Tandis que se multiplient les services web de communication et de partage de contenus, les éditeurs embarquent de plus en plus de fonctionnalités de partage et de travail collaboratif dans les solutions de Ged. Certains font aussi le choix de jeter de nouveaux ponts avec les systèmes extérieurs, notamment les réseaux sociaux et les services cloud de bureautique. Un standard, CMIS, facilite une interopérabililité nécessaire entre applications.
En montant dans le bus ce matin, vous avez posté un message furibard sur Facebook (« J'en ai marre d'être bousculé ! »). Puis, vous avez interpelé deux de vos collègues sur Twitter (« Hello @sabine et @sebastien, vous pensez à m'envoyer la dernière version du document ? »). Quelques minutes plus tard, vous avez lu tous vos emails, trié les spams, répondu à un message de votre chef, avant d'adresser un courriel sommaire au service juridique de votre entreprise afin d'obtenir la copie du dernier brevet en date (celui sur les éoliennes urbaines !).
Arrivé au bureau, vous avez démarré votre ordinateur et ouvert Gmail et la messagerie instantanée Google Talk, prêt à répondre aux messages de vos proches et collègues. Bingo ! Le premier arrive de suite pour vous signaler que la dernière version du document en cours de rédaction vient d'être postée sur Google Drive, prête à être lue et annotée par vos soins... « Merci @Sabine. » Il est temps de s'y coller...
Sans le savoir, vous travaillez déjà depuis au moins une heure et c'est dans les transports en commun, via votre mobile, que vous avez mené la plupart de vos échanges avec vos collègues, et commencé à compléter ce fichu rapport que vous devez rendre d'ici la fin de la semaine... Vous êtes un « collaborative worker », un adepte du travail collaboratif, à l'affût de tous les services en ligne qui permettent d'échanger plus rapidement avec ses collègues. Et vous n'êtes pas le seul.
Mais qu'entend-on, exactement, par« collaboration » ? La question doit être posée, si l'on en croit Bassem Asseh, directeur France d'Alfresco, éditeur à l'origine d'une plateforme éponyme de collaboration et de gestion de contenus. « On pense souvent que la collaboration est synonyme de partage d'informations entre plusieurs personnes », explique-t-il. « Mais la collaboration, c'est essentiellement le fait de pouvoir travailler ensemble, à plusieurs, sur un même document ».
Communication à tous les étages
Si l'on considère que collaborer signifie essentiellement communiquer, les éditeurs Ant'inno (Ged collaborative) et ELO Digital Office (gestion documentaire, archivage numérique et gestion des processus) sont très bien positionnés. Pour répondre à la demande de certains de ses clients opérant dans des secteurs d'activité sensibles, le français Ant'inno propose, par exemple, d'associer un outil de messagerie instantanée à sa plateforme de gestion collaborative de documents (Ant'box), surtout connue pour son moteur de recherche syntaxique, développé en partenariat avec le CEA. « Il est aussi possible - sur demande - de sauvegarder et capitaliser dans le référentiel documentaire tous les échanges qui ont eu lieu autour d'un document », indique Pascal Seï, président d'Ant'inno.
La démarche est assez proche chez ELO. ELO 9, dernière version en date de sa suite de solutions de gestion de contenus, sortie fin 2014, intègre en effet de nouvelles fonctions collaboratives, comme un outil de « chat », et elle offre une intégration plus poussée avec les réseaux sociaux. « Chaque personne autorisée peut participer à une discussion sur le document », explique Stéphane Montri, consultant avant-vente et projets. « L’échange est enregistré et visible chronologiquement ».
Mieux : comme sur Facebook, les utilisateurs de la solution visualisent désormais en un clin d'œil les nouveautés du jour sur un « mur d'information », avec la possibilité de commenter les ajouts... Et l'éditeur dit déjà réfléchir à de nouvelles « ELO team rooms » où les personnes travaillant sur un même projet pourront se retrouver et échanger sur leurs projets en cours. Un gadget qui ne remplacera pas une bonne vieille visioconférence sur Skype ? Non. L'objectif n'est ici pas seulement de communiquer, mais bien « d'échanger en temps réel sur un document sur lequel plusieurs personnes sont en train de travailler », explique Stéphane Montri.
Échanges avec les services cloud
Confrontés à des utilisateurs ultra-mobiles et connectés, les éditeurs de solutions de gestion de contenus multiplient les signes d'ouverture. C'est le cas de Xerox, qui a ajouté l'an dernier une application pour mobile (DocuShare Mobile) à sa plateforme de gestion de contenus d'entreprise DocuShare, avec l'objectif de faciliter le partage de contenus entre collègues depuis des smartphones utilisés à l'extérieur de l'entreprise. C'est aussi le cas d'Alfresco, qui propose, depuis sa création en 2006, une interface utilisateur permettant d'actualiser des statuts et des fils d'actualité (« Share »), et a plus récemment ajouté à sa plateforme Alfresco One une fonctionnalité de partage et de synchronisation « transparente » des contenus dans le cloud.
