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Les flops de la dématérialisation : 13 mauvaises pratiques décryptées

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    Temps, préparation, accompagnement, communication interne, sont les maîtres-mots de ces projets de numérisation. (Freepik)
  • Qu’elle soit menée en interne ou via un prestataire de service, la dématérialisation des documents n’est pas à prendre à la légère. Certaines mauvaises pratiques peuvent faire grimper l’addition et/ou la charge de travail. Des méconnaissances ou des sous-utilisations d’équipement conduisent aussi à une mauvaise efficacité. La rédaction d’Archimag vous propose de revenir sur quelques mauvaises pratiques et sur les points essentiels à observer pour les éviter.

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    no La surpréparation des documents

    Lorsque la numérisation est confiée à un prestataire extérieur, les organisations peuvent avoir tendance à surpréparer et trop trier leurs documents. Dans la chaîne de production numérique, la préparation est l’étape la plus longue et la plus onéreuse. Plus les opérations de tri sont nombreuses, plus le coût du projet de numérisation augmente, sans réelle valeur ajoutée.

    enlightened La bonne pratique : de manière générale, il vaut mieux tout numériser si l’on atteint 50 % de tri dans un dossier.

    no Une exigence « qualité » trop élevée

    Par souci de qualité, certaines organisations peuvent demander un contrôle extrêmement élevé : à la préparation, à la numérisation, à l’indexation et à la qualité de l’image. Si cela peut être pertinent dans des cas particuliers ou des secteurs spécifiques, une exigence trop élevée peut engendrer beaucoup de coûts supplémentaires.

    enlightened La bonne pratique : il vaut mieux demander un échantillonnage à hauteur de 10 % du contrôle qualité de la dématérialisation.

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    no Sous-utiliser son matériel

    Certaines organisations ne se forment pas à l’utilisation de leur équipement de dématérialisation. Elles les laissent aussi sans maintenance et sous-exploitent ainsi leur capacité.

    enlightened La bonne pratique : il est nécessaire de se pencher sur son outil de capture. Les scanners doivent être des outils d’aide au quotidien et notamment faire gagner du temps. Certains logiciels permettent d’aller très loin : rotation, renommage automatique, versement intelligent… Les équipes doivent se former auprès des fournisseurs de matériel et veiller à la bonne maintenance de leurs outils.

    no Tout numériser en interne sans prioriser

    De l’extérieur, il peut paraître simple d’utiliser un scanner pour numériser ses documents et les organisations peuvent avoir tendance à tout vouloir dématérialiser. Pourtant, cette étape compte plusieurs tâches chronophages : le décommissionnement, la préparation, le tri, le profil de numérisation…

    enlightened La bonne pratique : il est nécessaire d’opérer une évaluation de son fonds d’archives et de prioriser les documents. Cela se fait avec l’appui de l’archiviste ou de la personne en charge de la documentation.

    no Dématérialiser l’ensemble de sa salle des archives via un prestataire extérieur

    Certaines directions peuvent demander la dématérialisation d’une salle d’archives entière en envoyant ces kilomètres de documents à numériser chez un prestataire. Ces projets, qui peuvent durer entre six mois et un an, peuvent vite atteindre des sommes exorbitantes.

    enlightened La bonne pratique : il est nécessaire de réaliser des devis sur une boîte d’archives. Cette recommandation permet ainsi de bien délimiter son périmètre d’action et d’éviter de s’embarquer dans des projets longs, coûteux et non pertinents.

    no Numériser l’ensemble d’une boîte d’archives

    Une boîte d’archives compte près de 500 pages. En la numérisant dans son ensemble, les organisations peuvent se retrouver avec un PDF de 500 pages qui mettra du temps à s’ouvrir et que personne ne consultera au final.

    enlightened La bonne pratique : là encore, la priorisation reste de rigueur. Il faut bien déterminer la granularité de son dossier.

