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Quel logiciel libre de gestion d’archives choisir ?

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    Découvrez les fonctionnalités et caractéristiques à surveiller pour bien choisir votre logiciel libre de gestion d'archives et un tableau comparatif des solutions disponibles. (Freepik/pressfoto)
  • Avec quel logiciel libre gérer ses archives ? Il faut bien sûr choisir selon des besoins clairement identifiés… Mais aussi selon ses capacités en archivistique ! Les logiciels libres de gestion d’archives offrent de quoi répondre à un large éventail d’exigences. Voici nos conseils et les points d'attention pour bien choisir votre outil libre d'archivage électronique ainsi qu'un tableau comparatif de logiciels libres de gestion d'archives en fin d'article. 

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    Logiciels de gestion d'archives : définition

    Un logiciel de gestion d’archives est un outil informatique qui assiste l’archiviste dans son travail en automatisant certaines de ses tâches de gestion et en lui permettant d’aller plus loin dans le traitement archivistique : classement, collecte, gestion des versements et des entrées, production d’inventaires, description des documents, mise en ligne d’instruments de recherche, gestion semi-automatique des communications, etc.

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    enlightenedLire aussi : Comment conserver et détruire des archives ?

    En pratique, les logiciels libres de gestion d’archives sont une vaste famille. Elle englobe aussi bien des outils de gestion de documents très sommaires et peu lourds à installer, mais qui demandent de la rigueur pour les utiliser, que des outils très pointus permettant de gérer un aspect ou l’autre, basés sur les métadonnées et les liens entre les documents d’archives.

    Cela se traduit par une multiplicité de l’offre. Chaque outil développe un volet de la gestion archivistique d’un fonds avec ses fonctionnalités propres. On peut en utiliser plusieurs en chaîne pour traiter différents aspects d’une même unité archivistique : la description, le traitement des espaces, l’enrichissement  des métadonnées, la gestion courante documentaire, etc.

    Parmi tous les outils libres, certains sont développés spécifiquement par des archivistes et donc répondent pleinement aux besoins d’archivage, d’autres correspondent plus à de la gestion documentaire classique.

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    Des logiciels libres pour différents publics

    Selon le type d’outil choisi et les besoins exprimés, les logiciels libres de gestion d’archives s’adressent à des publics différents.

    Certains nécessitent de connaître le métier de la gestion documentaire et de l’archivage et sont destinés à un public de documentalistes, bibliothécaires et archivistes.

    En effet, les outils libres nécessitent souvent des adaptations techniques et une rigueur métier plus forte que pour les logiciels propriétaires : paramétrages spécifiques, rédactions de modes opératoires de versement.

    En revanche, certains outils peuvent tout à fait être appropriés à un public non initié, comprenant les métiers eux-mêmes.

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    Des outils selon la volumétrie et le format des archives traitées

    Après la question des compétences et de la formation de la personne amenée à utiliser le logiciel de gestion archivistique, il faut aussi se poser la question de la volumétrie d’archives traitée.

    Trois paramètres compliquent la mise en œuvre de l’archivage :

    • la volumétrie des documents et des données ;
    • la richesse et d’exotisme des formats ;
    • les contraintes administratives et informatiques.

    Quand on parle de logiciels libres, l’existence de communautés des développeurs et d’utilisateurs doit être prise en considération.

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    Des logiciels pour divers usages

    Divers usages de l’outil sont à envisager : l’objectif est-il plutôt de stocker des documents dans des cartons ou dans des répertoires bureautiques et de pouvoir les retrouver facilement, ou bien d’archiver dans les règles de l’art prenant en compte les règles de gestion d’archives publiques, ou bien encore de mettre en valeur une sélection de documents pour les faire connaître à un large public, ou enfin de leur associer des métadonnées de gestion ou de description fines ?

    Ces besoins sont très divers et impactent fortement le choix du logiciel de gestion.

    Paramètres techniques de l'application

    Sur le plan technique, plusieurs éléments doivent être pris en compte : le type d’hébergement, l’architecture de l’application, le moteur de recherche, la présence d’API, les possibilités de migration, le respect des standards utilisés. Certains logiciels incluent la possibilité de configurer des flux de travail, les rôles joués par les administrateurs et autres intervenants.

    De façon générale, on distingue deux grandes catégories de logiciel :

    • les logiciels de gestion d’archives papier qui permettent de faire le lien entre les versements et la localisation des boîtes
    • les logiciels de gestion d’archives numériques qui incluent la conservation pérenne des données.

    enlightenedLire aussi : Les archivistes face au management des données

    Droits d'accès pour télécharger le logiciel ?

    La question préalable à se poser : ai-je les droits d’accès suffisants pour télécharger un logiciel sur mon PC professionnel ? Si ce n’est pas le cas, alerter la direction des systèmes d’information.

    La majorité des logiciels sont des logiciels téléchargeables sur internet, avec leur notice explicative de mise en place. La plateforme GitHub met à disposition de nombreux logiciels libres. Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez les liens pour accéder au téléchargement des outils décrits.

    Cliquez sur l'image ou le lien
    pour accéder au tableau comparatif
    des logiciels libres de gestion d'archives

    au format PDF :

    logiciel-libre-gestion-archives-comparatif

    Marie Jenner
    Consultante AMOA
    Serda Conseil

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    À quels stades les outils de veille recourent-ils à des éléments d’intelligence artificielle ? Peu à peu, celle-ci intervient tant en amont (sourcing) du processus de veille qu’au niveau du traitement (analyse, datavisualisation…) ou en aval (diffusion). Mais cette assistance aux tâches de veille ne risque-t-elle pas d’empiéter sur le métier ? Quelle est son ampleur actuelle ?
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    Commentaires (1)

    • Portrait de Aveniocom148060

      Bonjour et merci pour cet article éclairant. Juste précision, dans le tableau des logiciels gratuits, il n'apparait pas pas le logiciel Avenio (Editeur Di'X sas) qui est disponible gratuitement dans sa version mono poste. Bien cordialement.

      sep 15, 2021
    Le chiffre du jour
    1
    est en moyenne signalée toutes les semaines dans les établissements de santé depuis janvier 2021. Les hôpitaux ont subi 27 cyberattaques majeures - qui ont effectué tout ou partie de leurs systèmes d'information - en 2020.
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