Idéale pour réduire la consommation de papier et optimiser les transactions, la signature électronique n’en représente pas moins toujours un casse-tête pour les dirigeants : quelle solution choisir parmi la pléthore d’offres ?
Après des débuts laborieux, la signature électronique semble enfin être sur le point de s’imposer en France. La première explication est d’ordre réglementaire, avec la possibilité de voir émerger très prochainement « un véritable marché paneuropéen de la confiance numérique », se réjouit Julien Stern, directeur général et cofondateur de Cryptolog, l’un des principaux spécialistes français des solutions de signature électronique et de gestion de la preuve. Pourquoi ? Un nouveau règlement sur les services de confiance eIDAS (pour « electronic identification and trust services » en anglais), publié au Journal officiel de l’Union européenne le 28 août 2014, entrera en vigueur le 1er juillet 2016. Et contrairement à la directive de 1999 sur la signature électronique, plus ou moins bien transposée dans chaque législation nationale, ce règlement s’appliquera directement dans tous les États membres...
Important : Découvrez le supplément Archimag signature électronique : ce supplément digital vous donnera toutes les clés pour comprendre les enjeux qui se cachent derrière chaque signature électronique et vous permettra de choisir la bonne solution.Une deuxième explication a trait à la simplification des solutions, avec l’émergence de services en ligne très faciles à utiliser par tous les signataires, tels Universign (Cryptolog) ou Yousign. Le principe : vous ajoutez les documents PDF que vous souhaitez faire signer, vous invitez des signataires après avoir renseigné leurs coordonnées (en particulier leurs numéros de téléphone portable). Chaque signataire reçoit « un code par SMS permettant de sécuriser la signature », explique la start-up caennaise Yousign sur son site internet. Il suffit d’acquérir un pack de 10 à 3600 signatures (de 15 à 2 500 euros) et toutes les personnes que vous inviterez à parapher un document « pourront signer en quelques clics et n’auront besoin ni de payer ni de s’inscrire », assure cette même entreprise.
Des signatures sécurisées, des processus plus rapides
Reste que, pour les entreprises en quête d’une solution, le choix n’est pas toujours une mince affaire. En fonction de vos enjeux internes (recherche d’une solution sécurisée pour limiter les risques de contentieux ou souhait de réduire les délais de signature des documents par toutes les parties...), vous avez le choix entre deux grands groupes de solutions. D’un côté, il y a celles qui garantissent une forte valeur juridique aux documents paraphés. Elles sont le plus souvent éditées par des sociétés françaises, telles Certinomis (groupe Docapost), Cryptolog, Lex Persona, Oodrive, Opentrust ou Dictao, un éditeur tombé mi-2014 dans l’escarcelle de Morpho (groupe Safran)...
De l’autre côté, on trouve des spécialistes davantage orientés vers la gestion en ligne des processus de validation des documents. C’est le cas des géants américains Docusign et Adobe, dont l’offre Echosign n’est pas reconnue en France comme signature légale, ou le français Almetis, à l’origine d’un parapheur électronique.
Mais certains, comme Opentrust, expert des logiciels et services de confiance, tentent actuellement de rapprocher les deux mondes en nouant des partenariats avec des éditeurs orientés processus (Docusign, en l’occurrence). L’objectif : optimiser la gestion des transactions numériques tout en proposant une « signature conforme à la réglementation européenne », indique OpenTrust.
Espaces d’archivage
Certains prestataires de services, comme Yousign, proposent aussi d’archiver les documents signés « pendant 10 ans » (en partenariat avec CDC Arkhinéo). Dans ce cas, on parle moins désormais en entreprise de coffres-forts électroniques - « une notion devenue très grand public » – que « d’espaces d’archivage à valeur probante ou probatoire », estime Charles du Boullay, directeur général du tiers de confiance archiveur CDC Arkhinéo. « Pour faire votre choix, commencez par déterminer les documents numériques (bulletins de salaire, contrats, factures...) pour lesquels vous avez besoin d’un archivage à valeur probatoire », conseille le directeur de cette filiale de la Caisse des Dépôts. « Examinez ensuite vos obligations en termes de durée de conservation de ces documents » (cinq ans pour l’archivage des doubles de bulletins de salaire, par exemple). Enfin, « intéressez-vous à la qualité d’indexation des documents signés envoyés vers l’archiveur et à la facilité avec laquelle vous pourrez les retrouver en cas de besoin », exhorte Charles du Boullay.
Pour fluidifier les processus de contractualisation en entreprise, par exemple, CDC Arkhinéo a mis au point une application d’archivage sécurisé « cloud access » accessible depuis les services de gestion de la relation client Salesforce. Quant à Coffreo, il propose entre autres d’archiver dans des coffres-forts les contrats de travail et les avenants signés électroniquement par les salariés.
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