signature électronique : définition, actualité et enjeux

La signature numérique s’impose dans le monde économique. Comme beaucoup d’innovations réussies, elle devient évidente pour ses utilisateurs, et lorsqu’un document papier à signer survient il apparait aussitôt comme une résurgence d’un passé sinon lointain, en tout cas chargé d’une certaine lourdeur.

Sur le marché de l’archivage électronique, devancer la problématique de la préservation des documents signés et celle d’un mode d’exploitation dédié ou mutualisé du Système d’Archivage Electronique (SAE) apparaissent comme deux tendances majeures pour 2021.

Loin de n’être qu’une version plus pratique de son homologue manuscrite, la signature électronique vient véritablement garantir l’intégrité d’un document au moment de son apposition, soit l’état dans lequel il se trouve au moment de sa validation par les différentes parties, et l’engagement définitif du signataire. Cependant, toutes les signatures électroniques ne se valent pas, selon la nature et la portée de l’acte concerné.

Avec l’essor de la dématérialisation, la signature électronique a peu à peu envahi les sphères publique et privée, et s’applique à une grande quantité de documents. La question se pose néanmoins : est-il indispensable de l’intégrer à toutes les étapes d’une relation entre deux parties ? N’a-t-on pas pris l’habitude de tout signer à tort et à travers ?

La valeur juridique de la signature électronique est notamment reconnue au travers du règlement européen eIDAS. Il instaure un cadre européen en matière d’identification électronique et de services de confiance afin d’offrir la possibilité aux entreprises et particuliers de signer électroniquement leurs documents en toute légalité. Une signature électronique conforme aux normes imposées par le règlement eIDAS possède la même valeur probatoire qu’une signature manuscrite.

Le législateur avait choisi, en 2015, de laisser un temps d’adaptation pour que les collectivités se raccordent au contrôle de légalité dématérialisé. Depuis le 7 août 2020, le temps est écoulé : place à l’entrée en vigueur ! Mais qu’est-ce que le contrôle de légalité ? Quelles sont les catégories de documents concernées ? Et quelles priorités mettre sur sa feuille de route dans le cadre du schéma directeur de dématérialisation (signature électronique, parapheur électronique, etc.) ?

L’archivage électronique systématique des documents signés électroniquement, proposé par de nombreux prestataires de signature électronique, apporte-t-il aux clients la sécurité juridique et technique attendue ou crée-t-il seulement une illusion de sécurité sans répondre au besoin réel ? Réponse en analysant ce type d'offre packagée au regard des obligations légales de la dématérialisation et des modalités pratiques de mise en œuvre. En prime, nos recommandations de bonnes pratiques.

La pandémie de Covid-19 a provoqué une importante hausse de l'usage de la signature électronique au sein des organisations françaises, qui se sont largement tournées vers cet outil de dématérialisation. Si les solutions de travail à distance ont largement tiré profit de ces deux mois de confinement imposés aux entreprises et aux administrations, la signature électronique, elle, a vu sa cote de popularité grimper en flèche.

La preuve électronique, pour les actes et les faits (négociation, formation et exécution de relations contractuelles, commerciales, civiles ou sociales, ou bien pour l’exécution d’obligations extracontractuelles), est indispensable. Car au fil du temps, la communication par l’intermédiaire de tout type de support électronique est entrée dans la vie de tous. Ces éléments de preuve ont alors acquis une valeur juridique : email, SMS, signature et facture électronique, site web et réseaux sociaux.

Souhaitant proposer des solutions toujours plus poussées, ITESOFT, spécialiste des solutions d’automatisation des processus métier, a récemment signé un partenariat avec Universign, expert de la signature électronique, afin d’intégrer cette technologie à son offre SaaS.