Si la dématérialisation des notes de frais améliore leur transmission et le processus de gestion, leur archivage, lui, permet d’en garder une trace et d’y accéder à tout moment. Tel était le postulat de départ de Clément Lefebure, responsable pôle numérique, et Cherif Bouteldja, commercial solutions digitales, tous deux chez Novarchive, qui animaient le 23 septembre l’atelier « Comment réussir l’archivage de vos notes de frais ? » à l’occasion du salon Documation.
Un cadre réglementaire et normatif à avoir en tête
« Toute organisation doit archiver ses data dans la légalité de la conservation des documents », rappelait notamment Clément Lefebure. « Il existe un cadre légal et normatif au service de la dématérialisation des documents afin d’assurer la légalité du processus ».
Du côté de la dématérialisation, c’est l’article A 102 B du Livre des procédures fiscales qui précise les règles applicables :
- Capturer le justificatif sans le modifier ;
- Enregistrer le document au format PDF pour sa lisibilité ;
- Apposer un cachet serveur pour dater et garantir l’intégrité ;
- Archiver le document.
De plus, l’arrêté du 23 mai 2019 stipule que les exigences du Fisc sont applicables par l’URSSAF. S’ajoute la norme NF Z 42-026, qui définit et précise les spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et copie fiable (avec archivage).
Archivage des notes de frais : quelles sont les règles de l’art ?
À ces références s’ajoutent les textes qui traitent plus particulièrement de l’archivage des notes de frais. Les modalités d’archivage sont ainsi précisées par les lois sur la numérisation fidèle et les lois et obligations d’archivage. Plusieurs normes traitent également de la conservation de documents électroniques : la NF Z 42-020 (composant coffre-fort numérique), la NF Z 42-013 (Systèmes d’archivage électronique, ou SAE) et les normes sur le Record Management (ISO 15489 notamment) et la dématérialisation des documents.
L’archivage électronique des notes de frais doit finalement faire l’objet d’un processus strict, pour lequel il est préférable de se tourner vers des solutions connectées à un service d’archivage probant, comme l’ont recommandé Clément Lefebure et Cherif Bouteldja lors de l’atelier. Numériser ces documents en copie fiable permet par ailleurs d’en assurer la traçabilité et la fidélité à l’original, d’autant que l’article 1379 du Code Civil attribue à la copie fiable « la même force probante » que les pièces originales. Clément Lefebure a également souligné que la chaîne de dématérialisation ne devait en aucun cas être rompue afin d’assurer l’intégrité du document numérisé. Autant de prérequis à bien avoir en tête dans le cadre d’un projet d’archivage électronique de grande ampleur.
