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Nouveau portail pour nouvelle vie : comment l’unité information et documentation du département des Alpes de Haute-Provence a valorisé ses services

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    PMB services
    Tout est centralisé et la plupart des opérations peuvent être faites depuis le portail / PMB Services
  • Rattachée au service des affaires juridiques, l’unité information et documentation du Département des Alpes de Haute-Provence propose ses services documentaires à l’ensemble des agents du Conseil Départemental, soit environ 1 200 personnes œuvrant dans des domaines aussi variés que le développement territorial, le social, l’éducation, la culture ou encore les services techniques. Mais pour que cette offre existe davantage, une refonte des outils de communication et de valorisation était nécessaire. 

    Pilotée par Diane Hueber, entourée de deux professionnels - 1 documentaliste et 1 gestionnaire administrative (Jacqueline Lhermet et Sabine David) - l’unité information et documentation propose différents services aux agents : 

    • des recherches documentaires et des veilles spécifiques à la demande,

    • une veille documentaire, d’actualité et juridique quotidienne,

    • un panorama de presse local quotidien, 

    • la gestion des abonnements (environ 270) et des acquisitions pour tous les services,

    • le prêt et la consultation (sur place) du fonds documentaires (ouvrages et périodiques).

    Une offre pas assez exploitée

    “Nous pouvons répondre à diverses demandes d’information, mais ces demandes restent relativement anecdotiques y compris pour la veille, déplore la responsable de l’unité. Il s’agit souvent de demandes juridiques pointues, émanant d’un « noyau dur » d’une trentaine d’utilisateurs réguliers qui a l’habitude de nous solliciter.

    Nous réalisons cependant un panorama de presse locale tous les jours sur les questions qui intéressent les agents. Nous sélectionnons une vingtaine d’articles chaque jour et nous les indexons par thématique. C’est notre produit phare, le plus suivi (entre 50 et 100 lecteurs par jour) ».
    Pour cette opération, c’est la solution de clipping ZeDoc qui est utilisée. Elle permet de numériser les pages de journaux, d’importer des images ou des sites internet, puis de créer chaque article de presse avec une mise en page automatique au format A4, une page de garde, un sommaire et des signets. 

    Améliorer la communication pour exister

    “Nous proposons également du prêt d’ouvrages et de la consultation de revues spécialisées, mais cela reste également assez marginal, poursuit Diane Hueber. Un sondage auprès des agents fin 2017 avait d’ailleurs confirmé que le facteur principal était le manque de temps, mais aussi un manque d’information et de communication auprès des agents). D’autant que le département est très étendu et que de nombreux agents sont excentrés. Ce qui complique un peu plus notre tâche”.

    Soucieuse de valoriser ses services, l’unité de documentation a entreprise un vaste chantier de réorganisation et de modernisation. Avec une priorité : la mise en ligne d’un nouveau portail destiné aux agents du département. “Jusqu’à ce que nous disposions du portail, nous jonglions avec une quinzaine d’outils différents (en ligne ou en interne) et faisions finalement beaucoup de bricolage” reconnaît la responsable. 

    Mettre fin à la dictature du mail

    Le logiciel documentaire, par exemple, n’était pas accessible par les agents. Il s’agissait d’une simple base de données, alimentée quotidiennement. “Nous éditions par ailleurs tous les mois un catalogue des notices récemment ajoutées, précise Diane Hueber. Et toute la communication se faisait par mail. Ce que nous voulons aujourd’hui absolument éviter”. 

    Vers une rationalisation des outils

    L’unité documentation utilisait également des outils en ligne comme Dropbox ou Sharefile pour diffuser à certains lecteurs son panorama de presse et Tumblr pour réaliser sa veille. Quant aux outils de diffusion de l’information, ils n’étaient absolument pas pratiques. “Nous disposions également d’un espace « doc » sur l’intranet ajoute Me Hueber.
    Il existe toujours, car nous sommes encore en phase de transition, mais il est peu utilisé ”. Géré par le service de la communication interne, cet intranet abrite des billets d’actualité interne, ainsi que des documents pratiques transversaux mis à disposition par les services administratifs (RH, informatique, etc.), par exemple.

