Réduire l’impact environnemental de son projet numérique : la méthode

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Méthode et démarche en 9 étapes

Poser le diagnostic initial

• Mesurez l’impact actuel : appuyez-vous sur le cadre scientifique. Le numérique représente déjà entre 3 et 4 % des émissions mondiales de GES et 2,5 % de l’empreinte carbone nationale, avec une hausse projetée de 60 % d’ici 2040 sans action,
• Choisir un référentiel unique : utilisez le référentiel de la dématérialisation écoresponsable, coconstruit par Serda Conseil et la Coopérative Carbone pour comptabiliser le CO₂ du cycle complet (flux entrants, circulants et sortants) : impression, stockage, circulation, archivage,
• Cartographier les sources d’émission : distinguez infrastructures (datacenters, réseaux), usages (e-mails, bureautique) et supports (papier, archives physiques).

Appliquer la démarche en 9 étapes

Mettre en œuvre les actions de "dépollution" du SI

• assainissez les partages : éliminez les "vracs bureautiques" et implémentez des plans de classement,
• réduisez les courriels lourds : bannissez les pièces jointes redondantes, privilégiez les liens internes,
• numérisez avec discernement : ciblez les flux papier à forte valeur ajoutée et mesurez le gain espace/CO₂,
• organisez des "clean-up days" : journées dédiées à la purge papier + numérique,
• formez et sensibilisez : sessions courtes sur l’impact carbone du numérique, bonnes pratiques,
• nommez des référents numériques responsables pour ancrer la culture "numérique soutenable",
• interrogez vos fournisseurs : exigez un engagement RSE, une feuille de route carbone, un score d’écoconception.

Inscrire la démarche dans le cadre réglementaire

• loi Pacte (2019) : intégrer les enjeux sociaux et environnementaux dans l’objet social,
• loi Aagec (2020) : favoriser l’économie circulaire (indice de réparabilité),
• loi Reen (2021) : obligation de réduire l’impact numérique (renouvellement limité, usages sobres),
• collectivités > 50 000 hab. (depuis le 1er janvier 2025) : stratégie numérique responsable + extension du BEGES aux émissions indirectes significatives.

Piloter

1. gouvernance : associer DSI, direction RSE et métiers pour un pilotage partagé,
2. tableau de bord trimestriel : indicateurs clés (t CO₂, volume papier, taux d’e-mails > 1 Mo),
3. boucle d’amélioration continue : ajuster les objectifs tous les ans, intégrer les nouveaux usages (IA…),
4. capitalisation : documenter outils, méthodes et retours d’expérience pour répliquer la démarche dans d’autres projets.

En suivant cette méthode structurée en une démarche en 9 étapes, actions concrètes et alignement réglementaire, vous maximisez vos chances de réduire significativement l’empreinte carbone de la dématérialisation tout en renforçant l’efficacité organisationnelle.

Lire aussi : Gouvernance de l'information numérique en 2026 : comment l’IA a pris le pouvoir

Conseils méthodologiques pour impliquer efficacement les parties prenantes

Pour réussir à réduire l’empreinte carbone d’un projet de digitalisation, il est important que les archivistes jouent un rôle d’intermédiation actif entre la DSI, les producteurs de documents et les sponsors de la direction générale.

Premièrement, il convient d’instaurer un dialogue régulier et structuré, afin de partager clairement les enjeux environnementaux et opérationnels liés au projet. Les archivistes doivent valoriser leur expertise sur les flux documentaires pour identifier précisément les leviers d’action, tout en traduisant ces enjeux en termes compréhensibles pour la DSI et les décideurs.

Impliquez les producteurs de documents dès la définition du périmètre pour garantir la pertinence des indicateurs et la qualité des données collectées.

Enfin, le sponsor et la direction générale (DG) doivent être régulièrement informés des progrès et des résultats via des tableaux de bord synthétiques afin de maintenir leur engagement stratégique et d’assurer les ressources nécessaires. Une démarche collaborative, transparente et pédagogique maximisera l’adhésion de tous et renforcera l’efficacité des actions déployées.

Voici quelques arguments à valoriser auprès des différents acteurs :

• le numérique a un impact carbone sous-estimé :
  le poids environnemental du numérique est en progression rapide. Il reste souvent sous-estimé dans les stratégies RSE,
• le rôle stratégique des archivistes :
  archivistes et gestionnaires de l’information sont les mieux placés pour cartographier les flux documentaires et identifier les gisements d’économies carbone souvent invisibles,
• l’importance d’une collaboration multidisciplinaire :
  réduire l’empreinte carbone nécessite une coordination étroite entre la DSI, les producteurs de documents et les sponsors de la DG, chacun apportant un regard complémentaire,
• des actions simples aux gains rapides :
  la suppression des doublons numériques, la réduction des pièces jointes lourdes ou encore la mise en place de plans de classement peuvent générer des économies importantes en énergie et stockage,
• respecter la réglementation pour aller plus loin :
  intégrer la dématérialisation dans une démarche conforme aux lois Pacte, Agec ou Reen est à la fois un levier de performance et une obligation croissante,
• un engagement qui valorise l’image de l’organisation :
  adopter une démarche numérique responsable est un avantage compétitif qui renforce l’image de marque et la confiance des partenaires et clients.

Au-delà des bénéfices écologiques, cette démarche s’inscrit aussi dans le cadre réglementaire actuel et valorise l’image de votre organisation, en répondant à une attente croissante des parties prenantes en matière de responsabilité sociétale. En conjuguant vos compétences techniques et votre capacité à sensibiliser les acteurs clés, vous devenez un véritable moteur du numérique responsable.

