Documation 2019 : une deuxième journée sous le signe de l'innovation

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    Documation
    Le salon Documation se déroule du 19 au 21 mars 2019 au Parc des Expositions de la Porte de Versailles, à Paris. (Archimag/ABC)
  • Le deuxième jour du salon Documation, qui a ouvert ses portes mardi 19 mars 2019, était placé sous le signe de l'innovation. Découvrez les nouveautés présentées par les exposants et les temps forts à retetenir de la deuxième journée du rendez-vous annuel des professionnels du management de l'information, des processus documentaires et des data. La rédaction d'Archimag a arpenté, pour vous, les allées du salon.

    Avanteam

    Stand C 68 - Avanteam profite de l’édition 2019 de Documation pour présenter la nouvelle version de suite ECM et BPM dédiée à la dématérialisation de tout type de processus y compris en situation de mobilité.

    L’éditeur expose également ses autres produits : Process Studio (générateur d’applications métiers orientées processus (BPM) et contenus (ECM)), Document Manager (gestion du cycle de vie des documents d’entreprise), Quality Manager (solution intégrée de management des systèmes QHSE qualité/hygiène/sécurité/environnement), Invoice Manager (dématérialisation et gestion automatisée des factures fournisseurs), Mail Manager (gestion des courriers entrants, sortants et actes administratifs), HR Manager (solution dédiée à la gestion des congés, notes de frais, recrutements, entretiens, formations, etc)

    Plus de 540 entreprises dont 25 % du CAC 40 utilisent une solution Avanteam.

    DPii

    Stand B 79 - La nouvelle version EDC de DPii, connectée à Docuware, permet une prise en charge complète de la chaîne documentaire dématérialisée tout en répondant aux nouvelles normes européennes. Docuware peut ainsi accéder à Chorus Pro et gérer tous les documents jusqu’au suivi automatique des paiements. Autres nouveautés : la mise au format pour FACTUR-X et le dépôt des bulletins de salaires directement dans le Compte personnel d’activité.

    DPii, éditeur français présent en Europe (Belgique, Italie, Pays-Bas…), en Afrique subsaharienne et aux Etats-Unis, a obtenu la certification ISO 9001 et compte plus de 500 entreprises parmi ses clients (TPE, PME/PMI, grands comptes). Son activité de tiers-archiveur est reconnue Z42-013 et ISO 14641.

    Spigraph

    Stand A 76 - Spigraph présente plusieurs produits notamment TagPDF un logiciel de numérisation et de classement des documents. Trois méthodes de classement sont mises à disposition des utilisateurs : classement par répertoire, classement par hashtag, et classement par QRCode. Des fonctionnalités de d’horodatage et de signature électronique assurent la traçabilité, l’intégrité, l’origine et la sécurité des documents.

    TagPDF est également en mesure de supprimer des pages blanches, d’effectuer des conversions en documents Microsoft Office, et de traiter de multiples formats : PDF, Tiff, PDF/A.

    Autre produit, TagTDF Legal numérise, authentifie et archive les documents dans un coffre-fort électronique conformément à la norme NF Z42-013.

    Kentika

    Stand D 83 - Kentika dévoile son portail collaboratif de gestion de documents et ressources numériques. Baptisé Kentika Box, ce nouvel outil est structuré en groupes de travail et permet aux utilisateurs (collaborateurs, partenaires, fournisseurs, clients...) de partager des documents via un simple navigateur dans le cloud ou en intranet.

    Son interface intuitive met le partage de documents à la portée de tous : il suffit de glisser directement les fichiers dans le plan de classement. Il est ensuite possible de les faire évoluer via un compte Dropbox et d’accéder aux différentes versions ou bien encore de contribuer au fil des discussions.

    Recherche multi-critères

    La fonction “Recherche” repose sur un classement intelligent et peut se décliner en recherches multi-critères dans le contenu même des documents. Kentika Box dispose également d’outils autorisant des recherches transverses rapides au sein de très importants volumes hétérogènes.

    Chaque utilisateur peut personnaliser son espace de travail (grâce à des applications web), programmer des alertes, taguer et organiser ses documents comme il le souhaite.

