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Veiller en 1 heure : mission impossible ?

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    Tout le monde n’a pas la « chance » de pouvoir consacrer la totalité de son temps de travail à la veille. (Photo via Visual hunt)
  • C’est un pari osé, mais tenable. Il est possible d’être bien informé même quand on ne dispose que de 60 minutes par jour. Mais à condition de respecter les règles essentielles du cycle de veille.

    Vous n’avez qu’une heure devant vous pour effectuer de la veille ? Soyons honnêtes : cela ne sera pas facile... Une veille efficace se pratique en effet sur la longueur et tout au long de la journée de travail. C’est un continuum qui suppose une attention de tous les instants. Mais tout le monde n’a pas la « chance » de pouvoir consacrer la totalité de son temps de travail à la veille. 

    En une heure, il faut donc aller à l’essentiel ! Et automatiser au maximum - dans la mesure du possible - les différentes étapes du cycle de veille. Au passage, notons qu’il existe plusieurs écoles dans la définition du cycle de la veille. Certains professionnels estiment qu’il est organisé en quatre temps : expression des besoins, identification des sources, collecte et diffusion de l’information. D’autres comme l’Afnor (norme X50-053) considèrent que ce cycle comporte pas moins de huit étapes : définition des axes de surveillance et des finalités, détermination des types d’information utiles, identification et sélection des sources d’information, collecte et sélections des informations, analyse et organisation, synthèse et mise en perspective, communication des résultats de la surveillance, validation et réajustement.

    Par commodité, nous retiendrons ici la première définition.

    1 - L’expression des besoins

    Cette première étape vise à définir les besoins informationnels de l’organisation. Il s’agit donc de poser les questions essentielles : quelle est la stratégie de l’organisation ? Quelles sont les informations nécessaires à la mise en œuvre de cette stratégie ? Doit-on se limiter à des sources francophones ou, au contraire, faut-il s’ouvrir à d’autres bassins linguistiques ? Bien sûr, les réponses à ces questions dépendent du cas spécifique de chaque entreprise ou administration. Dans tous les cas, cela ne se décide pas seul. Le veilleur est invité à se mettre en relation avec les décideurs de l’organisation et prendre en compte les besoins des utilisateurs finaux de la veille. 

    Du côté de la Délégation interministérielle à l’intelligence économique on estime que l’expression des besoins est « l’opération - se traduisant sous la forme d’un plan de veille - qui vise à délimiter la partie de l’environnement et les problématiques que le décideur veut mettre en surveillance. Cette étape, sans cesse renouvelée en amont et en aval du cycle de la veille, a donc pour objectif de rendre la veille plus efficace, en orientant mieux les capteurs de l’information. Cette étape relève plus particulièrement de la direction générale d’une entreprise ou du niveau décisionnaire équivalent ». Remarquons que la Délégation interministérielle insiste sur la dimension évolutive de l’expression des besoins ; les « capteurs de l’information » seront donc amenés à bouger. 

    2 - Identification des sources d’information

    Cette deuxième étape consiste à 

    créer un corpus de veille (ou sourcing). Il s’agit très concrètement d’identifier les sources d’informations à suivre : sites de presse, blogs, ressources institutionnelles, réseaux sociaux, liste de diffusion, forums de discussion... Il faut donc attacher une attention particulière au choix des sources, car de leur pertinence dépendra la qualité de la veille. Mais autant le dire tout de suite, si l’on ne dispose que d’une heure pour veiller, il faudra restreindre ce corpus de veille et se couper de sources pourtant intéressantes. Durant cette phase d’identification, il faudra alors être impitoyable, ne retenir que les ressources essentielles et écarter celles qui ne fournissent pas une information immédiatement utilisable. Au risque de laisser passer les fameux signaux faibles qui se nichent un peu partout sur le web...

    Précision importante : un corpus de veille n’est jamais gravé dans le marbre. Il doit être considéré comme un organisme vivant et son périmètre doit être régulièrement ajusté à la lumière de la qualité de l’information collectée. Au fur et à mesure de la veille, certaines sources pourront être éliminées en raison de leur moindre intérêt ou tout simplement de leur disparition ; c’est notamment le cas des blogs qui connaissent un certain essoufflement (cf : Archimag n°279 : la fin des blogs a-t-elle sonné ?). A contrario, de nouvelles sources viendront intégrer ce corpus, car veiller, c’est découvrir en permanence des pépites. 

    D’une façon générale, il existe une méthode éprouvée pour trouver de bonnes sources d’informations : utiliser les liens proposés par un site dont on est sûr de la qualité. C’est, par exemple, le cas du site d’information Slate dont les liens renvoient vers des sources originales et non pas seulement vers Wikipedia (en dépit des réelles qualités de l’encyclopédie collaborative).

    3 - Collecte

    Cette troisième partie fait intervenir les plateformes de veille à proprement parler. Les veilleurs ont à leur disposition deux modèles économiques d’outils : les payants et les gratuits. Les solutions professionnelles payantes ne manquent pas : KB Crawl, Ixxo, Qwam, Kentika, Cedrom SNI, Ami Software, Lexis Nexis... Archimag a récemment consacré un article à ces logiciels de veille professionnels. Une vingtaine d’outils (allant de quelques dizaines d’euros à 20 000 euros par an) étaient analysés selon une quinzaine de critères. Ces plateformes sont généralement utilisées par des veilleurs qui ont plus d’une heure par jour à consacrer à la veille...

