Indispensable à la continuité d’activité, la signature des contrats, avenants, accords, attestations et consorts, peut vite être limitée en période de crise. Chaque transaction ou relation (embauche, partenariat, etc.) nécessite en effet la signature d’un document signé, engageant les différentes parties. Ce qui peut devenir problématique en cas de sinistre ou de crise, en témoigne le confinement mis en place en France durant la pandémie de Covid-19, qui a forcé les organisations à revoir leurs processus.
La signature électronique à la rescousse
Les bouleversements dus à une période de tensions sont l’occasion de se tourner vers des outils qui n’étaient pas forcément envisagés jusqu’alors. Nombre d’organisations choisissent ainsi le cloud et les logiciels métiers en SaaS pour pouvoir travailler sur des documents nativement numériques, qu’il est ensuite possible d’intégrer dans un workflow de validation et sur lesquels il est possible d’ajouter une signature électronique (qui a, pour rappel, la même valeur légale que son homologue manuscrite). Pour être réalisée, elle nécessite toutefois un certificat attestant de l’identité du signataire et une solution dédiée. Par ailleurs, bien que plusieurs niveaux de signatures existent (selon les risques liés aux documents), les services RH peuvent généralement se contenter de la signature simple, plus facile à mettre en place. Le processus est finalement peu contraignant pour l’ensemble des personnes concernées par le contrat.
Bulletins de paie dématérialisés : un dispositif encadré
En matière de dématérialisation, les bulletins de salaire font, eux aussi, l’objet d’une réglementation précise. En mai 2009, la loi n° 2009-526 modifiait le Code du Travail afin que l’employeur puisse remettre ce document sous forme électronique. La procédure a ensuite été largement simplifiée par la loi Travail du 8 août 2016 qui précise que, par défaut, l’employeur peut transmettre un bulletin de paie électronique, et que c’est au salarié de se manifester s’il souhaite s’y opposer. Ces documents sont à mettre à la disposition des collaborateurs via un coffre-fort numérique personnel, garantissant leur sécurité et un accès limité au seul salarié concerné. Bien que ce procédé permette à chacun d’accéder à ses fiches de paie et d’en garder un historique, il soulève également des questions d’ordre technique : comment mettre en place ce dispositif et en assurer la sécurité ?
Externaliser pour plus d’efficacité
C’est là qu’interviennent les prestataires externes, à même de lever les freins existants : intégrité, conservation des données, coûts, etc. L’externalisation consiste à confier la totalité d’un service ou d’une fonction à un prestataire externe pour une durée déterminée. La délégation de certaines tâches permet à l’organisation de dégager du temps et d’avoir la certitude d’une prestation de qualité. Le recours à un prestataire externe garantit par ailleurs la continuité du service de transmission des bulletins de paie, même si l’organisation est fermée par exemple. Différents types d’externalisation peuvent être envisagée dont l’externalisation partielle, pour laquelle le prestataire n’effectue que les tâches essentielles (production et édition du bulletin) et s’engage sur un certain niveau de service (SLA pour Service Level Agreement). Les contrats de niveau de service font partie intégrante d’un contrat d’externalisation et agrègent des informations sur tous les services souscrits et la fiabilité attendue, énoncent clairement les paramètres, les responsabilités et les attentes de sorte que, en cas de problème avec le service, aucune partie ne puisse plaider l’ignorance.
Externalisation complète ou partielle ?
L’organisation peut également opter pour une externalisation complète, durable ou temporaire de sa fonction RH. L’externalisation est un moyen sûr de garantir que les collaborateurs soient bel et bien payés chaque mois, en temps et en heure. En laissant à un prestataire le soin de gérer ses services de paie, l’organisation se libère du stress des fins de mois, peut aisément faire face en cas de dysfonctionnement informatique, d’effectif limité ou de confinement forcé, et libère son équipe des contraintes administratives. Elle simplifie également ses processus de conformité (notamment au RGPD) et réduit les risques avec une équipe entièrement consacrée à la gestion de la paie et un plan performant de reprise d’activité en cas de sinistre.
Une plateforme intégrée pour une gestion efficace des processus RH
Et pour les organisations qui préfèrent la garder la main sur leurs processus RH, une plateforme intégrée embarquant l’ensemble des technologies de dématérialisation des bulletins de paie, de gestion électronique de documents et de signature électronique, semble tout indiquée. Les documents RH peuvent, en effet, provenir de différentes sources : e-mails, imprimantes virtuelles, papiers, formulaires, etc. Une diversité qui complexifie parfois leur centralisation et leur traitement. Par ailleurs, les entreprises ont encore l’obligation légale de fournir des bulletins de paie sous format papier aux collaborateurs qui le souhaitent. Elles doivent donc être en mesure d’intégrer et de diffuser ces documents sous différents formats. Une double complexité dont elles peuvent s’affranchir en s’appuyant sur une solution multicanale telle que le hub de communication Relay de Pitney Bowes.
Un agrégateur de flux documentaires au service des RH
Relay permet notamment de récupérer les flux documentaires, quelle qu’en soit la source, pour ensuite les aiguiller vers les solutions de signature électronique, de GED et de coffre-fort numérique. Pour la partie coffre-fort, Relay s’appuie sur Digipost (Groupe La Poste) dont le service propose toutes les garanties de sécurité, de confidentialité et d’archivage pérenne. Grâce à cette solution, les échanges entre les équipes RH et les collaborateurs gagnent en fluidité, en fiabilité et les temps de traitement des processus administratifs liés aux parcours professionnels du collaborateur sont réduits. Compatible avec les systèmes existants, Relay propose également un reporting en ligne pour davantage de visibilité sur le statut de chaque traitement. Il est par ailleurs possible d’externaliser les envois si besoin, ce qui est particulièrement utile en cas de crise.
Si cette technologie facilite et optimise la diffusion des documents RH, elle peut aussi adresser les autres types de documents de l’entreprise (contrats clients, factures, etc.). D’autant que sa mise en place s’inscrit logiquement dans le cadre plus global de la transformation digitale de l’organisation.
Pour en savoir plus sur la gestion documentaire en cas de crise, Pitney Bowes propose, en partenariat Serda Compétences et le magazine Archimag, un mini-MOOC gratuit. Pour le suivre et devenir plus agile, c'est ici.
