Ged : 5 questions à Gonzague Chastenet de Géry

Gonzague Chastenet de Géry est consultant et directeur associé du cabinet Ourouk.

Quels sont les atouts d'une gestion de contenu par rapport à une Ged traditionnelle ?

Aujourd'hui, il existe des Ged (gestion électronique de documents), des CMS (content management system), des RSE (réseau social d'entreprise) et des outils collaboratifs qui ne sont souvent que des parties d'une solution pour des usages plus ambitieux. L'ECM (enterprise content management) est une approche outil de la gestion de l'information qui assure l’intégralité du cycle de vie du document ou d'un contenu quel que soit le type de format. Lorsque vous consultez des sites d'information médicale comme celui de l'Institut de veille sanitaire ou celui de l'INRS (Santé et sécurité au travail), vous vous apercevez que leurs sites ont complètement changé en l'espace de cinq ans : ils ont mis en place des démarches d'ECM. Leur back office est une base de données documentaires avec des métadonnées, mais leurs pages sont publiées avec plusieurs vues possibles. Auparavant, des fichiers PDF étaient collés dans des pages. Dans la gestion de dossiers (administratifs, clients, produits), les fonctions collaboratives comme le chat ou le calendrier apportent une valeur ajoutée nouvelle.

Les ECM ont la réputation d'être difficiles à mettre en place. Est-ce vraiment le cas et pour quelles raisons ?

C'est compliqué car les plateformes d'ECM sont très riches fonctionnellement. Elles intègrent en effet toutes les fonctions de gestion de contenu. Une autre difficulté de conception vient des usages car l'ECM apporte aux utilisateurs des réponses et des services plus riches, mais cela doit se faire sans coutures ! L'ECM demande de la rigueur dans la gestion de l'ensemble du cycle de vie documentaire. De nombreux utilisateurs ont l'habitude de bricoler leur bureautique et de partager leurs contenus dans une Ged. Il faut également respecter les règles communes sur les métadonnées. Cela dit, un ECM est moins compliqué à mettre en place qu'un ERP (enterprise resource planing ou planification des ressources de l'entreprise) car c'est plus souple et plus modulaire.

A qui appartient la décision de choisir une solution d'ECM : la direction des systèmes d'information (DSI) ou les utilisateurs finaux ?

Le choix de la plateforme appartient à la DSI car elle connaît les contraintes d'intégration dans l'architecture technique de l'organisation. Remarquons au passage que l'ECM est une façon pour la DSI de reprendre la main sur la gestion des contenus : c'est une bonne nouvelle. 
En revanche, les différents usages et bases développés dans les ECM relèvent des métiers de l'entreprise. Il est important que les métiers soient les pilotes. Ce n'est pas à la DSI de piloter les usages. Je précise également qu'un troisième acteur peut interférer : la direction de la communication. Elle a souvent joué un rôle de pionnier dans les projets d'intranet et les portails : elle peut se sentir dépossédée de son domaine.

Comment impliquer les différents acteurs de l'organisation dans un projet d'ECM afin de créer une chaîne de valeur ?

Il est important d'avancer en "mode programme" avec une équipe composée des différentes composantes de l'organisation : informaticiens, métiers, communication, documentalistes... C'est cette équipe qui pilote le mode programme. Il faut également une méthodologie commune et une volonté d'inculquer les bonnes pratiques de gestion de contenu. Le mode programme permet de faire le lien entre les différents acteurs et de créer de la valeur. L'objectif est de transformer les process métier avec une plateforme d'ECM. Et nous l'observons chez nos clients.

Quelle est la place les professionnels de l'information, notamment des documentalistes, dans un projet ECM ?

L'ECM est une vraie opportunité de carrière pour les documentalistes. D'un côté, des centres de documentation sont fermés ; d'un autre côté, on manque de chefs de projet ECM. Dans le cadre de mes missions, j'ai rencontré un certain nombre de documentalistes reconvertis en chefs de projet. Certains sont excellents car ils savent ce que sont la gestion de contenu et les métadonnées... Beaucoup mieux, parfois, que certains chefs de projet qui ignorent ces domaines. C'est une opportunité pour les documentalistes qui souhaitent devenir chef de projet.

Propose recueillis par Bruno Texier