L’activité du Comptoir Médical du Sud-Ouest l’amène logiquement à collecter de nombreuses informations personnelles sur les patients. Et son outil de gestion documentaire historique ne lui permettait pas d’être conforme aux règles en vigueur dans ce domaine. L’entreprise a donc décidé de remplacer sa solution existante par un nouveau logiciel répondant également à ses besoins en matière de traitement des dossiers administratifs, fournisseurs, clients et RH. “Nous avions également besoin de disposer d’un environnement réglementaire avec un hébergement certifié ISO 27001 et HDS (Hébergeur de données santé) pour l’archivage et le traitement des données de santé à caractère personnel de nos dossiers clients”, précise Marc-André Van Huffel, Gérant du CMSO.
HDS : une certification essentielle
Rappelons qu’en raison de leur particulière sensibilité, les données de santé à caractère personnel (DSCP) bénéficient d’un encadrement pour leur hébergement, et que seul un hébergeur certifié HDS est autorisé à les stocker. Ce dernier doit d’ailleurs respecter un cahier des charges très précis concernant plusieurs processus, dont la numérisation des documents médicaux, le traitement des informations médicales et l'utilisation d'archives en ligne. Zeendoc s’est associé à l’ESN normande AZ Network pour proposer une offre Santé certifiée HDS.
HDS : une obligation aux multiples bienfaits
Obtenir la certification HDS est un processus exigeant qui s’appuie sur plusieurs normes internationales telles que l'ISO 27001 (concernant les systèmes d'information), l'ISO 27018 (relative à la sécurité des DSCP dans le Cloud) et l'ISO 20000 (relative à la gestion des systèmes informatiques). Cette certification, qui inclut également des critères spécifiques aux données de santé et à leur traitement, a bien entendu été un facteur déterminant pour le CMSO. Car en confiant l'hébergement de ses données de santé à un prestataire certifié HDS, le CMSO bénéficie de plusieurs avantages :
- Elle peut accéder aux informations avec une sécurité maximale grâce à un profil et un mot de passe répondant à des normes d'authentification élevées.
- Elle s’assure que les DSCP sont conservées de manière sécurisée sur des serveurs distants et redondés, les mettant à l’abri des catastrophes et autres pannes matérielles.
- Elle peut consulter les informations à chaud, quand elle le souhaite, puisqu'elles sont systématiquement conservées sur deux serveurs au minimum et ce, de manière simultanée.
- Elle s’assure que les DSCP ne sont pas accessibles à des tiers sauf autorisation spécifique car elles sont chiffrées. Ainsi, à moins d'être en possession de la clé de déchiffrement, leur lecture est impossible.
Moralité : confier l'hébergement des données de santé à caractère personnel à une entreprise certifiée HDS est donc non seulement une obligation légale mais aussi la meilleure manière de s’assurer que ces informations critiques sont traitées et conservées de manière sécurisée, tout en respectant les droits des patients. Ce qui permet la solution de gestion documentaire Zeendoc.
Quand la GED s’adapte aux contraintes des utilisateurs
Plus de 24 Go de données ont ainsi été repris et indexés dans la GED Zeendoc. Et de cette reprise de l’existant à la mise en service de la solution, tout a été fait pour que l’adaptation soit la plus rapide possible et corresponde au fonctionnement et aux spécificités de l’entreprise médicale. Tous les utilisateurs se sont rapidement et facilement adaptés à cette nouvelle GED. D’autant qu’elle s’avère capable de classer automatiquement les documents et garantit un accès rapide à l’information. Désormais, en quelques secondes seulement, les utilisateurs peuvent retrouver n’importe quel dossier ou document. L’opération était beaucoup plus chronophage auparavant.
La GED au chevet de la relation client
Aujourd’hui, les nouveaux dossiers sont numérisés et directement déposés dans un espace unique et sécurisé au sein de la GED Zeendoc. L’ensemble des documents d’un dossier patient (carte mutuelle, prescription, prise de mesure, position fauteuil, photos techniques, compte-rendu, notes, etc.) sont ainsi consultables d’un simple clic, ce qui permet de réduire le temps de recherche et d'accroître la qualité de service auprès des clients et patients.
Une injection dans la GED facilitée
D’autant que différentes modalités de dépôt des pièces constitutives d’un dossier patient/client sont possibles. “Par exemple, l’intégration avec notre MFP qui permet de numériser le document, de le reconnaître automatiquement et de l’injecter dans la GED, offre bien plus de souplesse qu’auparavant, ajoute Marc-André Van Huffel. Nous avons par ailleurs gagné de l’espace physique dans les bureaux avec la numérisation de nos catalogues et autres dossiers volumineux.” Sans compter que la GED est désormais en mode SaaS et offre un accès distant à tous les collaborateurs, quel que soit le terminal utilisé et le lieu dans lequel il se trouve.
La GED Zeendoc a ainsi permis au Comptoir Médical du Sud-Ouest de se mettre en totale conformité avec le cadre légal en matière de gestion de données de santé, mais aussi d’optimiser sa gestion documentaire en gagnant en confort de travail, en rapidité, en efficacité et ce, tout en soignant sa relation client.
