Capture documentaire : construire la preuve dès l’entrée des données

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Au sommaire : 

- Documents, données, IA : bâtir une chaîne de preuve conforme
- La capture, premier maillon de la preuve
- Ged, ECM, BPM : passer du stockage au pilotage du risque
- La conformité à l’épreuve de l’AI Act
- De la donnée capturée à la preuve opposable
- La fonction archive sous l’angle de la conformité
- La checklist de la conformité

"La capture représente l’un des points d’entrée du cycle de vie du document", rappelle Laurent Prével, vice-président de la toute jeune association EuropaNum. "Si cette première étape est ratée, c’est mal parti pour la suite !" En effet, la capture permet d’identifier et de récupérer les bons documents ou données, dans un format exploitable, avec une ribambelle de métadonnées en fonction des besoins et des objectifs légaux ou propres à chaque organisation. "Pendant longtemps, le principal objectif de la capture documentaire était de numériser un document et d’en extraire les données", explique Valérie Beziade, directrice de l’offre relation client AITECA chez Itesoft Innovation. "Désormais, l’enjeu est celui de la confiance dans la donnée extraite."

D’autant plus que les sources se sont multipliées ces dernières années : documents papier numérisés, fichiers nativement numériques, courriels, vidéos, enregistrements audio ou contenus issus des réseaux sociaux. "Il faut que les organisations réalisent la capture le plus tôt possible, et qu’elle soit la plus complète et la plus fiable possible", insiste Laurent Prével. Le taux et la qualité de la complétude, ainsi que la traçabilité des traitements vont être un point central dans une logique de conformité. Ce sont ces différents éléments qui pourront être confrontés à des règles métiers, à la réglementation ou encore pour répondre à différents audits.

l’IDP au service de la conformité

Pour Luminess, les technologies d’IDP (intelligent document processing) font passer la capture d’une fonction de collecte à un rôle d’aide à la décision. "La valeur "extraction" s’est déplacée vers de l’exploitation métier de la donnée", explique Galaxy Nguyen, directrice exécutive produits chez Luminess. Selon la dernière étude Gartner, le marché de l’IDP devrait atteindre 2,10 milliards d’euros d’ici 2028. Pour le cabinet de conseil, l’arrivée de l’IA générative dans ce type de solution fait partie des grandes tendances. "L’IA générative produit des résultats prometteurs dans un nombre croissant de cas d’usage, notamment en matière d’amélioration de la précision et d’accélération des traitements", précise l’étude. D’après Gartner, à mesure que l’IDP s’installe comme un atout stratégique, "les dirigeants s’investissent davantage dans cette technologie", notamment pour mieux respecter les exigences réglementaires. "Avec l’IDP, l’idée n’est pas tellement de se dire que tout va être automatisé, mais plutôt comment orienter intelligemment l’effort là où c’est vraiment nécessaire", constate Galaxy Nguyen. Ainsi, les données et documents peuvent rentrer dans les flux métier avec une qualification plus poussée, tandis qu’une intervention humaine sera requise pour les résultats incertains.

En matière de conformité, la difficulté vient aussi de l’anticipation de la valeur future des informations collectées. "Le risque est qu’un document n’ait peut-être pas de valeur de preuve aujourd’hui, mais qu’il en ait dans cinq ou dix ans", souligne Laurent Prével. Et Valérie Beziade de conclure : "Une organisation doit pouvoir conserver l’ensemble de la chaîne de preuve : le document d’origine, les données extraites, les contrôles réalisés, les résultats obtenus, les éventuelles corrections apportées, ainsi que l’identité des personnes ou des systèmes ayant effectué ces actions."