Ici, c’est un cabinet d’experts-comptables qui dépose dans une sphère Open Bee les bulletins de salaire pour ses entreprises destinataires. Là, ce sont des avocats qui transmettent, via une sphère, des contrats et documents de travail confidentiels. Là encore, ce sont des universités ou autres établissements d’enseignement supérieur qui mettent une sphère à disposition de leurs étudiants et du corps administratif pour l’échange de données… Créée par Open Bee, Sphère est un espace de travail facile à ouvrir et qui répond à une multitude de besoins collaboratifs, dans l’entreprise même ou avec des clients et partenaires.
Mieux travailler
Directeur des affaires financières, responsable informatique, chef de projets, collaborateurs du service comptabilité, ressources humaines ou d’autres services : tous au quotidien coéditent des documents, valident des contenus et partagent des informations, en interne comme en externe, depuis un poste de travail fixe, une tablette ou un smartphone. Leur besoin est double : pouvoir mieux travailler ensemble tout en maîtrisant cette communication. Et pas question de devoir se plier à un outil compliqué ! Créer sa sphère est on ne peut plus facile. L’administrateur établit le nom de domaine, du type « ma-raison-sociale. openbeecloud.com » — et on est dans le cloud. Il donne les autorisations et quiconque en a le droit peut ouvrir son espace personnalisé. Dans un environnement intuitif et guidé par un assistant, le responsable ou collaborateur définit les paramètres de sa sphère et invite ses collègues en leur attribuant les permissions de lire, commenter, télécharger ou modifier. Et c’est parti pour partager, annoter, assigner des tâches, lancer un fil de discussion…
Productivité et relation client
Sphère est rapidement adopté par les collaborateurs fatigués de devoir passer tant de temps à « gérer des emails ». Non seulement la productivité se trouve améliorée, mais c’est aussi la relation client qui en profite, par un gain en image et en efficacité. L’informatique aussi plébiscite Sphère. Il était temps de disposer d’un tel outil. On sait qu’environ 80 % des employés utilisent des applications web de partage d’information à l’insu de leur service informatique — le fameux phénomène de « shadow IT ». Sphère y met un terme.
Sécurité à tous les niveaux
Hébergée sur un Datacenter certifié ISO 27001, la solution Sphère recourt au cloud souverain d’Orange. C’est un premier niveau de sécurité. Double authentification, traçabilité, calcul d’empreinte des données, versionning, chiffrement : voilà pour les autres niveaux. Il faut aussi savoir que Sphère bénéficie de la certification Afnor « logiciel composant coffre-fort électronique » et est conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Enfin, une sphère peut être paramétrée pour une certaine durée de vie. Il sera alors toujours possible de la prolonger ou d’exporter les documents de référence soit sous forme de fichiers, soit… dans une autre Sphère.
Plus d’informations
Open Bee Sphère est distribué et disponible auprès d’Orange
E-mail : contact@openbee.com