    En présentant ce portail collaboratif à l’occasion de l’édition 2019 de Documation, Kentika souhaite mettre à la portée de tous des outils jusque là réservés à des professionnels pilotant des projets de grande ampleur.

    Implémenter Vitam avec Inop’s

    Inop’s présente son offre autour de la solution d’archivage du secteur public Vitam (qui s’adresse également aux entreprises du secteur privé). L’offre Vitam rassemble des cabinets de conseil (Serda, Olkoa, XDemat, Mintika, Akompano) et des intégrateurs (Klee Group, Locarchives, Smile) qui proposent une expertise élargie à tous les enjeux du projet Vitam : gouvernance (mandats de l’archivage, validation des offres de services…), veille, mise en oeuvre en mode projet, maintenance et évolution…

    Lancé en 2013, le programme Vitam est porté par trois ministères (Culture, Affaires étrangères, Armée) et a vocation à archiver de très importants volumes d’archives. Solution open source et interopérable, Vitam garantit la valeur probante des archives tout au long du cycle de vie des archives (archivage courant, intermédiaire et définitif).

    Conférence - Dématérialiser les RH : l’exemple de la Croix Rouge Française

    Avec 18 500 salariés et 24 000 bulletins de paie par mois, la Croix Rouge Française est confrontée à d’importants enjeux documentaires liés à la gestion de ses ressources humaines. Elle a donc décidé de se doter d’une solution de dématérialisation livrée par l’éditeur Efalia.

    D’autant plus que la Croix Rouge procède chaque année à de très nombreuses embauches (CDI, CDD…) pour remplir ses missions. En 2016, 940 embauches en CDI et 7610 embauches en CDD ont été enregistrées.

    Le service des RH utilise désormais un logiciel Efalia qui facilite la saisie des contrats de travail. Des modèles de rédaction de contrats de travail sont mis à disposition ainsi qu’un référentiel des clauses. Les opérateurs puisent dans ces deux bibliothèques pour créer les contrats de travail au fil de l’eau.

    Archivage électronique au format PDF/A

    Une fois rédigé, le contrat de travail est validé. Il est ensuite signé (y compris à distance) par la personne embauchée. Le tout dans un délai restreint : un argument de poids pour la Croix Rouge Française qui doit parfois embaucher une infirmière en quelques heures…

    La phase d’archivage est assurée au format PDF/A dans le système d’archivage électronique également mis en place par Efalia.

    Alaris

    D74 - Aux côtés d’Ephesoft, Alaris, filiale de Kodak Alaris, dévoile sa nouvelle solution de capture de documents. Elle se base sur la numérisation, l’extraction et la reconnaissance automatique de documents à travers l’intelligence artificielle. Les solutions d’Alaris concernent aussi bien leurs scanners que les serveurs d’entreprises et sont également faciles d’accès, sans avoir besoin d’une appli.

    Alaris propose une capture multisource, facilitant la numérisation de documents avec le respect du règlement RGPD. Cette capture permet de scanner tout type de documents de manière fiable, que ce soit des documents d’identité, plastifiés, ou même des documents directement reçus en pièce jointe. Le respect des données personnelles (anonymisation) dans le cadre RGPD est garanti. La solution est faite pour réduire le nombre d’étapes inutiles et simplifier les démarches dématérialisées.

    Ostendi

    B74 - Ostendi présente Osidoc, un logiciel qui permet d’automatiser la création de document dans les différents domaines des RH, du juridique et du commerciale. L’objectif est d’offrir de manière sécurisée une base de documents légaux afin d’avoir juste à modifier les informations nécessaires, dans un objectif de gain de productivité.

    Le logiciel prend en compte plusieurs types de fichiers textes, et contient une bibliothèque de documents déjà mis en forme. Pour ces documents, Ostendi ne permet l’édition et la modification qu’à des professionnels des différents métiers concernés choisis par l’entreprise. De quoi permettre une mise à jour rapide des documents en cas de changement d’une loi par exemple. Le logiciel coûte environ 10 euros par mois et par utilisateur.

    Ekooni

    A 52 - Ekooni est un réseau social d’entreprises privé et sécurisé, commercialisé seulement depuis janvier 2019. Il se définit comme un réseau privé dans le sens où l’utilisateur choisit les données qu’il partage, et ouvert dans le sens ou il peut tout de même atteindre un public important.

