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In-Optimo : comment déménager ses ouvrages en mode 2.0

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    in-optimo
    In-Optimo est une application collaborative d’optimisation d’espace (Bibliothèque de Stuttgart, CC, Sönke Biehl).
  • Pour une bibliothèque ou un service d’archives, pour une entreprise, déménager son fonds est un véritable casse-tête. Il faut mesurer et envisager les nouveaux rangements en espérant que tout rentrera... In-Optimo propose une solution en ligne. Facile à prendre en main, elle permet d’imaginer tous les scénarios pour les nouveaux aménagements, pour prendre la bonne décision en un temps record.

    In-Optimo exposera sur le salon Documation, stand D70.

    Tout part d’un problème très concret. Un responsable de bibliothèque ou d’archives, ou une entreprise, doit déménager son fonds, sa documentation, pour l’installer dans de nouveaux locaux. Il y a environ 10 000 ouvrages à replacer sur des étagères neuves. En temps normal, on calcule cela tant bien que mal avec un tableur et le projet occupe deux bonnes semaines. Avec In-Optimo, la question est réglée dans la demi-journée !

    Scénarios partagés

    In-Optimo est un logiciel d’optimisation d’espace. C’est une application en ligne accessible à tout professionnel - un particulier peut aussi l’utiliser pour sa propre bibliothèque. Très simplement, à partir de son fonds et de ses dimensions, l’utilisateur, par glisser-déposer, simule l’occupation d’étagères (tablettes ou Compactus). Autonome, il procède à autant d’ajustements qu’il veut et construit ainsi différents scénarios d’aménagement.

    L’application est collaborative. Très graphiques, les scénarios sont partagés. Cela permet des échanges et une évaluation rapide afin de prendre la meilleure décision.

    Idée de l’aspect et de l’accès aux collections

    Plus concrètement, l’utilisateur se rend sur le site d’In-Optimo. Il crée son compte. Une démonstration en ligne avec partage d’écran peut lui être proposée. Puis il se lance. Il saisit la dimension de ses meubles, importe celle de ses ouvrages (nombre de mètres-linéaires, hauteur maximale) et son plan de classement. Successivement, il prend dans cette arborescence tels et tels segments à déménager et les place sur ses nouvelles étagères représentées graphiquement sur un plan schématique de la salle. Peu à peu, un premier scénario d’installation se réalise, qui donne une idée précise autant de l’aspect que de l’accès aux collections. Et l’utilisateur complète ce processus et le réitère si nécessaire.

    Il obtient trois types de livrables :

    • le plan des étagères, selon le scénario choisi (en PDF) ;

    • les étiquettes d’étagères avec les cotes associées ;

    • le catalogue des livres avec leurs nouveaux emplacements (au format Excel).

    Après le transfert, In-Optimo peut servir à la localisation et au récolement des collections.

    A noter que WorldCat, la base de données bibliographiques en ligne de l’OCLC, dispose d’une API. Cela peut donc permettre une importation des dimensions des ouvrages inscrites dans leurs notices, pour ceux qui correspondent au fonds à déplacer. De quoi automatiser encore le déménagement mené via In-Optimo.

    In-Optimo apporte des services complémentaires. Selon le projet, les conseillers peuvent se déplacer dans la bibliothèque ou le service d’archives, pour apporter leur assistance.

    Mesure des ouvrages automatisée

    Une étape délicate concerne l’opération de mesure des ouvrages. Pour plus de finesse dans les estimations, il est parfois nécessaire de les mesurer en les prenant un par un. Manuellement, cela suppose beaucoup de manipulations et prend énormément de temps. In-Optimo automatise cette tâche grâce à un appareil qui détecte les mesures instantanément. Il suffit de présenter le livre au niveau de ses capteurs et hauteur, largeur et épaisseur sont enregistrées !

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    Essai gratuit

    Trois niveaux d’utilisation sont permis par In-Optimo.

    • Niveau standard. L’application permet un essai gratuit pour un fonds comprenant jusqu’à 500 livres.

    • Pro : jusqu’à 20 000 livres, avec cinq sources de données, pour trois scénarios de placement, une simulation illimitée pendant 6 mois et un accès aux résultats sans limitation de durée.

    • Premium : au-delà de 20 000 livres, avec jusqu'à 50 sources de données et 6 scénarios de placement par projet, ouvert au multiprojet, simulation illimitée pendant 1 an.

    Optimiser la place, éviter trop de manipulations, sécuriser la qualité de l’exposition, gagner du temps : voilà ce qui fait votre retour sur investissement avec In-Optimo.

    La solution In-Optimo est conçue et développée par la société française Salian Technologies. Avec ses serveurs localisés en Suisse, pays sûr au sens de l’article 45 du RGPD, elle offre toute garantie de sécurité et de confidentialité des données relatives aux projets.

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