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7 conseils pour vos projets d’ECM

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    Pour mener son projet d'ECM à bien, il faut penser processus métiers (Bench Accounting / Visualhunt)
  • Sommaire du dossier :

    Un projet de gestion de contenu doit montrer clairement son utilité et sa capacité à lutter contre l’éparpillement des données. Voici 7 conseils pour qu’il soit couronné de succès.

    1 - Identifier des leviers de transformation (et d’adoption)

    « La transformation digitale des métiers, très attendue par les dirigeants, est un booster d’adoption pour l’ECM », déclare Eric Le Garec, directeur associé de l’intégrateur nantais BlueXML (20 collaborateurs), spécialisé dans les projets de gestion de contenu et de dématérialisation. « Il faut commencer par analyser les besoins fonctionnels, puis livrer à chaque utilisateur final des informations sur ce que le projet devrait lui apporter ».

    Dans la même logique, Olivier Rajzman, directeur commercial France de l’éditeur d’origine allemande Docuware, exhorte les décideurs à identifier les applications « boosters », qui « s’appuieront sur le socle de gestion de contenu ». « Les nouveaux services de dématérialisation des factures ou des bulletins de paie agissent par exemple comme des leviers, qui peuvent être utilisés pour stimuler les usages des plateformes ECM en entreprise », estime-t-il.

    2 - Privilégier la gouvernance de l’information

    Exit la gestion documentaire purement métier, très cloisonnée. « La majorité des projets d’ECM des entreprises, mieux définis que par le passé, sont aujourd’hui positionnés comme... 

    ...des projets transversaux, qui cherchent à mettre en place une réelle gestion globale des données », ajoute Eric Le Garec. « L’idée est ainsi d’intégrer dès le début au socle de Ged toutes les applis métier et de faire en sorte qu’elles deviennent ensuite les vrais points d’accès vers les contenus ».

    nouvelle étape de gouvernement de l’information distribuée

    « Nous passons d’une ère de centralisation du stockage à une nouvelle étape de gouvernement de l’information distribuée », précise de son côté Paul Terray, responsable du pôle ECM de l’intégrateur Sollan (gestion de l'information, dématérialisation et transformation digitale). « Les éditeurs de plateformes de gestion de contenu sont donc montés sur la chaîne de valeur et intègrent désormais à leurs plateformes des technologies de recherche et d’analyse de données, d’archivage, de numérisation ou de gestion des processus métier (BPM).

    Le but pour les entreprises est d’utiliser toutes ces solutions pour ne plus seulement gérer des documents et des fichiers, mais la totalité de l’information digitale, qu’elle soit structurée ou non, ou bien qu’elle soit stockée dans l’entreprise ou sur le web... »

    3 - Multiplier les microservices

    « Un gage de réussite des projets d’ECM, poursuit le même spécialiste, consiste à utiliser le socle de données pour offrir de plus en plus de services aux métiers ». Les interfaces de gestion de ces solutions sont de plus en plus faciles à prendre en mains, y compris par des « non-spécialistes ». L’opportunité doit donc être saisie.

    Des éditeurs comme M-Files et Nuxeo se concentrent aujourd’hui sur le pilotage de tous types d’actifs (assets) numériques par le biais de leurs solutions. « Avec l'avènement du cloud et des services dans le cloud, il est de plus en plus simple de trouver le service spécifique dont on a besoin et de l'intégrer à sa plateforme (peut-être avec d'autres services proposés par d'autres fournisseurs) afin de créer exactement l'application dont on a besoin », écrivait récemment Chris McLaughlin, directeur marketing de Nuxeo.

    respect des standards

    « Au-delà de la richesse fonctionnelle, il convient donc de faire très attention au respect des standards et à la disponibilité d’interfaces de programmation (API) permettant de relier la plateforme à tous types de solutions », conseille de son côté Jean-Philippe Porcherot, directeur de la société de services Atol CD (Conseils et Développements) qui emploie une centaine de salariés et s’est spécialisée dans le développement d'applications web et mobiles sur mesure pour le compte de nombreuses entreprises et collectivités.

