L’Université Jean Moulin Lyon 3 s’appuie sur trois bibliothèques : une bibliothèque pluridisciplinaire (avec deux grandes composantes : Gestion et Droit) ; la bibliothèque du Palais (qui héberge des collections de recherche en droit et philosophie) et une salle de lecture au sein de la Maison internationale des langues et des cultures (avec une large collection d’ouvrages consacrés aux pays est-asiatiques et slaves).
Amplitude horaire, collections et fréquentation
Ces trois sites offrent quelques 1 500 places assises sur plus de 6 000 m2 de surface au sol. Ils affichent par ailleurs une large amplitude horaire avec 83 heures d’ouverture hebdomadaire (du lundi au dimanche, jusqu’à 22h en semaine). En termes de contenus, plus de 326 000 volumes de monographies papiers sont disponibles, auxquels s’ajoutent 124 000 livres électroniques, 340 abonnements à des revues et 66 000 abonnements électroniques. Ce qui permet aux bibliothèques d’adresser près de 30 000 étudiants et de générer plus d’un million d’entrées chaque année.
Un premier projet avorté
En 2001, la bibliothèque du Palais a été équipée en RFID et faisait d’ailleurs partie des premières en France à l’être. Plus de 50 000 ouvrages ont ainsi été taggués avec des dispositifs 3M. Mais la technologie était encore jeune et exigeait un paramétrage complexe pour pouvoir s’intégrer au système informatique existant.
“L’équipement n’a donc pas été étendu et au fil du temps le projet a été abandonné, indique Valérie Bertrand, Responsable Département Informatique Documentaire, Bibliothèques universitaires, Université Jean Moulin Lyon 3. Nous sommes donc revenus à l’utilisation de codes barres pour toutes les opérations de prêt/retour.” Quant à la sécurité, elle était assurée par un système électromagnétique.
Une nouvelle approche
En 2019, l’équipe du Département Informatique Documentaire a changé son fusil d’épaule. “Un rapprochement était en cours avec plusieurs universités lyonnaises et nous étions les seuls à ne pas être équipés en RFID, et ce, aussi bien pour les opérations de prêt/retour que pour la sécurité”, précise Me Bertrand.
Les bibliothèques exploitaient, en effet, six automates de prêt fonctionnant en électromagnétique. Sauf qu’aujourd’hui cette gamme de produits n’existant plus et que les ordinateurs qui pilotent ces automates tournent avec des OS vieillissants. La DSI a donc incité la bibliothèque à changer de technologie et à passer de l’électromagnétique vers la RFID. “Les OS anciens et non maintenus peuvent offrir des failles de sécurité importantes”, déplore Valérie Bertrand.
Vers plus d’autonomie pour les étudiants
Dans le cadre de l’élargissement des horaires d’ouverture de ses bibliothèques, l’Université Jean Moulin Lyon 3 souhaitait également développer l’autonomisation. L’idée étant que les étudiants puissent emprunter et restituer des ouvrages, sans avoir besoin d’aide de la part du personnel. “Nous voulions également recentrer le travail de nos collègues de l’accueil sur le conseil et la médiation”, souligne la responsable.
RFID HF vs RFID UHF
Le projet d’équipement en RFID a ainsi été lancé en janvier 2019 et un groupe de travail a immédiatement été formé pour suivre son état d’avancement. “Nous avons visité plusieurs bibliothèques équipées en RFID : quatre en RFID HF et deux en RFID UHF, continue Valérie Bertrand. Nous nous sommes alors rendus compte que l’UHF était une technologie nouvelle et nécessitait un temps de paramétrage plus long.
Avec la RFID HF, en revanche, si différents aspects environnementaux sont à prendre en compte, l’intégration et le paramétrage s’avèrent plus simples.” En RFID UHF, les rebonds des ondes peuvent, en effet, générer des effets néfastes, d’où un temps d’étude et de paramétrage plus longs. “C’est à la technologie de s’adapter au fonctionnement de la bibliothèque, et non l’inverse”, pointe à juste titre Valérie Bertrand.
Une question de cohérence
D’autres facteurs ont fait pencher la balance pour la RFID HF. “Primo, le fait que les autres bibliothèques avec lesquelles nous devions fusionner étaient déjà équipés en HF, précise Valérie Bertrand. Secundo, avec la RFID UHF, nous avions peur de nous retrouver captif d’un fournisseur et de ce fait, nous avons choisi une solution entièrement normalisée en format de données ISO 28560. Sans compter le fait que la RFID UHF semble plus adaptée à des structures de taille réduite”.
Un timing serré
Après trois mois d’instruction, l’équipe de la bibliothèque a transmis ses recommandations à Bibliotheca qui a pu démarrer l’implémentation fin août avec un calendrier relativement serré. Reste qu’en un mois, plus de 240 000 documents ont été équipés d’étiquettes RFID HF (une opération assurée par l’équipe de Biblioteca).
Neuf automates ont également été installés sur les trois sites, ainsi que trois portiques antivol et une vingtaine de platines (pour l’encodage des étiquettes, en interne et à l’accueil). “Nous avons également prévu deux assistants mobiles qui permettent de faire des inventaires, du tri, etc.”, note la responsable.
L’assurance d’avoir fait le bon choix
La bibliothèque principale n’a finalement été fermée que pendant deux jours. “Nous avons d’ailleurs profité des travaux de rénovation de la bibliothèque du Palais pour ré-ouvrir avec ce nouvel équipement RFID HF, signale Me Bertrand. Nous avons réussi notre pari dans des délais très courts et nous avons rapidement été confortés dans notre choix.”
Aucun problème technique n’a, en effet, été signalé et tout a fonctionné immédiatement de manière optimale. Une efficacité opérationnelle qui a d’ailleurs été saluée par tous les collaborateurs, ainsi que la direction.
Un accompagnement nécessaire
“Nous avons également eu des retours très positifs de la part des étudiants qui, eux, vantent la simplicité de ce nouvel équipement, souligne la responsable. Elle précise par ailleurs que lorsqu’on se lance dans un tel projet, sa gestion en interne constitue un enjeu majeur. Quels vont être les impacts sur le travail des collaborateurs en charge de l’accueil ? Un accompagnement est même nécessaire pour certains collaborateurs. “Il est important de soigner la communication, car il s’agit d’un changement important pour les équipes” conclut Valérie Bertrand.
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