    Le but est de permettre à l’entreprise de communiquer en instantané avec leurs collaborateurs, que ce soit sur les changements d’informations ou un événement. Simplifier la communication est l’axe principal de ce réseau. Les contacts sont notifiés des moindres changements, ce qui s’avère utile pour les utilisateurs principaux de ce réseau qui vise aussi les artisans et les écoles. Les particuliers possèdent une version light leur permettant d'interagir avec leurs contacts et entreprise.

    JLB Informatique

    Stand A86 - Habitué du salon Documation, JLB Informatique présente la version 9 de sa plateforme collaborative JLB-Net. Les équipes R&D de l’éditeur spécialiste de la gestion de l’information ont préparé un nouveau look pour leur portail, qui revisite le vert véronèse et s’inspire des Outrenoirs de Pierre Soulages en un flat design minimaliste et ergonomique.

    De plus, les nouvelles fonctionnalités du portail, demandées par la communauté des utilisateurs, sont pléthore. Destinées à fluidifier les opérations d’acquisition, de recherches, et de mises à jour, elles couvrent l’ensemble des processus métiers, aussi bien qu’en front-office qu’en back-office : portails internet-intranet-extranet, module DAM, archivage électronique et papier, gestion de centres infodoc, etc.

    Scille

    Stand D76-E75 - “Faites du cloud l’endroit le plus sécurisé pour vos données”, promet Scille. Pour cette start-up née en 2014, labellisée “jeune entreprise innovante” (JEI) par le ministère de l’Economie et des Finances, le salon Documation est l’occasion de présenter sa solution Parsec, qui croise les technologies open source les plus récentes du web pour le partage de données dans le cloud.

    “Parsec permet d’assurer la confidentialité et la sécurité des données dans le cloud tout en gardant le contrôle lors des processus de partage et de synchronisation des documents”, promet la jeune pousse, qui assure le chiffrement de bout en bout des données des fichiers confidentiels directement depuis les postes utilisateurs, et avant le stockage dans le cloud de son choix.

    Orkis

    Stand D86 - Orkis profite de cette édition 2019 du salon Documation pour présenter la dernière version de sa solution de DAM (digital asset management) Ajaris-Web Suite. Les nouveautés sont nombreuses : elles comprennent notamment un module d’assemblage vidéo (Video Manager) qui permet d’éditer tout type de vidéo sans quitter la plateforme, un module de reconnaissance faciale (basé sur les technologies de deep learning), et un module d’anonymisation des personnes. Cette nouvelle version dispose également d’un nouveau moteur de reconnaissance de la parole (pour la transcription automatique), d’une application mobile (pour le transfert de photos et vidéos depuis un téléphone), et enfin d’un feuilleteur PDF (pour consulter un document PDF comme un livre).

    Maarch

    Stand B72-C75 - Comme toutes les entités du groupe Archiveco (avec Locarchives, CD-Doc et Scaneco), Maarch est venu présenter ses deux produits phares sur le salon Documation : Maarch Courrier, qui est une solution de correspondances et d’organisation de l’information administrative, et Maarch RM, dédié à l’archivage électronique.

    Maarch revendique une totale adéquation entre ses solutions et les besoins des utilisateurs. En tant que solutions publiées sous licence libre et open source GNU/GPL, il faut dire que leurs évolutions sont directement pilotées par la communauté avec laquelle Maarch co-construit ses plateformes. A la clé, une meilleure confiance dans les solutions, une forte mutualisation et une pérennité assurée par la communauté.

    Ephesoft

    Stand D74 - Six mois seulement après avoir lancé son activité sur le territoire français, la société californienne Ephesoft est présente sur le salon Documation afin de lancer Ephesoft Transact 2019.1, la dernière version de sa plateforme de capture intelligente basée sur des algorithmes de machine learning supervisé. Grâce à cette technologie, la solution peut identifier des types de documents et des champs à extraire en fonction d’exemples fournis par l’utilisateur, le tout accessible depuis un navigateur. De quoi faciliter ensuite l’utilisation de ces données et leur intégration dans n’importe quel processus métier automatisé (demandes de prêt, déclaration de sinistre ou encore traitement accéléré de factures ou de commandes).

