Archives pharmaceutiques : l'approche d'Iron Mountain pour Sanofi

La croissance de Sanofi, marquée par de nombreuses fusions et acquisitions, a laissé un héritage de systèmes et de fournisseurs d'archivage multiples. Avant l'intervention d'Iron Mountain, la gestion des archives de Sanofi était, en effet, dispersée auprès de douze sociétés de stockage différentes. Cette fragmentation engendrait une complexité considérable dans les processus de récupération des documents, rendant l'accès à l'information essentielle aussi incertain que chronophage. 

Un paysage documentaire fragmenté et coûteux chez Sanofi

Par nature, le secteur pharmaceutique manipule un volume considérable d'informations, en grande partie sur support papier, notamment en ce qui concerne les programmes de développement de médicaments et les essais cliniques. La conservation sécurisée et la traçabilité de ces données sont impératives non seulement pour répondre aux besoins internes de gestion de la qualité, mais également pour se conformer à des réglementations strictes et exhaustives. La nécessité de retrouver rapidement des documents critiques, qu'ils soient liés à des aspects cliniques, à des développements techniques ou à des exigences financières, légales et réglementaires, représentait donc un impératif majeur pour Sanofi. 

Sans compter la multiplicité des fournisseurs entraînait également une structure de coûts complexe et difficile à maîtriser. L'objectif était donc clair pour Sanofi : intégrer et centraliser ses archives auprès d'un prestataire principal afin d'améliorer le contrôle et l'accès au matériel stocké, de réaliser des économies d'échelle et d'établir des normes communes pour la gestion de ses archives à l'échelle mondiale.

La réponse d'Iron Mountain : centralisation, expertise et capacité globale

Pour cela, le groupe biopharmaceutique s'est tourné vers Iron Mountain, qui gérait déjà les archives de certains de ses départements. Le choix d'Iron Mountain s'est fondé sur la qualité de ses services antérieurs, sa capacité à gérer des projets complexes et son envergure internationale. Pour Hervé Bousquet, du service Group Archives de Sanofi, ces éléments ont été déterminants dans la décision de centraliser les archives avec Iron Mountain. 

Le projet mis en œuvre par Iron Mountain a consisté en un transfert massif des documents issus des anciens fournisseurs de stockage, suivi d'un catalogage, d'une consolidation et d'un transport d'environ 60 kilomètres linéaires de documents, conditionnés dans près de 100 000 boîtes ou conteneurs de cinquante litres. La planification du projet s’est avérée extrêmement rigoureuse, avec un rythme de six kilomètres linéaires (10 000 boîtes) transférés par trimestre. Cette logistique imposante a nécessité l'acheminement des documents dans 155 camions entièrement chargés, complétés par des livraisons en fourgons pour les lots plus petits. 

La solution proposée par Iron Mountain s'appuie sur son service de "Secure Storage", garantissant la préservation des documents importants dans des installations hautement sécurisées et conformes. L'approche d'Iron Mountain a donc permis à Sanofi de bénéficier d'une gestion de projet précise et d'une expertise reconnue dans le domaine de l'archivage physique.

Bénéfices concrets : efficacité accrue et réduction des coûts

Cette consolidation des archives a généré des avantages significatifs pour l'entreprise pharmaceutique. Sur le plan opérationnel, Sanofi bénéficie désormais d'un service plus rapide et plus fiable, puisque 3 000 utilisateurs actifs accèdent aux archives. En moyenne, ce sont 20 demandes de récupération de documents qui sont traitées chaque jour. Cette amélioration de l'accès à l'information contribue à une plus grande efficacité des processus internes et facilite la réponse aux exigences réglementaires.

Sur le plan financier, la rationalisation du nombre de fournisseurs et l'optimisation des processus d'archivage ont permis à Sanofi de réaliser des économies substantielles, estimées à 200 000 € par an. 

Au-delà des aspects pratiques et économiques, la collaboration avec Iron Mountain a permis à Sanofi de renforcer son contrôle sur ses archives, d'harmoniser ses pratiques de gestion documentaire à l'échelle mondiale et de poser les bases pour une meilleure conformité. En centralisant ses archives, Sanofi a ainsi pu transformer une complexité coûteuse en un atout stratégique.

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