Ged, ECM, BPM : passer du stockage au pilotage du risque

 RETROUVEZ CET ARTICLE ET PLUS ENCORE DANS NOTRE MAGAZINE - DOCUMENTS, DONNÉES, IA : BÂTIR UNE CHAÎNE DE PREUVE CONFORME

Au sommaire : 

- Documents, données, IA : bâtir une chaîne de preuve conforme
- La capture, premier maillon de la preuve
- Ged, ECM, BPM : passer du stockage au pilotage du risque
- La conformité à l’épreuve de l’AI Act
- De la donnée capturée à la preuve opposable
- La fonction archive sous l’angle de la conformité
- La checklist de la conformité

En quelques années seulement, les éditeurs de Ged, d’ECM et de BPM ont bien compris l’intérêt à intégrer l’intelligence artificielle dans leurs solutions. Qu’il s’agisse des phases de Lad/Rad (lecture et reconnaissance automatique de documents), d’indexation ou de recherche sémantique, l’IA donne sa pleine puissance pour aider les entreprises à mieux exploiter leur patrimoine documentaire.

Mais c’est surtout en matière de gestion de la conformité et de la sécurité que l’IA se révèle indispensable. Elle peut en effet scanner l’ensemble de la Ged pour détecter automatiquement les documents contenant des données personnelles (numéros de sécurité sociale, coordonnées bancaires) ou confidentielles, afin de restreindre leur accès ou de les anonymiser, et ainsi de veiller au respect du RGPD.

RGPD, Dora, Nis 2, piste d’audit fiable

Ce pilotage du risque est également vrai pour la détection des fraudes et des anomalies. L’IA est de plus en plus performante pour repérer un document falsifié (une facture contrefaite, un faux bulletin de paie) ou une anomalie dans un workflow, comme une validation de facture qui ne respecte pas le parcours habituel.

Si la Ged a fait ses preuves dans les domaines du traitement des documents (factures, contrats…), l’ECM va un cran plus loin en assurant le traitement de tous les contenus d’une organisation : courriels, vidéos, images, pages web, dossiers de collaborateurs, données non structurées. L’enterprise content management (ou gestion des contenus d’entreprise) dopé à l’IA fait figure de planche de salut pour faire face aux multiples réglementations apparues ces dernières années : RGPD, Dora (pour la finance), Nis 2 (pour la cybersécurité), piste d’audit fiable pour la comptabilité, normes Iso, etc.

C’est peu dire que les organisations croulent sous les obligations de contrôle. Dans ce contexte, l’ECM peut aussi servir à mieux piloter les flux documentaires, à tracer les opérations et à soutenir les exigences de conformité et d’audit. C’est particulièrement utile dans les environnements où la traçabilité et la maîtrise du cycle de vie documentaire sont importantes. Le passage à la facturation électronique est un bon exemple de besoin de conformité, bien que les entreprises ne soient pas toutes prêtes à franchir le pas, même si la loi les y oblige.

Mais sur le terrain, on observe un certain retard à l’allumage. Lors de la dernière édition du salon Documation, un expert faisait remarquer que certaines entreprises préfèrent assumer les 15 000 euros d’amendes pour non-conformité afin de "s’acheter du temps" !

outil proactif

Du côté des outils BPM, on connaît leurs capacités à modéliser et automatiser les processus métier des entreprises. On sait aussi qu’ils contribuent à la conformité aux réglementations en centralisant la documentation nécessaire à la bonne marche des organisations. L’exploitation de ces corpus documentaires par l’intelligence artificielle permet ensuite d’automatiser les contrôles et de conserver une traçabilité complète des actions. À la clé, les solutions BPM facilitent les audits et la production de preuves.

Leur impact sur la conformité se mesure également à d’autres éléments, comme la gestion des droits d’accès et un suivi en temps réel des indicateurs. Dans le cas concret du RGPD, par exemple, le BPM permet notamment de gérer les consentements, de tracer non seulement les accès, mais aussi les données accédées. Une aide bienvenue lorsqu’il s’agit pour les organisations d’automatiser certaines demandes, comme la suppression ou la portabilité. D’une certaine façon, le BPM revisité par l’IA devient un outil proactif dans la mesure où il alerte sur les risques avant qu’ils n’arrivent. Sans oublier sa capacité à procéder à un archivage sécurisé des documents selon les durées légales de conservation.