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Logiciels de gestion d'archives : définition
Un logiciel de gestion d’archives est un outil informatique qui assiste l’archiviste dans son travail en automatisant certaines de ses tâches de gestion et en lui permettant d’aller plus loin dans le traitement archivistique : classement, collecte, gestion des versements et des entrées, production d’inventaires, description des documents, mise en ligne d’instruments de recherche, gestion semi-automatique des communications, etc.
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En pratique, les logiciels libres de gestion d’archives sont une vaste famille. Elle englobe aussi bien des outils de gestion de documents très sommaires et peu lourds à installer, mais qui demandent de la rigueur pour les utiliser, que des outils très pointus permettant de gérer un aspect ou l’autre, basés sur les métadonnées et les liens entre les documents d’archives.
Cela se traduit par une multiplicité de l’offre. Chaque outil développe un volet de la gestion archivistique d’un fonds avec ses fonctionnalités propres. On peut en utiliser plusieurs en chaîne pour traiter différents aspects d’une même unité archivistique : la description, le traitement des espaces, l’enrichissement des métadonnées, la gestion courante documentaire, etc.
Parmi tous les outils libres, certains sont développés spécifiquement par des archivistes et donc répondent pleinement aux besoins d’archivage, d’autres correspondent plus à de la gestion documentaire classique.
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Des logiciels libres pour différents publics
Selon le type d’outil choisi et les besoins exprimés, les logiciels libres de gestion d’archives s’adressent à des publics différents.
Certains nécessitent de connaître le métier de la gestion documentaire et de l’archivage et sont destinés à un public de documentalistes, bibliothécaires et archivistes.
En effet, les outils libres nécessitent souvent des adaptations techniques et une rigueur métier plus forte que pour les logiciels propriétaires : paramétrages spécifiques, rédactions de modes opératoires de versement.
En revanche, certains outils peuvent tout à fait être appropriés à un public non initié, comprenant les métiers eux-mêmes.
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Des outils selon la volumétrie et le format des archives traitées
Après la question des compétences et de la formation de la personne amenée à utiliser le logiciel de gestion archivistique, il faut aussi se poser la question de la volumétrie d’archives traitée.
Trois paramètres compliquent la mise en œuvre de l’archivage :
- la volumétrie des documents et des données ;
- la richesse et d’exotisme des formats ;
- les contraintes administratives et informatiques.
Quand on parle de logiciels libres, l’existence de communautés des développeurs et d’utilisateurs doit être prise en considération.
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Des logiciels pour divers usages
Divers usages de l’outil sont à envisager : l’objectif est-il plutôt de stocker des documents dans des cartons ou dans des répertoires bureautiques et de pouvoir les retrouver facilement, ou bien d’archiver dans les règles de l’art prenant en compte les règles de gestion d’archives publiques, ou bien encore de mettre en valeur une sélection de documents pour les faire connaître à un large public, ou enfin de leur associer des métadonnées de gestion ou de description fines ?
Ces besoins sont très divers et impactent fortement le choix du logiciel de gestion.
Paramètres techniques de l'application
Sur le plan technique, plusieurs éléments doivent être pris en compte : le type d’hébergement, l’architecture de l’application, le moteur de recherche, la présence d’API, les possibilités de migration, le respect des standards utilisés. Certains logiciels incluent la possibilité de configurer des flux de travail, les rôles joués par les administrateurs et autres intervenants.
De façon générale, on distingue deux grandes catégories de logiciel :
- les logiciels de gestion d’archives papier qui permettent de faire le lien entre les versements et la localisation des boîtes
- les logiciels de gestion d’archives numériques qui incluent la conservation pérenne des données.
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Droits d'accès pour télécharger le logiciel ?
La question préalable à se poser : ai-je les droits d’accès suffisants pour télécharger un logiciel sur mon PC professionnel ? Si ce n’est pas le cas, alerter la direction des systèmes d’information.
La majorité des logiciels sont des logiciels téléchargeables sur internet, avec leur notice explicative de mise en place. La plateforme GitHub met à disposition de nombreux logiciels libres. Dans le tableau ci-dessous, vous trouverez les liens pour accéder au téléchargement des outils décrits.
Cliquez sur l'image ou le lien
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des logiciels libres de gestion d'archives
au format PDF :
Marie Jenner
Consultante AMOA
Serda Conseil
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