    Serda - Archimag

    Stand D75 - Serda-Archimag publie comme chaque année le Rapport de la Gouvernance sur l’information numérique.

    Il met en évidence la poursuite que connaissent depuis maintenant plus de cinq ans les projets de mise en œuvre de cette Gouvernance. Cependant on note aujourd’hui une certaine stagnation. En effet, celle-ci apparaît autour du seuil des 75 % avec toutefois des écarts entre secteurs. De plus, il y a un cap de 25 % des organisations qui n’entrent pas dans la démarche et qui n’y entreront sans doute jamais (en raison de la taille de l’entreprise, de la dépendance forte à une maison mère hors France…).

    Globalement, ce 8e rapport confirme des tendances émergentes depuis deux ou trois ans et la progression lente mais assurée de la mise en œuvre des programmes de Gouvernance de l’information dans les organisations en France, dans les secteurs privé et public (voir graphique).

    Enquête menée au cours du 1er trimestre 2019 auprès de plus de 400 organisations, services publics, entreprises privées et associations. A découvrir dans Archimag n°323, avril 2019 (à paraître).

    serda-archimag-gouvernance

    EnerJ

    Stand C84 - EnerJ a désormais son propre stand sur Documation. Cette société propose un système d’archivage électronique - à valeur probatoire donc - avec une gestion électronique de documents intégrée, à savoir les solutions JDdc et JDoc, disponibles en Saas, cloud ou on premise. JSdc assure la préservation des documents de tous types (facture client, facture fournisseur, DDT, livre comptable…), tout en permettant leur accès pendant la durée légale de conservation. JDdc et JDoc respectent un cadre normatif complet : Iso/IEC 27001:2013, NF Z42-020, NF Z42-013, certification européenne eIDAS.

    EnerJ affiche plus de 1 000 clients nationaux et internationaux et plus de 100 millions de documents conservés.

    En Italie, terre natale d’EnerJ, sont affichées des références comme Carrefour ou Renault-Italie.

    Aujourd’hui à Documation!

    Ne manquez pas ces conférences et tables rondes qui ne manqueront pas de vous intéresser, peu importe votre domaine. N’hésitez pas à vous servir de ce planning pour vous organiser sur le salon:

    10h-11h - Table ronde: La recherche d’information en 2019 : meilleures pratiques et nouveautés pour mieux trouver l’information stratégique et utile (Salle Rousseau)
    11h-11h45 - Conférence : Comment passer d'une simple Ged à une Ged collaborative performante. (Salle Verdi)
    12h-12h45 - Conférence : Dématérialisez vos factures : une contrainte ou une opportunité pour votre entreprise ? (Salle Verdi)
    13h-13h45 - Conférence : RGPD : êtes-vous sûr d’être en conformité ? (Salle Verdi)
    14h-14h45 - Table ronde : Réussir une démarche de veille et d’intelligence économique efficace en 2019 : comment s’y prendre ? (Salle Rousseau)
    15h-15h45 - Conférence : Records Management, système d’archivage électronique (SAE), comment ne pas perdre le fil de ses activités, ni les preuves ! (Salle Verdi)
    16h-16h45 - Conférence : Réussir une démarche de veille et d’intelligence économique efficace en 2019 : comment s’y prendre ? (Salle Ravel)
    16h45-17h - Conférence de clotûre (Salle Ravel)

    Ce sujet vous intéresse? Retrouvez-en davantage dans les Guides Pratiques Archimag !

    À la question de l’entreprise digitale, la dématérialisation apporte bon nombre de réponses. Côté technologies, cela se traduit par la remarquable tenue du marché français du management de l’information, secteurs de la dématérialisation-gestion de contenu et de l’archivage en tête. Sur le terrain juridique, les obstacles à la dématérialisation sont levés un à un, l’entreprise est donc libre de conduire sa dématérialisation - elle y a tout intérêt. Ce guide de 96 pages propose de nombreux retours d’expérience pour réussir sa transition digitale : dématérialisation du courrier, des factures, de la signature, du bulletin de salaire, du dossier santé, etc.
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