Selon la dernière enquête Archimag et Jalios édition 2019, traduite en une infographie, la mise en place d’une solution de Ged collaborative progresse (1). Pour la première fois, le nombre de collaborateurs qui échangent entre eux avec un même outil dépasse la barre des 50 % pour atteindre 55 %, en hausse de 7 points par rapport à 2018. C’est désormais une généralisation de nouvelles pratiques professionnelles.
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Les technologies collaboratives sont l’une des révolutions majeures du monde du travail, qui impactent tous les salariés dans leur quotidien, les directions dans leur management, et ce quel que soit le secteur d’activité, public comme privé.
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Un nouvel ensemble de pratiques professionnelles s’installe autour de la Ged collaborative. Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) fonctionnent mieux, les entreprises plébiscitent la Digital Workplace et profitent souvent d’un déménagement pour l’installer. La gestion de projets, que ce soit dans un service ou en transversal, ne peut plus se passer d’une plateforme d’échange commune : 48 % des collaborateurs souhaitent échanger des documents entre eux et 44 % veulent pouvoir travailler ensemble sur un même document.
En outre, ces nouvelles pratiques ne se limitent pas à l’interne : 27 % des répondants, chiffre en hausse de 3 points par rapport à l’an dernier, souhaitent désormais échanger et partager des documents avec des clients, des partenaires ou des fournisseurs.
Seulement 8 % sur une plateforme collaborative unique
Au-delà de la Ged, les échanges professionnels se font encore, ce n’est pas une surprise, à 76 % par mail. Ce chiffre a tendance à baisser lentement au profit de réunions physiques ou à distance (9 % des échanges). La mise en place d’une plateforme collaborative unique se développe progressivement : 8 % des organisations cette année, contre moins de 5 % l’an dernier. En tête, les secteurs de l’industrie et des services. À la traîne, les collectivités territoriales et le secteur hospitalier.
Recherche d’efficacité et résistance au changement
Les valeurs traditionnelles pour déclencher des projets de Ged collaborative sont liées à une stratégie d’entreprise qui veut réussir sa transformation digitale. Mais les valeurs montantes sont beaucoup plus pragmatiques : en premier, 58 % des collaborateurs et des managers recherchent davantage d’efficacité dans leur travail ; 31 % veulent gagner du temps, facteur également en hausse, et 21 % veulent absolument changer leur système ancien et vieillissant.
Quant aux freins, la résistance au changement arrive en tête, à 54 %, phénomène qui s’aggrave encore de 2 points par rapport à 2018. La communication interne sur ces projets, un accompagnement RH et des exemples de bonnes pratiques ou des démos : tous ces dispositifs doivent être proposés pour rassurer.
Définitions
- Socialisation de la gestion documentaire
Appelée encore gestion documentaire collaborative : il s’agit de pratiques de partage documentaire qui s’effectuent dans un référentiel unique ou dans des espaces collaboratifs dédiés à un département, un projet ou une communauté. Seuls 25 % des professionnels connaissent ce terme.
- Social learning ou digital learning
Le social learning fédère, via un point d’entrée unique, formation, communication et collaboration autour des objectifs d’apprentissage. Il est particulièrement apprécié par les nouveaux collaborateurs et participe d’une bonne intégration. 42 % des professionnels connaissent ce terme.
- Digital workplace
Concept davantage connu, il s’agit d’un environnement de travail numérique et partagé où les collaborateurs accèdent aux informations et applications dont ils ont besoin au quotidien pour être efficaces dans leurs différents rôles. 62 % des professionnels savent ce qu’est la digital workplace.
(1) Méthodologie de l’enquête : 234 répondants ; enquête administrée en ligne entre le 21 janvier et le 5 mars 2019. Fonctions des répondants : managers, 49 % ; collaborateurs : 51 %. Taille des organisations : plus de 5 000 personnes, 15 % ; 250 à 5 000 personnes, 41 % ; 10 à 250 personnes, 30 % ; moins de 10 personnes, 15 %. Secteurs d’activité répondants : tous les secteurs sont représentés.
