C'est en 2008 que le Musée du Louvre entame sa réflexion autour de l'automatisation de ses processus métiers. Deux ans plus tard, le projet se concrétise à l'initiative de la direction générale, qui souhaite alors trouver un outil capable de placer sous contrôle certains processus considérés comme stratégiques par l'établissement. “Nous nous sommes orientés vers un outil de gestion des processus métiers (BPM)”, explique Anthony Girard, responsable du système d'information du Musée du Louvre. “Nous avions besoin d’un outil qui nous permette de cartographier, voire de modéliser des processus métiers”.
Le Musée du Louvre se dirige vers Efalia, éditeur de solutions dans le domaine de la dématérialisation, pour son outil de BPM Efalia Process (anciennement Worrkey). “Efalia Process est une plateforme de développement de paramétrage de processus équipée d’une technologie low-code”, détaille Pablo Rosset, ingénieur commercial chez Efalia. “Il suffit de paramétrer un processus sur une interface de modélisation, donc un “designer”, puis de définir des actions ainsi que des rôles associés aux utilisateurs. Ensuite, l'application va générer un espace web pour l'utilisateur qui pourra intervenir sur le processus.”
Des processus concrets pour la vie du musée
En dix ans, un grand nombre de processus du Musée du Louvre ont été automatisés avec succès. Actuellement, douze sont programmés, tandis que trois sont en cours de développement.
“Nous avons commencé par automatiser les demandes de congés en 2012”, explique Anthony Girard. “Nous sommes passés de la feuille de papier à une demande digitale automatisée pour près de plus de 2 000 agents. Avant, les demandes se faisaient d’agents à la hiérarchie, puis de la hiérarchie au service RH”. Par ailleurs, pour le Musée du Louvre, qui compte près de 250 000 m² de plancher, automatiser les demandes de travaux devenait crucial. “L’installation d'œuvres, les réparations, la restauration, et bien d’autres éléments nécessitent beaucoup d’entretiens et de travaux”, poursuit-il.
Un peu plus tard, en 2020, l’établissement met en place un outil de demande d’ordre de mission. “L'objectif était de valider la pertinence pour un agent de partir en mission”, ajoute Anthony Girard. “Lors de l’ouverture du centre de conservation Liévin (endroit où se trouve toutes les réserves du Musée du Louvre), les agents étaient amenés à effectuer énormément de déplacements. Alors, pour faciliter les trajets des agents, la création d’un processus de gestion des déplacements à travers une mini agence de voyage interne était la meilleure option.”
Aujourd’hui, Efalia Process fait partie intégrante de la vie du musée. “Nous pouvons dire effectivement que cette solution s’apparente à une boîte à outils qui s'adapte selon les contextes”, démontre Pablo Rosset. “C'est clairement cet aspect qui a fait son succès au cours des années pour le Musée du Louvre”.