    Enfin, un nouveau portail

    “Nous voulions faire exister davantage le service, valoriser son offre, mieux diffuser l’information et proposer un vrai service doc avec un maximum de valeur ajoutée”, souligne Diane Hueber. Et cela passait forcément par la diffusion web et le déploiement d’un nouveau portail. Un appel d’offres a donc été lancé et, c’est PMB Services qui a été retenu. Sa solution offrait, en effet, des fonctionnalités et des possibilités poussées et en phase avec les besoins de l’unité documentation.

    Une centralisation des opérations

    Désormais donc, tout est centralisé et la plupart des opérations peuvent être faites depuis le portail. Excepté la réalisation du panorama de presse. “Nous envoyons encore quelques mails, mais le volume a été considérablement réduit, signale Me Hueber. Même les demandes peuvent être automatisées et faites via le portail. Nous avons aussi largement amélioré notre communication et nous pouvons partager plus facilement des ressources”.

    Les agents peuvent maintenant se connecter depuis n’importe où (plus égalitaire vis-à-vis des collègues dispatchés sur le territoire) et il est également prévu qu’ils puissent se connecter automatiquement au portail depuis leur poste (via l’annuaire interne). “Les codes d’accès ont tendance à freiner de gens et à dégrader l’expérience utilisateur”, reprend Diane Hueber.”.

    Nouvelles idées, nouveaux projets

    Lancé fin juin, le portail a été peaufiné tout au long de l’été et des ajustements ont été nécessaires pour améliorer l’aspect graphique du front-office. L’ambition étant que le nombre de visiteurs augmente rapidement et que le portail devienne un point de référence pour les agents. “Nous avons accès à des statistiques avancées grâce à l’outil et pouvons mesurer la fréquentation en instantané avec Google analytics, poursuit la responsable.

    Prochainement, nous proposerons une newsletter hebdomadaire, et étofferons l’offre avec des dossiers documentaires. Nous mettons par ailleurs en avant des MooC, des webinaires, etc. : pourquoi ne pas travailler avec le service formation et créer une page “formation en ligne”, à moyen terme ? Tout est possible avec ce portail. Cela nous donne de nouvelles idées”. Il est notamment question d’uploader et de rendre disponibles en ligne les délibérations, et aussi créer un “pont” entre le portail PMB et ZeDoc pour que les articles du panorama de presse puissent remonter dans les recherches.

    Fédérer autour du portail

    L’unité est désormais totalement autonome sur la création des rubriques et a aussi la main sur de nombreux aspects du portail. Les équipes de PMB Services restent cependant mobilisées sur l’optimisation graphique, lorsque cela est nécessaire. “Clairement, ce portail nous a permis de travailler plus rapidement, de professionnaliser nos missions et notre service, assure Diane Hueber. L’objectif, c’est qu’un maximum d’agents le prennent en main”.

    “Nous avons demandé à chaque directeur comment il souhaitait que nous présentions l’outil à ses agents. Une vague de présentations est donc en cours. Nous essayons d’attiser la curiosité avec les fonctionnalités pratiques, personnalisables et participatives proposées par l’outil tout en insistant sur le fait que nous sommes là pour les accompagner et recueillir leurs retours utilisateurs. » 

    Parmi les pistes de mutualisation à l’étude, l’idée de se rapprocher de notre département voisin (le CD05 qui n'a pas de service doc) ou encore de l’agence territoriale de développement, est en train de faire son chemin pour d’éventuelles mises en œuvre à moyen ou long terme.

    PMB Services
    web www.sigb.net
    mail pmb@sigb.net
    tel+33 (0)2 43 440 660
    ZI de Mont/Loir Château du Loir
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