Ces dernières années, et tout particulièrement avec la généralisation du télétravail, l’utilisation d’outils de communication instantanée et de collaboration a explosé au sein des organisations de tous types. Les géants du marché se sont ainsi engouffrés dans la brèche, négligeant parfois le caractère volatile de l’information. En effet, au sein de ces solutions, l’information se noie dans un flux continu et finit par disparaitre totalement. De fait, s’il est vrai que ces outils favorisent la collaboration instantanée, quid de la sauvegarde et de la pérennité des connaissances acquises ?
Au-delà des fonctionnalités traditionnellement dévolues à la bureautique collaborative (travail à plusieurs sur un même document, révisions, conversation instantanée, etc.), la plateforme d’Alfeo se tourne vers la capitalisation et l’accès à l’information. Un positionnement unique qui passe notamment par des fonctions de recherche et de partage facilitées.
Garantir l’accessibilité de l’information
Afin de répondre pleinement aux attentes des utilisateurs de Digital Workplaces, Alfeo s’est appuyée sur ses années d’expérience pour développer Syracuse, une solution complète qui résout une problématique majeure : l’accès optimal à une information dispersée. Grâce à son ergonomie et son interface, la plateforme est en mesure de briser les silos pour favoriser l’accès à la connaissance. La Digital Workplace d’Alfeo se positionne dès lors en complémentarité des GED en place, et plus largement de toutes les applications métiers faisant partie du SI, permettant de fédérer les contenus, de les connecter et de les interroger.
« L’un des principaux avantages de Syracuse est son moteur de recherche intelligent, ergonomique et rapide. Nous mettons en place des mécanismes issus de l’intelligence artificielle qui guident la recherche. Ce moteur est à la fois malléable et paramétrable. Il est capable d’indexer du contenu issu de sources variées : applications métiers locales, bases spécialisées métiers, avec une analyse intelligente pour restituer un résultat par pertinence. Les utilisateurs ont également accès à toutes les fonctions d’abonnement aux flux de recherche (nouveaux documents, nouvelles versions, etc.) et peuvent mémoriser leurs centres d’intérêt pour se tenir informés des dernières nouveautés », indique Olivier Walbecq.
Plus d’échanges avec les utilisateurs
Outre la centralisation et la restitution des informations essentielles aux collaborateurs, Syracuse se distingue par sa capacité d’animation des communautés. Les personnes chargées de cette mission (équipes de communication, Knowledge Managers, veilleurs, etc.) peuvent s’appuyer sur des fonctions complémentaires pour donner vie aux contenus, notamment à travers la mise en place de recherches scénarisées permettant de contextualiser l’information. En plus de cette animation humaine, un module de gestion de la demande est intégré afin de collecter et capitaliser les questions récurrentes des collaborateurs (veille métier ou normative, procédure interne, helpdesk…) et d’en assurer un traitement efficace par les services concernés.
« Syracuse intègre un CMS très facile d’emploi. Les collaborateurs qui sont amenés à l’utiliser ne sont pas des informaticiens, ils doivent pouvoir manipuler des objets multimédias et les mettre en scène pour partager l’information : c’est ce que propose la plateforme. Ils disposent aussi de toutes les fonctions éditoriales nécessaires », précise Olivier Walbecq. « Nous proposons également un outil éditorial de type blog, assez populaire chez nos clients, ne nécessitant aucune formation particulière. C’est un outil simplissime pour créer du contenu et le partager. »
Une méthodologie pour être 100 % opérationnel
Allant plus loin dans la démarche que la mise en œuvre d’une plateforme, Alfeo se concentre sur l’accompagnement au changement, à travers une méthode dédiée. Spécialistes de l’UX, les équipes d’Alfeo accompagnent leurs clients dans le recensement des contenus dans un esprit de gouvernance de l’information, mais également dans l’identification des personae, des KPI, des objectifs poursuivis, etc. Cette démarche d’accompagnement itérative contribue ainsi à faire émerger la Digital Workplace et à provoquer l’adhésion, en motivant les différentes parties prenantes du projet.
Et pour convaincre les plus réticents, Syracuse Digital Workplace dispose d’un atout de taille : sa vocation étant de briser les silos d’informations et d’en fédérer l’accès, elle garantit et préserve la confidentialité des données. Dans ce sens, un puissant outil de gestion des droits et des profils contribue à assurer la sécurité des données et contenus. Syracuse s’interface notamment avec des entrepôts numériques externes (compatibilité CMIS), préservant l’intégrité des documents qui y sont stockés. Un atout non-négligeable pour répondre aux contraintes de sécurité des données.
Et maintenant pour poursuivre sur ce sujet passionnant qu'est la Digital Workplace, après l'expertise... place à l'illustration !
Nous vous invitons à visionner la vidéo de notre atelier "GED, serveurs de fichiers, ERP, CRM... au secours ! L'information est partout" animé par Eric Le Ven, journaliste chez Archimag et Antoine Larré, Product Evangelist chez Alfeo, lors du salon Documation qui s'est tenu à Paris les 7, 8 et 9 septembre derniers.
C'est par ici : J'accède au replay de l'atelier !
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