Découvrez L'Archiviste Augmenté, la newsletter thématique gratuite d'Archimag dédiée aux professionnels des archives et du patrimoine !
Dans un environnement de travail 100 % numérique, un référentiel d’archivage ne peut plus se réduire à un simple tableau listant des types de documents et des DUA (durée d’utilité administrative) : il doit devenir une véritable cartographie hybride des documents et des données, alignée sur les processus de l’organisation. Mais alors, comment construire et adapter un référentiel d’archivage qui embrasse à la fois les documents (2) et les ensembles de données, pour qu’il soit utilisable par les métiers, approuvé par les juristes, le DPO ou la DSI, et validé par les tutelles compétentes (Siaf, archives départementales, direction générale de l’organisation elle-même, etc.).
Lire aussi : Bases de données des durées de conservation des documents
C’est un chantier à part entière qui associe expertise documentaire et archivistique, contraintes réglementaires (Code du patrimoine, RGPD, réglementations métier, des normes, comme l’Iso 15489, la NF Z 42-013, etc.), enjeux de gestion du droit des personnes, cybersécurité et numérique responsable. De nombreux écueils sont à éviter : travailler en solitaire, élaborer un outil trop complexe, ne pas prévoir son application concrète dans les systèmes de gestion, se centrer trop sur les types de fonds d’archives déjà versés et pas assez sur les flux à venir… Construire le référentiel d’archivage de son organisation, c’est avant tout une démarche collaborative, pragmatique, évolutive, qui doit aboutir à un outil vivant, utilisé et mis à jour dans le temps.
Communication et collaboration
Établir et maintenir un référentiel d’archivage est un défi de communication et de collaboration. Car, comme tout projet collaboratif, la première étape est d’abord celle du cadrage : il s’agit de définir les participants (métiers, juristes, conformité, informatique) et leur implication.
L’une des erreurs les plus courantes est de laisser les métiers désigner leurs représentants : on ne peut que recommander à l’archiviste d’enquêter au préalable auprès des métiers, de rencontrer les chefs de service, les managers d’activité, les experts de leur domaine ou encore les administrateurs fonctionnels pour identifier celles ou ceux les plus à même d’endosser le rôle de représentant (connaissance du domaine métier, antériorité, intérêt pour la gestion de l’information, etc.). L’archiviste portera également une attention toute particulière à identifier très tôt les personnes qui vont endosser le rôle de validation, un rôle indispensable si on veut que le référentiel soit appliqué par les équipes. Là aussi, la réponse peut être multiple – direction générale, conformité, représentants du CST (3) –, voire les trois, sans oublier le cas des multitutelles.
Préparer les travaux
L’étape suivante consiste à préparer les travaux à partir des sources identifiées (réglementations, normes, bonnes pratiques métier, cartographies internes de processus, extraits de rapport d’activité, présentations de domaine, etc.), secteur par secteur, fonction par fonction. Il s’agit d’établir des prélistes, d’extraire les éléments de flux d’informations des processus métier et d’identifier un premier niveau de types de documents et de données.
Il est toujours préférable d'arriver avec des propositions d’ensembles de données (données personnelles, données administratives, etc.) et de types documentaires (formulaires, éditions issues d’applicatifs métier, arrêtés, signés ou non signés, etc.) sous la forme d’une "cartographie" documentaire alignée sur des processus métiers majeurs, à partager en atelier de travail. Ainsi, le référentiel d’archivage s’adapte au contexte de la généralisation du tout numérique, les archives ne se limitant plus à des documents ou des dossiers isolés : elles s’accompagnent désormais de mentions de bases de données, de flux d’informations et d’ensembles de données issus des systèmes métiers, ERP ou autres plateformes collaboratives.
Lire aussi : Explosion des données, pression réglementaire, essor du numérique... Les grands enjeux de la fonction d’archiviste
Quelques bonnes pratiques
Présentez une maquette simple de 5 à 7 colonnes maximum pour le futur référentiel (la même pour tous !). Celle-ci sera utilisable pour toutes les étapes du travail de construction, y compris pour la diffusion du futur référentiel. Intégrez systématiquement une colonne "observations" assez générique permettant la présentation de différentes informations complémentaires (références de textes, éléments déclencheurs de l’application de la DUA, identification du métier à l’origine de tel ou tel type de document ou de l’application informatique, informations sur les niveaux de confidentialité, de communicabilité, etc.).
