Secrétaire Technique

ORALYS, filiale du groupe ORTEC, spécialisée dans l'Ingénierie Documentaire, recherche une Secrétaire Technique H/F, CDI basé à Malakoff (92).

Activités principales :
Assistanat du chef de service et de l'état-major 
 Traite le courrier journalier, filtre les appels téléphoniques et suit l'agenda en consultation
 Classe et gère les documents confidentiels
Gestion courante du Service INS et de l'état-major 
 Assiste au quotidien le chef de service, son adjoint, ses délégués projets et chefs de groupe et l'état-major de l'EIB
 Assure l'accueil téléphonique et physique du service et de l'état-major de l'EIB si nécessaire
 Gère le courrier, les fax, les documents reçus (enregistrements des entrées / sorties, envoi, diffusion en interne…)
 Met à jour les documents internes au service et à l'EIB HPC (annuaire téléphonique, tableaux de bord…)
 Gère le planning des réunions et les réservations de salles, vidéoprojecteurs et audioconférence
 Prépare et met en forme des documents (présentation Powerpoint, graphiques Excel, insertion de visuels, etc.)
Accueil RH & logistique
 Gère les arrivées et les départs des collaborateurs (badges accès et badges cantine, suivi des sorties des effectifs)
 Prépare les demandes de matériels, logiciels informatiques et lignes téléphoniques
 Suit les absences et le planning des congés 
 Organise les voyages et déplacements et réalise les demandes de visas si nécessaire, gère les notes de frais
Documentation technique
 A partir d'un logiciel de Gestion Electronique de Documents et à la demande de chaque collaborateur du service ou de l'état-major de l'EIB, réalise le suivi technique documentaire du service et de l'état-major de l'EIB : assure la création, suit et diffuse certains documents et génère les éventuelles modifications 
Met en forme les notes techniques (orthographe, mise en forme et mise en page)

De formation Bac +2 minimum, 4 ans d'expérience minimum et un bon niveau d'anglais (TOEIC 550)
Aptitudes personnelles : très bonne organisation personnelle, capacité à s'imposer comme interlocuteur privilégié au sein des équipes, aisance relationnelle, très bonne capacité d'écoute, capacité à être réactif, sens du service