez unique : il s’agit en effet d’identifier le document principal sur lequel il est le plus intéressant d’agir, puis de rajouter les autres pièces petit à petit. Meilleure vitrine de sa propre démarche, Print Value s’est ainsi d’abord concentré sur les factures, avant d’y intégrer les documents fournisseurs et clients, puis l’administratif, la RH et la technique. Cette étape laisse notamment entrevoir le ROI de la dématérialisation (en termes d’économies, mais aussi de sécurité des documents et d’amélioration de la qualité du travail), grâce auquel les décideurs se laisseront plus facilement convaincre. Leur soutien est en effet indispensable ;
La définition d’une équipe pilote, constituée de 3 à 4 personnes, qui va mettre en place le pilote pour le document principal identifié précédemment. Il s’agit ainsi d’en interroger les usages pour déterminer, entre autres, s’il faut le dématérialiser complètement ou non ;
La révision du parcours du document, désormais numérisé. Intégrateur de la solution Zeendoc, Print Value reproduit le parcours physique du document dans cet outil, en se basant sur les habitudes des utilisateurs pour digitaliser le fonctionnement de l’entreprise ;
Le cycle de vie du document, qui passe, par exemple, par l’intégration de parapheurs, la révision des processus d’envoi, la conservation, l’archivage ou la destruction selon les obligations légales en vigueur et le RGPD.

Une solution sur-mesure pour les petites entreprises

Ne disposant pas toujours des moyens pour mener à bien un projet de dématérialisation, les TPE et PME ont tout intérêt à se faire accompagner dans leurs démarches. Print Value intervient ainsi à toutes les étapes du projet, disposant d’une double expertise (numérisation des documents et GED) qui lui permet d’être autonome sur la dématérialisation du document papier et électronique et de l’intégrer à l’espace de l’entreprise, jusqu’à son archivage et sa destruction. Pour accompagner ses clients, l’entreprise met en place deux sessions de formation, soutenues par un suivi trimestriel permettant, entre autres, d’identifier les besoins des utilisateurs ou de revenir sur certaines fonctionnalités sous-exploitées de Zeendoc.

Au-delà de son expertise en matière de dématérialisation et d’intégration à la GED, Print Value peut également se targuer de disposer d’une connaissance très variée de nombreux métiers et fonctionnements d’entreprises. Comme l’indique Guy de Saint Jean, Print Value intervient auprès d’une multitude de TPE, PME, voire grands comptes, dans de nombreux secteurs : BTP, restauration, droit, mode, énergie, etc. De quoi garantir une vision globale et une réponse adaptée aux besoins de chacun.