Définition de la gouvernance de l'information
La Gouvernance de l’information, c’est la concentration autour de l’information numérique de tout ce qui permet de la maîtriser. C’est plus précisément un ensemble de rôles et d’opérations, dans une organisation donnée et dotée d’une stratégie, pour avoir une meilleure maîtrise des données, des documents physiques, électroniques, hybrides…
Pour cela, on a besoin de s’appuyer sur un cadre général et un outillage multiforme : des solutions technologiques intégrées, des référentiels d’appui et des règles et procédures formalisées qui vont accompagner l’appropriation par les utilisateurs des bonnes pratiques à appliquer.
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L'enquête sur la gouvernance de l'information de Serda-Archimag
Comme à chaque édition, l’enquête Serda-Archimag élaborée au cours du premier trimestre 2019 a été menée auprès de plus de 400 organisations, services publics, entreprises privées et associations confondus, en direction des profils très différents.
Elle se base sur plus de 120 questions révisées et réactualisées par l’intégration de sujets nouveaux comme l’intelligence artificielle ou la robotic process automation (RPA). (Profils métier de l’enquête : archivistes, veilleurs, chargés de mission sur des projets de gestion d’information, fonctions support comme les DSI, et fonctions techniques et administratives (ingénieurs, chefs de projets, juristes, marketing, RH, DG.).
Stagnation autour du seuil de 75 % pour la gouvernance de l'information
Le résultat de cette année met en évidence la poursuite que connaissent depuis maintenant plus de cinq ans les projets de mise en œuvre de gouvernance de l’information numérique, mais avec aujourd’hui une certaine stagnation. En effet — c’est le premier enseignement —, on note une vraie stagnation autour du seuil de 75 % des organisations qui prévoient, ou ont mis en place une démarche de gouvernance de l’information cette année, avec toutefois des écarts entre secteurs. De plus, il y a un cap de 25 % des organisations qui n’entrent pas dans la démarche et qui n’y entreront sans doute jamais (en raison de la taille de l’entreprise, d’une dépendance forte à une maison mère hors de la France…).
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Démarche partielle vs démarche globale
Le deuxième enseignement porte sur les choix de démarche adoptés. Le secteur public a tranché fortement pour un choix de mise en place progressive à travers une démarche partielle (41 % contre 35,5 % côté secteur privé) qui privilégie certains domaines ou certaines activités et non pas une démarche d’entrée de jeu définie comme globale (29 % pour le secteur privé contre 6,5 % côté public).
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Comme en 2018, les projets annoncés en 2019-2020 sont surtout le fait du secteur public et traduisent la volonté de rattraper son retard, d’autant plus que ce secteur est encadré par la volonté politique (31 % contre 20 % dans le secteur privé). On note également la part importante des projets en émergence chez les ONG et les associations qui jusque-là restaient souvent en retrait.
L’enquête annuelle permet aussi de distinguer les périmètres couverts, nouveaux ou récurrents, de ceux restant à couvrir, les enjeux pour les organismes comme pour les utilisateurs, les attendus, les besoins exprimés notamment dans le domaine de l’outillage qu’il soit documentaire ou technologique.
Offrir un confort d’usage
Quels autres enseignements tirer de l’enquête 2019 ? L’utilisateur reste la priorité, de même que lui offrir un confort d’usage : la réponse « offrir à l’utilisateur » est donc la préoccupation première, stable depuis deux-trois ans. Ce qui a le plus évolué en un an concerne la mobilité. Le sujet « permettre un accès en situation de mobilité » est monté à la deuxième place cette année — il n’existait pas comme priorité il y a seulement trois ans.
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En outre, les utilisateurs tendent à critiquer les directions des systèmes d’information qui multiplieraient les solutions alors que l’attente se structure ailleurs ou s’oriente plutôt vers une sorte de « plateforme d’accès unique » fédérant les outils métier nécessaires aux collaborateurs. De fait, 63 % veulent voir se réduire le nombre des applications existantes. À ce titre, les réponses concernant l’équipement en portail et autres solutions de workplace progressent significativement, avec une montée à la troisième place des solutions technologiques engagées ou prévues (plus 5 points en 1 an).
Volonté de reprendre le contrôle
On note également de nouveaux sujets émergents comme la gestion électronique de document (Ged) et les fonctions ressources humaines, l’automatisation des processus — par exemple pour l’instruction jusqu’au paiement de notes de frais permettant de s’affranchir des coupons papier de tous formats et toutes tailles —, mais aussi la Ged qui intègre des fonctions d’intelligence artificielle… Voilà qui augure positivement de la position que l’on donne à la Gouvernance de l’information numérique dans les organisations.
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Restent certains sujets largement dominants : Ged et ECM, fonctions collaboratives notamment… Ce niveau d’outillage, atteint ou engagé, traduit la volonté à travers les projets de Gouvernance de l’information numérique de reprendre le contrôle de l’ensemble des gisements d’information et de fonds documentaires métier ou de supports trop souvent éparpillés, en offrant des réponses avec des outillages technologiques et organisationnels bien définis (accès unique, règles de gestion, etc.).
Enfin, le poids de la mise en conformité au règlement général sur la protection des données (RGPD) joue en positif. Il devient un levier pour accélérer de nombreux outillages de régulation comme les règles de gestion, les durées de conservation applicables, la nomination de délégués à la protection des données personnelles (DPO), les fonctions de purge dans les applications…
Conduite du changement insuffisante
La nouvelle édition du rapport est donc un tableau riche en informations et encourageant pour 2019 ; il laisse voir un réel niveau de changement en cours d’atteinte, poursuivi dans tous les secteurs d’activité autant public que privé, et qui répond aux attentes des utilisateurs.
Cependant, plusieurs points d’attention demeurent, comme la diversité des situations en matière de modèle de gouvernance, le pilotage de projet et le choix de son leader, les équipements, le nombre d’axes de travail possibles, et surtout l’insuffisance de conduite du changement au niveau des pratiques des collaborateurs concernés. Le chiffre recueilli cette année (21 %) alerte sur la faible part de l’accompagnement au changement décidé par les organismes, comme si tout était tellement intuitif que chacun d’entre nous adhérait et appliquait naturellement les bonnes pratiques.
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Il nous semble que ces points d’attention, encore nombreux, laissent voir de réelles failles dans la réalisation des projets, et illustrent la difficulté à conduire dans le temps ces projets qui assurent la qualité de la mise en œuvre de la Gouvernance de l’information numérique.
