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La montée en puissance du RGPD (Règlement général sur la protection des données) depuis 2018 (date de son entrée en vigueur en France) a mis en avant la fonction de DPO (délégué à la protection des données), souvent perçue comme nouvelle, alors que les archivistes portaient déjà une partie de ces préoccupations (conservation, accès, sécurisation des documents et données). Pour rappel, la définition révisée des archives dans le Code du patrimoine date de 2016 : "l’ensemble de documents, y compris des données".
Aujourd’hui, dans les organisations publiques ou privées, les deux fonctions se croisent sur le terrain de la gouvernance de l’information, mais avec des angles métier différents, ce qui amène parfois à des prises de position contrastées, pour ne pas dire opposées. Comment les articuler pour en faire une force et non une redondance ?
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Archiviste DPO : des fonctions distinctes…
Les fonctions d’archiviste et de DPO sont évidemment deux fonctions distinctes, mais qui ont plus de complémentarité qu’on ne le croit. Pour rappel, la fonction d’archiviste a pour principales missions le tri, la conservation, la valeur probatoire, la pérennité (notamment des preuves) et la mémoire. En ce qui concerne la fonction de DPO, celle-ci se caractérise par le suivi de la conformité au RGPD, aux droits des personnes (salariés, agents, citoyens, usagers, clients, prestataires, etc.), et à la protection des données personnelles.
Il y a donc bien des angles de vue différents. D’un côté, le patrimoine informationnel et documentaire, les preuves des activités et les cycles de vie, de l’autre, la conformité, le droit à l’oubli, la portabilité des données et la protection de la personne. Là où un archiviste pense en "DUC" et "DUA" (durées d’utilité courante et durées d’utilité administrative) et à la mise en application du sort final, le DPO raisonne en proportionnalité, gestion de consentement, effacement ou purge.
On a tous connu des situations de dialogue difficile entre archiviste et DPO d’une même organisation, mettant en opposition la question des durées de conservation : trop courtes, c’est un "risque de perte de mémoire", selon l’archiviste, trop longues "on n’est plus dans la conformité", répond le DPO. Le support numérique est aussi une source d’ambiguïté supplémentaire : copies multiples, sauvegardes, difficultés d’effacement, absence de fonction de purge dans les applications… Le dilemme principal porte sur la notion de conservation de preuve et sur celle de droit à l’oubli pour les personnes.
Autre complexité, archiviste et DPO ne sont pas positionnés dans les mêmes filières métier au sein d’un organigramme de collectivité ou d’entreprise. Là où l’archiviste est souvent inscrit dans une direction Ressources, Moyens généraux ou Culture (ce qui est le cas au niveau de conseils généraux, par exemple), la fonction DPO répond plutôt à une logique purement juridique ou informatique. Une étude de l’Agence nationale pour la formation professionnelle des adultes (Afpa) avait montré en 2022 que 34 % des DPO ont un profil informatique (et appartiennent, de fait, à une DSI), et 31 % un profil juridique. Le résultat est qu’archiviste et DPO travaillent chacun de leur côté.
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… Mais complémentaires
Il existe pourtant de nombreux terrains de convergence entre les deux fonctions. En priorité, le rôle clé des référentiels de conservation, dont la meilleure méthode d’élaboration relève aujourd’hui d’un travail partagé entre archiviste, DPO et représentants des métiers. En effet, archiviste et DPO partagent une culture commune : celle de la maîtrise des risques et de la gouvernance de l’information. À ce titre, on voit d’ailleurs se développer, dans les politiques d’archivage des organisations, des chapitres entiers sur les politiques de gestion des données personnelles intégrées aux plans de classement et aux tableaux de gestion (ou souvent appelés "calendriers de conservation").
Prenons le cas de la gestion des dossiers de ressources humaines (RH) et, plus particulièrement, des dossiers individuels de carrière des salariés ou des agents dans la fonction publique. Rappelons, à ce titre, que la mise en place de "dossier individuel de carrière" pour chacun est une obligation réglementaire. Compte tenu du nombre important de projets que Serda Conseil pilote en tant qu’assistant à maîtrise d’ouvrage, notre expertise sur ce sujet nous permet d’insister sur la complémentarité des deux fonctions archiviste et DPO : pour mettre en œuvre la digitalisation et le traitement numérique des documents et des données relevant du suivi de carrière, on a besoin de traiter les questions de droits des agents, de valeur légale des documents, de durées de conservation (DUC et DUA), de sort final et de confidentialité, notamment. Il est d’ailleurs de plus en plus courant qu’une étude d’impact sur la protection des données (AIPD) soit à rédiger à plusieurs mains (RH, archiviste, DSI, DPO) dans le cadre de l’instruction d’une solution de digitalisation et d’ECM pour des dossiers aussi sensibles que ceux de la carrière d’agents publics ou de salariés.
Autre domaine sensible : celui de l’habitat social. Archiviste et DPO sont souvent sollicités pour répondre aux questions des équipes métiers (attribution de logement, contentieux locatif, suivi social, etc.) sur les documents qui sont à demander (auprès des solliciteurs ou locataires), à instruire (dans le cadre des missions confiées, notamment pour l’attribution ou non d’un logement ou pour des travaux d’aménagement en raison du handicap ou de l’invalidité du locataire, etc.), puis à archiver (ou non, selon les durées de recours) ou à détruire. Face aux métiers qui sont demandeurs de doctrine cohérente et concrète et qui sont souvent soumis à des risques de litiges, il y a tout à gagner à apporter une réponse coordonnée et raisonnée.
D’ailleurs, on voit de plus en plus d’archivistes prendre en charge tout ou partie de la fonction DPO, que l’on soit dans un établissement de santé, dans une collectivité ou un organisme public d’État. Lors d’une enquête menée par Serda Conseil en 2024 auprès d’archivistes, 15 % portaient la double fonction.
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Vers une coopération efficace et continue
La mutualisation de ces deux fonctions est-elle la bonne réponse ? Y a-t-il une synergie naturelle entre elles ? On peut envisager plutôt une alliance opérationnelle entre les deux métiers, en faisant de l’archiviste un partenaire du DPO au niveau gouvernance de l’information. L’organisation aura tout à y gagner : une meilleure efficacité documentaire (du fait de la cohérence des modes opératoires), une réelle sécurité juridique (du fait de l’harmonisation des décisions) et qui permettent de tirer profit du meilleur des réglementations… Bref, de la crédibilité pour les deux fonctions vis-à-vis des équipes internes, de la direction générale, voire vis-à-vis des autorités de contrôle, comme la Cnil ou la Cour des comptes.
Un autre élément vient renforcer le besoin de cohérence entre archiviste et DPO : l’arrivée massive de l’intelligence artificielle (IA) et des fonctions d’automatisation de traitement massif de données, que beaucoup d’organisations étudient comme une source d’efficacité. Elles sont synonymes, notamment, de tri, d’anonymisation, de gouvernance des datas, etc.
DPO et archiviste ont tout à gagner à mettre en place une coopération efficace et continue, car, si le premier est souvent embarqué naturellement sur ce type de projet, cela est moins évident pour le second. Démontrer que DPO et archiviste se complètent plus qu’ils ne s’opposent enrichira les attendus du premier et permettra au second de ne pas être marginalisé.
Caroline Buscal
[Consultante experte et directrice de Serda Conseil]
