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La surpréparation des documents
La surpréparation des documentsLorsque la numérisation est confiée à un prestataire extérieur, les organisations peuvent avoir tendance à surpréparer et trop trier leurs documents. Dans la chaîne de production numérique, la préparation est l’étape la plus longue et la plus onéreuse. Plus les opérations de tri sont nombreuses, plus le coût du projet de numérisation augmente, sans réelle valeur ajoutée.
La bonne pratique : de manière générale, il vaut mieux tout numériser si l’on atteint 50 % de tri dans un dossier.
Une exigence « qualité » trop élevée
Par souci de qualité, certaines organisations peuvent demander un contrôle extrêmement élevé : à la préparation, à la numérisation, à l’indexation et à la qualité de l’image. Si cela peut être pertinent dans des cas particuliers ou des secteurs spécifiques, une exigence trop élevée peut engendrer beaucoup de coûts supplémentaires.
La bonne pratique : il vaut mieux demander un échantillonnage à hauteur de 10 % du contrôle qualité de la dématérialisation.
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Sous-utiliser son matériel
Certaines organisations ne se forment pas à l’utilisation de leur équipement de dématérialisation. Elles les laissent aussi sans maintenance et sous-exploitent ainsi leur capacité.
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Guide pratique 65 :
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