Vrac numérique : définition, actualité et enjeux

Qu’est-ce que le vrac numérique ?

Définition - Le vrac numérique fait référence à l’ensemble des fichiers, données et contenus digitaux qui s’accumulent sans identification, de manière désorganisée et illogique au sein des espaces de stockage électroniques : disques durs, serveurs, intranet, plateformes cloud, ou encore boîtes mail...

Ce phénomène concerne aussi bien les particuliers que les entreprises. Il résulte souvent d’un manque de gestion documentaire ou d’une absence de politiques claires en matière de classement et d’archivage des données.

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Pourquoi est-ce important de traiter les vracs numériques et data ?

Le traitement des vracs numériques et data représente un véritable enjeu à l’heure où la quantité de données produites augmente de manière exponentielle. Les risques qu’engendre le manque de politique de gestion de l’information sont multiples : 

• perte d’information
• pas de conversion de fichier en format pérenne
• difficulté de partage de l’information
• stockage des mails avec PJ
• plan de classement lié à une personne
• fichiers illisibles, non-datés, inexploitables, inaccessibles
• doublons, triplons… 
• risques de non conformité au RGPD

Les avantages de la gestion des vracs numériques et data

Une gestion efficace du vrac numérique présente de nombreux bénéfices pour les entreprises et les particuliers :

Optimisation des performances : Un système d’information clair, logique et accessible à tous permet un accès plus rapide et plus fiable aux données des organisations
Impact écologique : La réduction du stockage inutile diminue la consommation d’énergie des serveurs et contribue à une informatique plus durable
Conformité réglementaire : Avec des normes comme le RGPD, gérer le vrac numérique est indispensable pour assurer une conservation appropriée des données personnelles
Amélioration de la collaboration : En centralisant et en organisant les fichiers, les équipes peuvent travailler plus efficacement et éviter les doublons

Outils et acteurs clés pour gérer le vrac numérique

De nombreux outils et solutions technologiques facilitent la gestion du vrac numérique. À l’image des logiciels de GED (gestion électronique de documents), des systèmes d’archivage électronique et des outils de Digital asset management (Dam). Il existe aussi des solutions de déduplication qui permettent d’identifier et de supprimer les fichiers dupliqués afin d’optimiser l’espace de stockage.
Pour découvrir les principaux acteurs du secteur, retrouvez notre annuaire dédié ici.

Ressources et formations pour approfondir le sujet

Pour aller plus loin dans la gestion du vrac numérique, voici quelques ressources utiles :
Formations professionnelles : Le site Formation Serda propose des modules complets sur la gestion documentaire et la maîtrise des outils de GED.
Pratique : Consultez les ressources disponibles sur Conseil Serda pour des conseils d’expert sur la gouvernance des données.

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