Les solutions de gestion de contenu (ECM ou Enterprise content management) sont apparues il y a une vingtaine d’année pour répondre aux besoins de gestion d’information des entreprises.
Cependant, 20 ans après, la situation semble toujours aussi chaotique. D’après une récente étude Nuxeo / Censuswide auprès de 500 salariés des services financiers au Royaume Uni, les entreprises disposent en moyenne de 9 systèmes d’information différents, pour la plupart déconnectés les uns des autres. Il en résulte une perte de productivité conséquente avec des répondants déclarant passer en moyenne 1 heure par jour à rechercher de l’information.
Perte de productivité, création de doublons, démotivation des équipes, une mauvaise gestion de l’information en entreprise peut avoir des conséquences désastreuses sur les organisations.
Alors comment bien choisir sa plateforme de gestion de contenu ? Quels critères doivent-être pris en compte pour s’assurer d’un retour sur investissement et tirer parti de ses données ?
1. Rendre l’information disponible quel que soit l’endroit où elle se trouve
Les solutions ECM traditionnelles promettent de gérer l’ensemble de l’information d’entreprise au sein d’une solution unique. Une approche qui ne prend pas en compte les besoins disparates des métiers, habitués à leurs applications dédiées et parfaitement adaptées à leurs besoins quotidiens. Il en résulte une profusion de sources d’informations (Drive, serveurs de stockage, ECM départementaux, etc.) déconnectés les uns des autres et qui rend l’information, si ce n’est impossible, très difficile à trouver.
D’autres solutions plus modernes ont depuis vu le jour et adoptent une nouvelle approche : gérer l’information en place, quel que soit l’endroit où elle se trouve. Elles permettent ainsi de disposer d’une vision centralisée de l’information, sans besoin de migrer les données ni de modifier les habitudes des utilisateurs. Basées sur des API et proposant de nombreux connecteurs, leurs architectures sont ouvertes, pensées pour ce type d’approche.
2. Gérer l’ensemble de son information, quel que soit le type de format
De nombreuses solutions ECM ne gèrent que les documents traditionnels sans gérer les ressources numériques (photos, vidéos, fichiers 3D,etc.). Or, ces dernières sont de plus en plus utilisées par les entreprises et leurs clients, démocratisées par les smartphones et nouvelles technologies. Les entreprises doivent adopter une approche globalisée de leur gestion de l’information incluant les différents types de formats utilisés aujourd’hui afin de disposer d’une vision réellement centralisée de leur information pour en tirer parti. Se tourner vers des plateformes permettant de gérer ces différents types de ressources est devenu essentiel et sera crucial pour les années à venir.
3. Disposer d’une plateforme capable de gérer un volume d’information en constante augmentation
Face à un volume d’information en croissance exponentielle et des formats de plus en plus lourd grâce aux avancées en matière de qualité, les entreprises doivent se tourner vers des solutions capables d’assumer ces forts volumes de données. Il est important de choisir une solution scalable, pouvant évoluer avec le temps et capable de répondre aux pics d’activités de manière flexible.
4. Tirer parti de capacités d’Intelligence artificielle avancées
L’intelligence artificielle est sur toutes les bouches. Si les cas d’usages sont encore flous, l’IA associée à la gestion de contenu peut d’ores et déjà vous faire profiter de classification et reconnaissance automatiques, automatisation de process et bien plus. Lors du choix de votre éditeur, n’hésitez pas à lui demander ses avancées en matière d’IA.
Au-delà de l’intégration à des services d’IA grands publics (Google Vision, Amazon Rekognition, etc.), certaines solutions vous propose d’entraîner des modèles sur vos propres données métiers pour des résultats vraiment pertinents.
5. Une solution conçue pour le Cloud
Le cloud est de plus en plus adopté par les entreprises qui y voient un intérêt réel en matière de retour sur investissement et gestion des infrastructures. Si vous envisagez une solution d’ECM dans le Cloud, tournez vous vers une solution Cloud-native c’est à dire qui a été véritablement conçue pour le Cloud. Elle vous permettra de profiter pleinement de la flexibilité du Cloud.
Investir dans une solution de gestion de contenu est souvent un projet crucial pour les entreprises, qui les impacte sur de nombreuses années. Dans une société où l’information est clé, pouvoir tirer parti de ses contenus de manière intelligente peut procurer un avantage concurrentiel certain. Il est important d’adopter une solution capable de répondre à vos besoins présents mais également capable de s’adapter aux enjeux de demain.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à vous inscrire à notre prochain webinar “Comment bien choisir sa plateforme de gestion de contenu ?”