Il s’agit de ne pas décourager les participants aux ateliers de travail ou lorsque viendra le moment de l’application du référentiel sur les fichiers et autres documents hybrides. Inutile de mentionner la notion de "support" comme une colonne à part entière : aujourd’hui, il faut partir du principe que le document ou le dossier produit est avant tout numérique. La gestion des fonds hybrides relève du savoir-faire de l'archiviste, pas des métiers qui les ont produits. Prenons l’exemple d’un référentiel d’archivage pour des dossiers individuels de carrière d’agent de la fonction publique : l’archiviste identifie non seulement les documents (4) composant le dossier de carrière, mais également les ensembles de données concernant les états civils, les bases de rémunération, les historiques de congés, les fichiers issus du SIRH (système d’information de ressources humaines, etc.
Définition du cycle de vie
L’étape suivante est délicate : elle porte sur la définition du cycle de vie, à savoir notamment les durées de conservation, les dates à partir desquelles elles s’appliquent et les sorts finaux, trop souvent sous-estimés, mais essentiels pour la légitimité et la conformité du référentiel lui-même lors de son application. Pour les documents, cela inclut les notions de durée d’utilité courante (DUC), de durée d’utilité administrative (DUA), d’élimination, de conservation ou d’échantillonnage. Et, pour les données, celles de cycle court en lien avec l’usage requis : il s’agit d’anonymisation, d’agrégation ou de suppression.
Cette étape cruciale exige donc la collaboration de tous les acteurs : métiers, DSI (données structurées), DPO (données personnelles), juristes (notamment pour identifier les cas d’usage et les jurisprudences) et de chercher le consensus qui permet à chacun de satisfaire à ses exigences. Chaque document ou ensemble de données peut avoir son propre cycle de gestion, qui peut être différent selon la portée des documents ou les délais de recours ou de prescriptions possibles, comme pour le dossier de carrière d'un agent : 80 ans à compter de la date de naissance de l’agent, mais dont certains documents, tel l'extrait de casier judiciaire, ont des cycles de vie plus courts (3 mois avant destruction).
Lire aussi : RGPD et archives : mini guide de survie
Mise en œuvre et maintenance
Le succès des référentiels d'archivage dépend également de leur mise en œuvre et de leur maintenance. Pour éviter l'échec, présentez des cas d’usage aux métiers. Soignez la communication pour la mise en application : rien de tel qu’un dialogue avec les métiers sous la forme d’intervention dans des réunions de service, d’un webinaire ou d’une vidéo dédiée. L’important est que les métiers comprennent pourquoi et comment s’en servir.
Concernant les bonnes pratiques, présentez le cas du traitement de vracs bureautiques grâce au référentiel d’archivage, ou pour des décommissionnements d’applications, ou sous la forme d’intégration à un ECM (paramétrage des durées de conservation et des règles de sort final) ou dans des outils de Ged, SIRH, applications métier, SAE, etc. Et insistez sur la conformité au RGPD et sur la réduction des volumes de stockage (numérique responsable !). Un référentiel d’archivage n’est pas non plus un outil fini : il évolue, tous les trois à cinq ans environ, ou suite à des changements réglementaires ou organisationnels. Pour éviter l'obsolescence, un comité de suivi (archives, DSI, DPO, juristes, métiers) est à constituer. Il peut se réunir deux fois par an pour valider les ajustements.
(1) Aussi appelé "référentiel de conservation" : cette appellation est parfois vécue comme orientée uniquement "conservation" et pas assez cycle de vie et tri
(2) Pour rappel, l'article L211-1 du Code du patrimoine modifié par LOI n°2016-925 du 7 juillet 2016 – art. 59, indique la définition révisée des archives : "l’ensemble de documents, y compris des données"
(3) Le CST (contrôle scientifique et technique) est exercé notamment par les Archives départementales ou d’autres tutelles en archives publiques
(4) Dans le secteur public, il s’appuiera, à ce titre, sur l’arrêté du 21 décembre 2012 relatif à la composition du dossier individuel des agents publics
Caroline Buscal [Consultante experte, directrice de Serda Conseil]
