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Spark Archives en quête d’un numérique responsable

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    En agissant sur leur vrac numérique grâce aux solutions de Spark Archives, les organisations peuvent aussi réduire leur empreinte carbone. (Freepik)
  • A l’initiative d’Archimag et Serda, la journée « numérique et dématérialisation écoresponsables » du 24 janvier 2023 fut l’occasion de faire un tour d’horizon complet des actions menées par les acteurs du numérique dans une démarche durable. Spark Archives, entité de Klee Group, a pu en profiter pour présenter de quelle manière un groupe fortement engagé enrichit sa roadmap pour permettre à ses clients d’avoir un impact sur ces sujets d’actualité.

    Une chose est sûre : la journée fut riche en enseignement. 

    En effet, la matinée consacrée à l’étude réalisée de concert entre Serda et la Coopérative Carbone a permis à l’ensemble des participants de partager une vision claire de l’impact de la gestion documentaire. 

    L’historique papier que l’ensemble de nos organisations accumulent depuis des années n’est pas neutre en matière d’impact carbone : fabrication, conservation, recyclage, … autant d’actions ayant un impact non négligeable et pour lesquels il existe des solutions. 

    C’est dans cette optique que Serda a mené une étude.

    Et un point paraît pertinent à mettre en avant, comme a pu le faire Pierre FUZEAU, vice-président du Groupe Serda-Archimag : l’évolution des outils informatiques doit nous permettre d’améliorer notre impact sur l’environnement.

    Un exemple : 

    • Dans le secteur privé, la conservation d’un stock physique de référence (chaine de commande de facturation) représente 11,7 tonnes d’eCO2 pour une durée de 10 ans. 
    • … alors que l’électronique permet, avec l’usage d’outils GED associés à une conservation en SAE, une réduction de près de 99% des émissions de CO² du même fonds !

    Les mécanismes d’identification, suivi du cycle de vie et traitement des documents conservés dans ces outils permettent d’optimiser efficacement l’impact écologique de ces fonds.

    Néanmoins, en tant qu’expert du domaine informatique, Klee Group a toujours été attentif à son impact environnemental au sein de ses pratiques quotidiennes, lui accordant un nombre certain de certifications et de labels. 

    Deux exemples majeurs, Klee Group a obtenu le label Numérique Responsable niveau 2 qui vise à réduire l’empreinte du numérique sur le plan social, sociétal et environnemental, à travers plus de 50 engagements pris par le groupe sur 3 ans (2022-2025). Mais est aussi engagé dans le global compact, porté par les Nations Unis, il s’agit d’un engagement à respecter ses 10 principes. Parmi ceux-ci, il y a 3 principes liés aux enjeux environnementaux.

    Dans ce contexte, Spark Archives a repensé la feuille de route de son offre pour pouvoir apporter une réponse aux attentes de nos clients.

    En partant du constat que le numérique a un impact considérable sur l’environnement* les experts Spark Archives ont travaillé depuis quelques mois sur la construction d’une offre mutualisée durable.

    Cette offre répondra à une idée simple : répondre aux besoins d’archivage réglementaire (NF 461) en s’appuyant sur des architectures mutualisées et pensées dans une logique écoresponsable. 

    Réduction des coûts, optimisation des datacenters, … cette proposition s’inscrit dans une véritable démarche éco-responsable.

    * = les datacenters sont à l’origine de 22% des GES (émissions de gaz à effet de serre) selon une étude menée par l’Ademe (2022)*.

    Tout comme la gestion du vrac numérique.

    Mais qu’est-ce le vrac numérique ? 

    Il s’agit de données non-structurées et donc difficilement retraçables. Elles n’ont pas de contexte ou de métadonnées et elles sont estimées à 80% des données d’une entreprise, d’un service. 

    Ce vrac numérique peut entrainer un grand nombre de problématiques : 

    • La perte de temps, liée à la recherche de documents
    • La perte d’informations : risque légal, non-respect de la confidentialité, opacité de l’information
    • Une perte de place et donc augmentation de la taille ou du nombre de datacenters

    Sans une mise en place d’une solution qui incite à une gouvernance de l’information, le vrac numérique apparait très rapidement après la création d’un service, d’une entité et devient réellement visible lors d’une restructuration, du départ d’un collaborateur, etc…

    Cette accumulation de documents, où nous retrouvons une part importante de doublons est un nœud central dans le travail des collaborateurs. Mais faut-il pour autant faire le nettoyage par le vide ?

    La définition d’une politique de gestion de l’information est une étape majeure pour éliminer le vrac numérique. Il faut aussi choisir des garants du respect et du maintien de cette politique, puis prévoir des séances pour sensibiliser l’ensemble des collaborateurs.

    La mise en application de cette politique commence par l’identification des emplacements de stockage du vrac et bien sûr, de faire appliquer la politique de gestion de l’information que vous avez définie. Également, il est préférable d’avoir des outils informatiques performants et ergonomiques facilitant le travail collaboratif, et d’empêcher la création de nouveaux espaces de vrac.

    L’expertise humaine est au cœur de ce traitement du vrac numérique pour calibrer son objectif final :   Détenir une politique de gouvernance et la faire adhérer à l’ensemble de l’organisation.

    L’humain est, en effet, le seul à pouvoir identifier ce qui pourra être conservé ou détruit. Il est cependant possible de s’appuyer sur des outils innovants.

    Spark Archives développe actuellement un outil de traitement du vrac numérique permettant d’analyser les documents pour en extraire les métadonnées et faciliter le classement final.

    Traiter les vracs numériques est un enjeu de taille pour les organisations. Le partage d’informations entre collaborateurs sera facilité, les entreprises gagneront en productivité. De plus, ce tri va permettre de réduire les coûts de stockage, les infrastructures ne fonctionneront plus en surcharge. Ainsi, cette action participe à réduire notre empreinte carbone.

    La gestion documentaire est au cœur de notre métier et nos experts vous accompagnent vers les solutions adaptées à vos besoins. 

    N’hésitez pas à contacter notre équipe pour plus d’informations. 

    L’équipe Spark Archives. 

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    Contact
    Spark Archives

    marketingsparkarchives@kleegroup.com

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