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Au sommaire :
- Dossier : Organiser son projet de digitalisation
- La feuille de route de la digitalisation : découvrez les étapes clés de votre projet de transformation
- Les organisations en quête de compétences : comment réussir à mobiliser les (bons) experts ?
- Maif : comment l’assureur a-t-il mené de multiples projets de transformation digitale au sein de ses services ?
C’est un constat qui s’est progressivement imposé dans toutes les organisations : les outils numériques, aussi puissants soient-ils, ne font pas une stratégie. Et les entreprises ont appris à se méfier des mille-feuilles informatiques qui aboutissent immanquablement à des silos informationnels impossibles à exploiter.
Les projets de transformation digitale doivent avant tout reposer sur une vision qui associe toutes les fonctions impliquées dans une telle aventure : l’informatique, bien sûr, mais aussi le marketing, le responsable des données (DPO), les archivistes qui déterminent le cycle de vie du document… Sans oublier le service juridique, car il existe désormais une jurisprudence autour de la dématérialisation.
"Ça n’est pas toujours facile de faire travailler des personnes qui ont des profils aussi différents", pouvait-on entendre lors du salon Documation qui s’est tenu au mois de mars dernier. "Mais ces métiers doivent être intégrés dans les projets de transformation numérique si l’on veut mettre toutes les chances de son côté. La direction des ressources humaines a également son rôle à jouer dans la création de ce groupe pluriel".
Facture électronique, e-consentement, signature électronique
Les motifs de se lancer dans un chantier de digitalisation ne manquent pas. À commencer par la réglementation. La facturation électronique obligatoire, qui va progressivement s’imposer aux entreprises est l’occasion pour celles qui ne l’ont pas déjà fait de franchir le Rubicon.
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Cette obligation confirme d’ailleurs la volonté de l’État d’orienter l’économie vers la digitalisation des activités et de réduire le papier à sa plus simple expression. Elle s’ajoute à d’autres initiatives, notamment le e-consentement, inscrit dans la loi de 2016 sur la modernisation du système de santé, et qui vise à recueillir le consentement des patients de manière dématérialisée et non plus via des documents papier.
On pourrait ajouter la jurisprudence qui a fini par ancrer durablement la signature électronique dans les relations contractuelles.
À y regarder de plus près, le volet réglementaire n’est pas le seul à plaider en faveur de la digitalisation des organisations. D’autres avantages jouent en sa faveur, comme la réduction des tâches chronophages rendue possible grâce à des outils qui se chargent d’automatiser les actions à faible valeur ajoutée. Résultat : des gains de simplification ainsi qu’un meilleur partage de l’information et des connaissances des différentes activités métier.
Traçabilité documentaire
L’automatisation de l’extraction de données est également au rendez-vous : les numéros de client ou d’adhérent et les numéros de contrat sont synonymes de gain de temps pour tous les collaborateurs de l’organisation, surtout lorsque les équipes travaillent en mode transverse. Cette extraction permet en outre d’éviter les doublons et de réduire les risques liés à la manipulation de formulaires au format papier.
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Autre atout mis en avant par les partisans de la digitalisation, la traçabilité documentaire revêt un caractère stratégique dans certains secteurs d’activité. On pense évidemment au domaine pharmaceutique qui doit à tout moment présenter les documents attestant du processus de création d’un nouveau médicament avant son autorisation de mise sur le marché.
Même contrainte pour le secteur aéronautique : les avionneurs sont tenus de conserver une traçabilité de leur documentation technique avant d’obtenir l’autorisation de commercialiser un aéronef.
Face à la volatilité des clients
Les organisations qui hésitent encore à se lancer devraient méditer un phénomène qui prend de l’ampleur depuis plusieurs années : la volatilité des clients. Lorsqu’ils sont contrariés, certains d’entre eux n’hésitent plus à plier bagage et à aller vers la concurrence.
"Les attentes des clients et des consommateurs ont changé", constate un assureur. "On veut tout et tout de suite." Et lorsque les délais de réponse ne conviennent pas, il n’est pas rare de voir un client particulier et même un fournisseur ou une entreprise se tourner vers un concurrent qui saura lui répondre plus rapidement. La relation client a, elle aussi, tout à gagner avec la digitalisation.
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Pour autant, de tels chantiers ne se font pas en un jour. Il s’agit de savoir les organiser et de mobiliser les bonnes compétences (voir nos articles suivants). Ils soulèvent également une série de défis : protection de la vie privée, sécurité des données, conséquences sociales et économiques, impact environnemental du matériel informatique et des logiciels utilisés…
Selon le ministère de la Transition énergétique, le secteur numérique représente aujourd’hui environ 10 % de la consommation énergétique totale française. Sans surprise, ce taux s’accroît de façon vertigineuse au fur et à mesure que l’usage du numérique augmente dans l’activité économique et les loisirs des Français. Un défi que les éditeurs informatiques ont tardé à prendre en compte, mais qui figure désormais sur leur feuille de route.
