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Au sommaire :
- Dossier : Organiser son projet de digitalisation
- La feuille de route de la digitalisation : découvrez les étapes clés de votre projet de transformation
- Les organisations en quête de compétences : comment réussir à mobiliser les (bons) experts ?
- Maif : comment l’assureur a-t-il mené de multiples projets de transformation digitale au sein de ses services ?
"L’accélération des innovations technologiques pousse les entreprises à s’adapter et à mettre en place des transformations", explique Adrian Ciocan, chef de projet Ged et archivage électronique à la Maif.
Ces défis soulèvent des problématiques majeures pour les organisations, notamment en matière de protection de la vie privée, de sécurité des données ou encore d’impact environnemental. "C’est la société qui anime ces changements et qui oblige les entreprises à s’adapter."
Depuis des dizaines d’années, la Maif a entrepris des centaines de projets de transformation numérique dans ses services. Selon Adrian Ciocan, pour les mener à bien, il est indispensable d’établir une feuille de route.
"Un plan stratégique permet de définir une vision claire de l’objectif et d’en connaître ses ambitions." Cette approche se construit souvent sur plusieurs années afin de laisser le temps au projet de se mettre en place et de l’ajuster selon l’évolution des besoins. "Par la suite, le plan se décline de manière opérationnelle et sur l’ensemble des métiers concernés", ajoute-t-il.
Lorsque l’entreprise ne dispose pas des compétences nécessaires en interne, elle fait appel à des prestataires extérieurs. "Par exemple, nous avons travaillé avec Viveris, un intégrateur certifié de l’éditeur Everteam, sur le projet d’archivage", précise Adrian Ciocan.
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Pour l’aspect stratégique, la Maif se tourne plutôt vers des cabinets de conseil. "L’intelligence artificielle est devenue une question majoritaire au sein de l’entreprise et nous souhaitons être conseillés au mieux."
Quel que soit le projet de transformation numérique, la raison d’être de la Maif reste la relation client. "Notre objectif est de pousser toujours plus loin l’excellence vis-à-vis de nos sociétaires", insiste Adrian Ciocan.
Numérisation de grande ampleur
En juin 2020, l’assureur décide de mettre en place un projet de dématérialisation de ses archives. "Le papier a un coût, alors nous avons essayé de trouver une solution en adoptant une démarche plus responsable."
Dix-sept mois après le début du projet, en novembre 2021, la Maif dresse un bilan positif : plus de 90 % de son stock d’archives est numérisé, entraînant une diminution des frais de location des salles d’archives, de l’entretien et des prestations associées. Les métiers se voient également revalorisés.
"Il y a eu une montée en compétences de nos salariés pour passer d’archiviste à archiviste numérique", s’enthousiasme le chef de projet. Au total, l’entreprise a numérisé plus de trois millions de feuilles et archivé plus de 60 % des dossiers papier en numérique.
"C’est un gain de temps important dans l’accès à l’information", insiste Adrian Ciocan, qui estime qu’une entreprise perd 70 % de son temps à retrouver une information si elle n’est pas au bon endroit. "C’est un exemple concluant de projet de transformation numérique chez nous", ajoute-t-il.
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Le dernier projet en date réalisé par la Maif est lié à la loi de Résiliation en "3 clics", entrée en application le 1er juin 2023. "Les entreprises sont obligées désormais de mettre en place un parcours de résiliation simplifié sur leur vitrine numérique", explique Adrian Ciocan. Le projet a duré un an et demi au total.
Transformations pour un numérique responsable
Au-delà de la simple sensibilisation aux enjeux environnementaux, la Maif a décidé d’introduire cette problématique dans ses projets de transformation numérique, comme lors de la mise en place d’une gestion électronique des documents (Ged) dans son service des archives. Adrian Ciocan regrette néanmoins l’absence d’outils de mesure disponibles.
"Par exemple, il est pour l’instant encore difficile de mesurer l’impact environnemental d’un site internet", affirme le chef de projet. "De tels outils sont encore en phase de réflexion."
Avec le recul offert par tous les projets qu’il a déjà menés, Adrian Ciocan souhaite donner un conseil à ceux qui envisagent de se lancer : "Osez !", encourage-t-il. "Il est parfois compliqué de maîtriser les coûts, mais les gains arriveront ensuite."
