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La transition numérique des administrations publiques s’accompagne d’une obligation de garantir la pérennité, la sécurité et la conformité des données numériques. Encadré par des exigences réglementaires strictes, l’archivage électronique vise à préserver l’intégrité, la traçabilité et l’accessibilité des documents sur le long terme. Pour les archivistes et les décideurs, le choix d’un système d’archivage électronique (SAE) doit s’appuyer sur une analyse budgétaire rigoureuse et sur une connaissance des offres mutualisées disponibles.
Panorama des solutions d’archivage électronique
Les solutions développées par l’État
- Vitam : piloté par l’État, ce programme open source a été conçu pour permettre aux ministères et aux établissements publics de gérer, de consulter et de pérenniser des milliards de données, quels que soient les formats (bureautique, bases de données, images, vidéos). Conforme à la norme NF Z42-013, ce logiciel est réutilisable gratuitement par les entités publiques. Toutefois, son déploiement nécessite des investissements en infrastructure et en maintenance, même s’il évite les frais de licence.
- Adamant : solution centralisée portée par les Archives nationales, Adamant est adaptée à la préservation à long terme des archives numériques publiques. Elle répond aux besoins des administrations centrales, mais sa transposition aux collectivités locales peut s’avérer complexe et coûteuse en raison des exigences d’interopérabilité et d’adaptation aux systèmes existants.
Les solutions open source et privées
- Azalée : développée par Libriciel, Azalée est une solution open source destinée aux collectivités. Elle se distingue par sa flexibilité, par ses faibles coûts de licence et par son intégration facilitée avec les systèmes d’information locaux. Elle répond aux exigences réglementaires tout en offrant une gestion autonome de l’archivage électronique.
- Solutions privées : certains acteurs publics font le choix de solutions du marché, comme Spark Archives, Everteam ou Arcsys. Ces offres proposent un accompagnement personnalisé, mais impliquent des coûts récurrents plus élevés (licences, support, mises à jour).
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Lecture budgétaire des solutions :
- coûts directs : licences logicielles, infrastructure, maintenance,
- coûts indirects : formation des agents, gouvernance documentaire, mise en conformité réglementaire,
- bénéfices : réduction des risques juridiques, économies d’espace physique, accès optimisé à l’information.
Les offres publiques mutualisées : un levier d’optimisation
Pour réduire les coûts et mutualiser les compétences, de nombreux groupements publics proposent des solutions d’archivage électronique mutualisées, portées par des syndicats intercommunaux ou des groupements d’intérêt public (GIP).
Voici quelques exemples d’offres mutualisées :
- Sesam : solution mutualisée développée par le ministère de l’Intérieur pour les collectivités territoriales, Sesam permet d’accéder à un SAE conforme aux normes archivistiques, à moindre coût,
- Okantis : offre du GIP Territoires Numériques Bourgogne-Franche-Comté, Okantis propose une solution clé en main pour l’archivage électronique des collectivités locales,
- SIB (Syndicat interhospitalier de Bretagne) : le SIB propose un SAE mutualisé adapté aux besoins des établissements de santé et des administrations publiques garantissant la valeur probatoire des documents archivés,
- Mégalis Bretagne : cette plateforme régionale, créée en partenariat avec le SIB, offre un SAE mutualisé à plus de 1 240 collectivités qui met l’accent sur l’interopérabilité et la réduction des coûts. La mutualisation de l’infrastructure, de la maintenance et des compétences permet d’assurer la pérennité et la montée en compétences des équipes.
Les avantages de la mutualisation :
- économies d’échelle : réduction des coûts de déploiement, de maintenance et de développement grâce au partage des infrastructures et des compétences,
- accompagnement : assistance technique et juridique facilitant la conformité aux normes archivistiques,
- souplesse : adaptabilité aux besoins de collectivités de tailles variées,
- investissement initial réduit : mutualisation des investissements, coûts récurrents prévisibles (abonnement, assistance), prise en charge partielle de la maintenance et de l’évolution réglementaire.
Les coûts et les modèles économiques
Le coût de l’archivage électronique varie selon la solution retenue, le volume de données et le niveau de service attendu. L’hébergement des fichiers électroniques est généralement facturé au volume stocké, avec des tarifs allant de 0,40 à 1,50 euro par mégaoctet (Mo). Pour une collectivité d’environ 1 000 agents, le budget annuel global (fonctionnement et amortissement) oscille entre 80 000 et 240 000 euros, selon la politique d’archivage, l’organisation et le secteur d’activité.
La mutualisation permet d’optimiser ces coûts en répartissant les dépenses d’infrastructure, de maintenance et de formation entre plusieurs entités. Par exemple, dans le département des Pyrénées-Atlantiques, la convention de partenariat pour un SAE mutualisé prévoit la mutualisation de l’infrastructure matérielle, du logiciel (Azalée), de la maintenance et des prestations d’accompagnement, tout en laissant à chaque partenaire la gestion de sa politique d’archivage.
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Conclusion
Pour défendre un budget d’archivage électronique, il est essentiel de démontrer non seulement la conformité aux exigences légales, mais aussi les gains économiques et opérationnels. Les offres mutualisées constituent une alternative pertinente pour les collectivités qui souhaitent maîtriser leurs coûts tout en garantissant un archivage pérenne et conforme. L’implication des directions des systèmes d’information (DSI), souvent plus familières de ces dispositifs que les archivistes, est un levier clé pour une adoption efficace et soutenue.
Distinction entre système, solution et service d’archivage électronique
- Système d’archivage électronique (SAE) : ensemble structuré de composants (logiciels, matériels, procédures) garantissant l’archivage sécurisé, la conservation et la restitution des documents numériques sur le long terme et conforme à des normes telles que la NF Z42-013.
- Solution d’archivage électronique : produit ou logiciel permettant de mettre en œuvre un SAE, développé en interne ou acquis auprès d’un éditeur. Elle peut nécessiter une intégration avec d’autres outils de gestion documentaire.
- Service d’archivage électronique : prestation externalisée assurée par un prestataire ou un groupement public (comme SESAM, Okantis ou Mégalis), qui prend en charge l’hébergement, la maintenance, le support technique et la conformité réglementaire. Il permet aux collectivités de bénéficier d’un SAE sans gérer l’infrastructure.
Anne-Solène Daniel
[Consultante]
