Entre les doublons de fichiers, le risque d’erreurs de version, les difficultés dans la gestion des accès aux dossiers et du suivi des processus, il était temps pour le Département de trouver une nouvelle solution répondant à ses besoins. Une expérimentation de GoFAST Digital Workplace a ainsi été lancée en septembre 2019. Un POC de 6 mois a validé le choix de la plateforme et permet aujourd’hui au Département de disposer d’un outil idéal pour affronter plus sereinement les contraintes actuelles liées à la Covid et aux impératifs de télétravail.
Un accompagnement à toutes les phases du projet
Si la première phase du projet concernait la reprise des documents (base des projets IT), la seconde, quant à elle, s’est concentrée sur les workflows, et notamment l’automatisation des étapes, conditions et délais, afin d’assurer le respect des processus métiers (comptes-rendus de direction, notes de l’administration, etc.).
Plus récemment, c’est la sortie de sa GED SharePoint vers GoFAST (basé GED Alfresco) qui a été entreprise par le CD Haute-Savoie. Le projet de migration des documents métiers depuis SharePoint est mené conjointement avec CEO-Vision et en partenariat avec Territoires Conseil, pour son expertise et solution spécialisée métiers des Collectivités Territoriales. Sous condition que l’expérimentation en cours soit validée, le passage en production pourrait débuter dès mars 2021.
« Grâce à la solution GoFAST, nous mettons beaucoup moins de temps à rédiger les documents et cela simplifie grandement les échanges et le travail collaboratif », témoigne Patricia Mugnier, chef de projet, Pôle innovation, Systèmes d’Information et Usages Numériques au CD Haute-Savoie. « CEO-Vision a formé une partie des utilisateurs, puis nous avons pris le relais. Des ateliers ont aussi été organisés sur des thèmes prédéfinis, les workflows par exemple, pour comprendre les besoins métiers », poursuit-elle.
Un large éventail de fonctionnalités pour répondre efficacement aux nouveaux usages
Au-delà de l’accompagnement au changement dont bénéficie le Département, les utilisateurs ayant testé GoFAST ont pu en apprécier les nombreuses fonctionnalités : coédition Office, tableau de bord et suivi de l’activité, commentaires et annotations, moteur de recherche puissant, partage des modèles de documents, gestion des accès aux espaces collaboratifs par les responsables métiers (RGPD), tâches collaboratives et workflows, et prochainement, une salle de tri des documents pour faciliter le préarchivage et un module de signature (couplage avec Yousign et Pastell).
« Nous observons des gains de temps et de volumétrie importants. Nous utilisons moins d’espace de stockage, surtout sur la messagerie. Une centaine de collaborateurs testent la solution actuellement, pour un objectif de 400 personnes début 2021. D’ici deux ans, nous pourrions ainsi être plus de 2 000 à utiliser GoFAST », fait savoir Patricia Mugnier.
« Pour CEO Vision, comme près de 90 % de l’information est dans les documents, ils doivent être au centre du travail collaboratif », indique Olga Dernovaya, responsable projet et gestion du changement. « Plutôt que de rattacher la version d’un fichier à un message qui finit par se perdre, il faut lier son message au document unique, conserver l’historique des échanges et des versions du document. Il en est de même pour les tâches, le partage transversal, une réunion ou conversation de groupe, etc. ».
L’étape suivante portera donc sur la promotion des bonnes pratiques et des usages collaboratifs à la Collectivité, grâce aux autres fonctionnalités de GoFAST Digital Workplace : chat de groupe, webconférence, calendrier et gestion des tâches transversales, etc. Un important plan de gestion du changement a démarré afin d’accompagner au mieux chaque direction et équipe métier.
Contact
CEO-Vision SAS
Olga Dernovaya – Responsable Projet et Gestion du changement
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