Mais plutôt que de créer leurs propres fonctionnalités de communication, certains éditeurs de solutions de Ged, comme Nuxeo, préfèrent s'intégrer aux plateformes web les plus plébiscitées actuellement, par exemple Google Drive, iWork ou Microsoft Office 365... « Le partage est aujourd'hui un acte naturel des utilisateurs dans la vie privée. Et en entreprise, les usages collaboratifs sont clairement en train de se déplacer vers les services en ligne utilisés par tout un chacun », estime Alain Escaffre, directeur « product management » chez Nuxeo.
Devant cette « transformation » - partie intégrante de la « transformation digitale » à l'œuvre dans toutes les organisations, selon ce même spécialiste – Nuxeo a certes commencé « à ajouter à la solution des fils d'activité et des systèmes de notification » et il a « simplifié les interfaces de partage ». Mais Alain Escaffre est convaincu qu'il serait « vain d'essayer de faire pareil qu'un Google ou un Microsoft ». Il explique que « la stratégie de Nuxeo ne vise pas à remplacer ces systèmes, mais au contraire à les intégrer au mieux ».
Concrètement, l'éditeur français dit se concentrer sur « le développement d'applications à portée collaborative » et sur le développement de « nouvelles applications métier qui intègrent une dimension collaborative ». L'objectif ultime est de positionner la plateforme Nuxeo comme « un socle » qui accueillera des applications métier, des workflows, des systèmes d'archivage... tout en restant « interfacée avec le cloud, où l'utilisateur pourra s'il le souhaite compléter ou modifier ses documents ».
Gestion transversale des workflows documentaires
Pour faciliter les processus de travail collaboratif, internes et externes, « les spécialistes de la Ged sont aussi de plus en plus nombreux à embarquer un moteur de workflow documentaire dans leurs solutions », ajoute de son côté Mehrad Rushenas, directeur associé d'Avanteam, un éditeur français spécialiste de l'automatisation des processus métier. Chaque utilisateur d'un espace de travail sur la Ged peut dans ce cas avoir accès, par exemple, à une interface « ergonomique » présentant l'historique des modifications, les changements de version, les derniers événements, ou éventuellement certains commentaires des relecteurs (« Il y a une faute sur tel mot, ligne 4, page 2 », détaille Mehrad Rushenas)... L'utilisateur est en outre informé des prochaines actions attendues pour que le document puisse obtenir une validation.
La planification des actions à prévoir peut désormais être organisée collectivement sur la Ged ou ailleurs... Et avec l'aide d'informaticiens ou pas !... C'est ce que propose, notamment, Alfresco avec sa solution de modélisation des processus métiers (BPM, pour « Business Process Management ») Activiti, lancée mi-2014 et compatible avec la norme BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation). Le principe ? La solution Activiti, embarquée dans la plateforme Alfresco One ou commercialisée séparément, permet à un utilisateur sans compétences spécifiques de « concevoir un workflow », explique Bassem Asseh. Et bien sûr de partager les processus ainsi créés avec ses pairs qui pourraient avoir envie d'apporter leur grain de sel. Plus collaboratif que jamais, Alfresco parle de « sharable process apps » en anglais. Ce qui signifie littéralement « applications processus partageables », en français...
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+repères
Rexel accélère sa mue... grâce au participatif
Pour Rexel, grand spécialiste de la distribution professionnelle de produits et services pour le monde de l’énergie, créé en France en 1967, la transformation numérique ira de pair avec un renforcement de la culture interne de partage... Dans les murs. Ou hors les murs... Mais quasi-exclusivement avec des solutions Microsoft. Car dans le cadre de son plan de transformation, dénommé « Energy in motion », ce groupe qui compte 31 000 salariés vient de décider de s'appuyer sur les solutions de gestion de contenu et de travail collaboratif Sharepoint de Microsoft, notamment pour la gestion de son catalogue de produits, le système de gestion de la relation client Microsoft Dynamics et la suite d'outils bureautiques cloud Office 365... Pour fluidifier les échanges d'information entre ses collaborateurs, il a en outre adopté pour le réseau social d'entreprise Yammer et la solution de communication unifiée Lync (vidéoconférence, messagerie instantanée...) de Microsoft.
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+repères
Aubert et Duval facilite la validation des plans techniques depuis la Ged
Filiale du groupe minier Eramet, Aubert et Duval (4 100 collaborateurs) a remplacé l'an dernier les différentes solutions de Ged de ses six sites industriels par une solution unique et centralisée : Everteam.case. Le premier souhait du groupe était de rassembler tous les documents qualité et toutes les données contractuelles échangées avec les clients (spécifications, cahiers de charges…) et d'en faciliter la consultation via une application full web, à l'ergonomie adaptée. Mais la migration avait un autre objectif visant à fluidifier les processus d'échange et de validation des plans techniques. Bilan : la Ged Everteam.case est désormais associée à un workflow de validation des plans techniques créés avec le logiciel de conception assistée par ordinateur (CAO) AuroCAD d'Autodesk.
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