    Les outils gratuits, de leur côté, permettent d’assurer une collecte de qualité et suffisent pour une veille en mode distancié. Incontournables, les agrégateurs de flux RSS remplissent bien leur fonction : une fois les sources sélectionnées et insérées dans l’agrégateur, les informations arrivent d’elles-mêmes dans l’outil. Il n’y a plus qu’à les lire le matin en arrivant ou à tout moment de la journée. Feedly, Digg ou Netvibes figurent parmi les plateformes les plus populaires. Elles proposent des fonctionnalités similaires pour coût nul. Signalons également le jeune Inoreader qui embarque un système de « règles de filtrage » qui épurent les flux RSS entrants en ne retenant que ceux contenant un mot ou une expression exacte. Habituellement réservées aux solutions payantes, ces règles de filtrage seront très utiles pour le veilleur pressé : elles feront automatiquement le tri entre le bon grain et l’ivraie. 

    Il est vivement conseillé de regrouper les sources que l’on suit dans des dossiers thématiques. Quelle que soit la plateforme, ces dossiers se créent en quelques clics et permettent de disposer d’un « tableau de bord » intelligible au premier regard. Ces mêmes plateformes proposent quasiment toutes la possibilité de qualifier les flux avec des mots-clés.

    Certains sites de presse facilitent le travail du veilleur en proposant des flux RSS thématiques particulièrement pertinents. C’est le cas du quotidien économique Les Échos qui génère automatiquement plus de 50 catégories de flux RSS : industrie, finance, patrimoine, aéronautique, luxe, entrepreneurs... Il suffit de copier-coller l’URL du flux RSS (bouton orange XML) pour recevoir une information de qualité sans avoir à visiter le site du journal. Le Monde, de son côté, propose environ 80 catégories. Pour ceux qui doivent veiller à l’international, signalons que la plupart des grands quotidiens offrent ce service : El Pais en Espagne, la Frankfurter Allgemeine en Allemagne...

    Plus traditionnelles, les newsletters sont en passe de se réinventer et peuvent parfaitement trouver leur place dans une veille en 1 heure. Brief.me, TTSO (Time To Sign Off) ou le débriefing de L’Express s’adressent à ceux qui ne disposent que de quelques minutes pour s’informer. 

    4 - Diffusion

    En bout de chaîne, la diffusion de la veille ne doit cependant pas être négligée. C’est en quelque sorte l’archive des informations collectées au cours des trois premières étapes du cycle de veille. Cette diffusion peut passer par plusieurs canaux : plateformes de curation, services de partage d’URL en ligne, blogs... Les premières (Paper.li, Scoop.it...) offrent une interface séduisante : les seconds (Diigo, Evernote...) proposent d’intéressantes fonctions de qualification de l’information ; les troisièmes sont un peu plus longs à alimenter. La conclusion s’impose d’elle-même : les plateformes de curation et de partage d’URL sont les meilleurs outils pour achever un travail de veille en 60 minutes par jour.

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    Au sommaire

    - Transition bibliographique : la revanche des données ?
    - Archives sinistrées : les gestes qui sauvent
    - RSE : apprendre de ses erreurs​
    - L’enseignement de la veille : une mosaïque propre au Québec

    DOSSIER Information professionnelle : je t'aime, moi non plus​

    Information électronique professionnelle : il y a ceux qui en vivent et ceux qui la font vivre ! Entendez les éditeurs, agrégateurs et agences d’abonnement, d’un côté, et les scientifiques, chercheurs et bibliothèques universitaires, de l’autre...

    Et aussi :
    - Dématérialiser les bulletins de salaire
    - Logiciels pour bibliothèques : un chiffre d’affaires en baisse de 5 %
    - Veiller en 1 heure : mission impossible ?
    - Droit : qui est auteur ?​
    - Favoris : extensions Gmail​
    - Sergent-chef Florent, documentaliste aéronautique en « opex »​​
    - Aude Gobet : « cette documentation est le seul endroit où les mondes du musée, de l’université et du marché de l’art se croisent quotidiennement »
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    Archimag-guide-63
    Aujourd’hui, le rôle des veilleurs s’écrit en termes de responsabilité. Dans leur veille à la fois offensive et défensive, ils doivent aussi lutter contre l’hégémonie des géants du net et promouvoir des intérêts français ou européens. Une veille doit être sûre depuis son sourcing - qui s’appuiera en partie sur les bases de données du marché - jusqu’au respect du droit d’auteur, en passant par le lutte contre les fake news. La démarche du veilleur est agile : valorisation de son service, travail collaboratif, exploitation des réseaux sociaux et ressources vidéo, e-réputation, analyse de l’information et produits de veille. Ce guide contient de nombreux retours d’expérience, avis d’experts et descriptifs d’outils gratuits et payants ou de datavisualisation.
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