Le Swot de la démarche de réduction de l’empreinte carbone

Réduire l’empreinte carbone dans les projets de digitalisation présente des atouts indéniables, mais aussi des défis à surmonter. Voici le Swot (strengths, weaknesses, opportunities, threats pour forces, faiblesses, opportunités et menaces) de la démarche :

• les forces :
  parmi les forces, on retrouve l’expertise pointue des archivistes capables de cartographier précisément les flux documentaires et d’identifier les leviers d’économies d’énergie et de stockage. Cette initiative s’inscrit pleinement dans les objectifs RSE, renforçant ainsi la crédibilité et l’image environnementale de l’organisation. De plus, plusieurs actions simples peuvent générer des gains rapides et significatifs, comme la suppression des doublons ou l’optimisation des échanges numériques, tout en respectant les cadres réglementaires en vigueur. Ces éléments contribuent aussi à un retour sur investissement positif, notamment via la réduction des coûts liés au stockage et à la gestion documentaire,
• les faiblesses :
  cependant, la démarche comporte également des faiblesses, notamment des coûts initiaux non négligeables liés à la formation, à l’audit et à la mise en place d’outils adaptés. La coordination entre différents services (DSI, archivistes, métiers) peut se révéler complexe et la résistance au changement des utilisateurs constitue un frein potentiel. Par ailleurs, le retour sur investissement, souvent indirect ou différé, peut ralentir l’adhésion des décideurs, d’autant que la qualité des données collectées est incontournable pour assurer un diagnostic fiable,
• les opportunités :
  du côté des opportunités, le contexte réglementaire évolutif encourage fortement l’intégration des enjeux environnementaux dans les projets numériques. La pression croissante des clients et des partenaires en faveur de pratiques écoresponsables, ainsi que les innovations technologiques, comme les solutions de cloud vert ou les outils de pilotage carbone, offrent des leviers précieux pour faciliter la transition. Cette démarche peut également valoriser l’organisation à travers des certifications environnementales et favoriser une meilleure collaboration entre services autour d’une culture numérique responsable,
• les menaces :
  Enfin, plusieurs menaces peuvent compliquer la réussite de cette démarche. D’autres priorités stratégiques internes peuvent en effet limiter les ressources dédiées à cette initiative et la complexité croissante des infrastructures numériques rend plus difficile la maîtrise fine des impacts.

En somme, la réduction de l’empreinte carbone dans la dématérialisation est un projet porteur de valeur, mais qui requiert une gouvernance attentive, une mobilisation multiacteurs et une adaptation continue pour maximiser son efficacité et son retour sur investissement.

Lire aussi : Explosion des données, pression réglementaire, essor du numérique... Les grands enjeux de la fonction d’archiviste

Recommandations clés

Voici quelques conseils pour réussir la réduction de l’empreinte carbone de vos projets de digitalisation accompagnés d’exemples concrets pour faciliter la mise en œuvre :

1. renforcer la collaboration entre archivistes, DSI et directions métiers
   Impliquer toutes les parties prenantes dès la phase de diagnostic permet d’assurer la qualité des données collectées et de définir des indicateurs pertinents. Par exemple, dans une grande collectivité territoriale, la mise en place d’un comité de pilotage réunissant archivistes, DSI et responsables métiers a permis de définir précisément le périmètre de la dématérialisation et d’éviter les doublons lors du transfert des archives numériques.
2. sensibiliser et former les utilisateurs finaux
   Le changement des habitudes est souvent le principal frein. Organiser des sessions de formation courtes, illustrées par des cas concrets, aide à réduire la production de documents inutiles et à optimiser les pratiques numériques. Par exemple, une entreprise du secteur bancaire a lancé une campagne interne pour sensibiliser les équipes commerciales à la suppression régulière des e-mails et à l’utilisation de liens partagés plutôt que de pièces jointes lourdes, ce qui a réduit le volume stocké de 15 % en six mois.
3. investir dans des outils de pilotage adaptés
   La mise en place d’un tableau de bord intégré regroupant les indicateurs clés (émissions de CO2, consommation électrique des serveurs, volume papier) facilite le suivi des progrès et la communication auprès des sponsors. Par exemple, une administration publique a déployé un tableau de bord trimestriel partagé avec la DG qui a permis d’ajuster rapidement les objectifs et d’identifier les nouveaux gisements d’économies.
4. prioriser les actions à fort impact et faible coût
   Les premiers gains sont souvent obtenus grâce à des actions simples : purge des archives inutiles, suppression des e-mails volumineux, optimisation des impressions, etc. Une PME du secteur industriel a ainsi organisé des "journées de nettoyage numérique" annuelles qui ont permis de réduire son empreinte carbone liée au stockage de 20 % dès la première année.
5. s’appuyer sur les exigences réglementaires comme levier de mobilisation
   Faire de la conformité aux lois Pacte, Agec et Reen un argument fort pour obtenir l’adhésion des décideurs. Par exemple, un hôpital public a intégré la réduction de son impact numérique dans son rapport annuel RSE, renforçant ainsi son image auprès des collectivités locales et des usagers.
6. mettre en place une gouvernance claire avec un référent numérique responsable
   Nommer un pilote qui assure la coordination des actions, la communication et le suivi des indicateurs est un facteur clé de succès. Dans une grande entreprise, le référent numérique a organisé des réunions mensuelles pour ajuster la stratégie en fonction des retours terrain et des innovations technologiques.

Conclusion : en suivant ces recommandations, vous maximisez non seulement la réduction de l’empreinte carbone de vos projets de digitalisation, mais vous favorisez aussi une meilleure efficacité organisationnelle et une culture numérique durable au sein de votre structure.

Anne-Solène Daniel
[Consultante]