    4 - Sonder les performances du cloud

    Lorsque l’éditeur d’une plateforme d’ECM propose ses propres services cloud, il est préférable d’évaluer la qualité de l’hébergement avant de signer. « Nous nous sommes dotés d’outils permettant de mesurer les temps de latence et d’évaluer les délais moyens nécessaires pour récupérer et afficher un document stocké sur le cloud », explique Olivier Rajzman chez Docuware.

    Cet éditeur se félicite d’une augmentation de 131 % de son activité cloud en 2016 avec 555 entreprises équipées (et environ 20 000 utilisateurs quotidiens du service Docuware Cloud). Il espère mettre à égalité la performance de ses services cloud et de ses logiciels historiques (à installer sur site).

    5 - Penser processus métiers

    Pour Jean-Philippe Porcherot, il est aussi décisif d’utiliser les workflows et solutions de gestion des processus métier proposées par les éditeurs de plateformes d’ECM. « Il ne suffit pas de créer une gigantesque base données, mais il faut arriver à voir comment ces données pourront finalement être utilisées pour optimiser les processus à l'œuvre dans différents services métier », justifie-t-il. « C’est ici que se situe une grande partie de la valeur ajoutée ! »

    Et c’est aussi là qu’un intégrateur spécialisé dans l’ECM doit savoir conseiller l’entreprise, en capitalisant sur son expérience passée dans plusieurs secteurs d’activité. « Pour une entreprise en quête d’un partenaire intégrateur, ajoute Eric Le Garec, l’idéal est de regarder avec qui travaille déjà la société visée et de vérifier les relations qu’elle a établies avec l’éditeur des solutions qu’elle envisage de déployer ».

    6 - Faire converger le web et le papier

    Au-delà des passerelles installées entre le système d’information et les services cloud, il est en outre recommandé de jeter de nouveaux ponts entre les silos de contenus web et papier, particulièrement dans les entreprises qui conservent toujours des traces papier de certaines actions ou processus. Les évolutions récentes du paysage de l’ECM devraient aider à faire converger ces deux univers.

    Côté archiveurs « papier », Everial a acquis en 2015 l’éditeur de solutions de Ged et de logiciels collaboratifs Knowings, tandis que son concurrent Archiveco vient de s’offrir l’éditeur-intégrateur hexagonal CD-Doc (premier intégrateur de Docuware en France), avec l’objectif affiché d’accompagner ses clients « dans leur transition numérique des flux documentaires ».

    Du côté des plateformes d’ECM, le fonds américain Thomas Bravo vient quant à lui de racheter à Lexmark sa branche « Enterprise Software », avec l’ambition de transférer vers Hyland Software les solutions de capture intelligente des données web et papier (Perceptive) et de partage de flux (Acuo VNA, et Pacsgear) issues de ce rachat.

    7 - Assurer la conduite du changement

    « Il faut enfin assurer – pour la gestion de contenu, comme pour tout autre projet digital –  la conduite du changement, en aidant les utilisateurs à découvrir et à s’approprier les nouveaux services », insiste Jean-Philippe Porcherot. N’oublions pas que la réussite du projet dépendra en partie de leur adhésion. Ce sont eux qui utiliseront la nouvelle plateforme de gestion de contenu. Et ce sont également eux qui seront sollicités pour suggérer de nouvelles pistes d’amélioration de chaque processus métier…

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    Discrète la gestion de contenu ? Il est vrai que depuis quelque temps, on entend plus facilement parler de dématérialisation ou de transition digitale que d’ECM. Pourtant, les éditeurs du domaine sont loin d’avoir mis la clé sous la porte et semblent même bien se porter. D’autant que les métiers eux-mêmes en sont devenus adeptes. Signe que, face aux nouveaux besoins des entreprises et à la concurrence des technologies du cloud, la gestion de contenu a su évoluer pour rester indispensable.
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