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    no S’obstiner à retrouver un document à l’identique

    Certains s’acharnent à une dématérialisation à l’identique de leur fonds d’archives, notamment en numérisant des documents d’activité en couleur.

    enlightened La bonne pratique : si dans des environnements spécifiques (scientifiques, fonds photographiques…), la conservation des couleurs est adaptée, dans la plupart des cas elle n’est pas pertinente. D’un point de vue pratique, un document numérisé en noir & blanc est plus léger en termes de stockage et coûte moins cher.

    no Numériser des documents inexploitables

    Une organisation s’est lancée dans la numérisation de ses cahiers de laboratoires. Toutes les pages ont ainsi été dématérialisées, même celles sans informations… Une aberration puisqu’elle a payé pour quelque chose d’inexploitable.

    enlightened La bonne pratique : il est important de donner les bonnes consignes de numérisation à son prestataire de service.

    no Oublier d’enrichir les métadonnées d’un document

    Si la balise titre d’un document est primordiale, il arrive qu’elle soit la seule métadonnée renseignée lors de la numérisation.

    enlightened La bonne pratique : l’opération de numérisation est une opportunité pour enrichir les informations d’un document et ainsi booster la recherche. Ici, l’indexation automatique et un référentiel associé au module d’indexation sont vos alliés.

    no Transmettre les documents numérisés par e-mail

    Il arrive que les documents numérisés soient envoyés par e-mail, notamment par les sous-traitants d’archives physiques, lorsque leurs clients demandent un « scan on demand » qui est alors transmis par voie électronique. Ce type de pratique entraîne une multiplication de stockage si l’e-mail est transféré de personne en personne.

    enlightened La bonne pratique : pour la transmission de documents dématérialisés, il vaut mieux privilégier les protocoles de transfert (FTP).

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    no Ne pas mener de campagne de valorisation

    Les projets de dématérialisation peuvent parfois se dérouler dans l’intimité d’une équipe ou d’un nombre restreint de collaborateurs. Pourtant, ces documents numérisés doivent être mis au service de tous ceux qui sont habilités à les consulter.

    enlightened La bonne pratique : les documents numérisés sont disponibles n’importe où (de manière sécurisée), à toute heure et il faut le faire savoir. Mini-vidéos, articles sur l’intranet avec chiffres à l’appui… Les supports au service de la valorisation sont variés.

    no Oublier de se renseigner sur les certifications de son prestataire

    Une organisation souhaite réaliser des copies fidèles, mais il s’aperçoit trop tard que son prestataire n’est pas conforme à la norme NF Z42-026…

    enlightened La bonne pratique : certains prestataires prétendent se conformer à la NF Z42-026 sans n’avoir jamais rencontré l’Afnor. Malgré un service de qualité, il faut donc s’assurer qu’il est bien certifié.

    no Ne pas challenger son prestataire

    S’engager dans un projet de dématérialisation avec un prestataire sans se renseigner sur ses concurrents fait partie des mauvaises pratiques et fait courir le risque de payer trop cher où de ne pas s’adresser à l’entreprise la plus adaptée.

    enlightened La bonne pratique : il ne faut pas hésiter à demander des devis à plusieurs prestataires pour les challenger. Il est important de comparer.

    Le conseil écoresponsable

    À l’occasion d’un projet de dématérialisation, il faut tendre, dans la mesure du possible, vers la suppression du circuit papier après numérisation. Cette démarche à un double avantage : réduire l’empreinte carbone en privilégiant la consultation numérique et garantir l’intégrité du document.

    Pour mener une dématérialisation écoresponsable, il faut prévoir un accompagnement vers de bonnes pratiques numériques. N’hésitez pas à consulter le référentiel des 21 indicateurs de la dématérialisation écoresponsable élaboré par Serda, disponible en open source.

    Article réalisé avec l’aimable participation d’Anne-Solène Daniel, consultante chez Serda Conseil

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    Rencontre avec Stéphane Roder, le fondateur du cabinet AI Builders, spécialisé dans le conseil en intelligence artificielle. Également professeur à l’Essec, il est aussi l’auteur de l’ouvrage "Guide pratique de l’intelligence artificielle dans l’entreprise" (Éditions Eyrolles). Pour lui, "l’intelligence artificielle apparaît comme une révolution pour l’industrie au même titre que l’a été l’électricité après la vapeur".
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