En plus des avantages que procure la signature électronique en termes de confort d’utilisation (économie de temps et de rendez-vous, fin des procurations ou des déplacements inutiles, etc.) et d’économies (impressions des actes, copies, envois postaux, etc.), la signature électronique a aussi un impact direct sur l’engagement client en face-à-face et le taux de transformation.
Le traitement accéléré des dossiers
En éliminant les opérations de saisie inutiles, de gestion et de classement des documents, la signature électronique permet par ailleurs de réduire de plus de moitié le temps de traitement d’un dossier. Un constat valable aussi bien dans le monde de l’assurance et de la banque, que dans celui de l’immobilier et du retail. Elle s’avère aussi très pratique pour certains produits un peu techniques, qui nécessitent des explications et impliquent de rassurer les clients et prospects, comme l’assurance vie.
Une automatisation salvatrice
C’est également valable dans l’univers de la santé et plus particulièrement dans le secteur de la pharmacie, pour les commerciaux qui se rendent dans les officines pour vendre des produits. Les bons de commande sont désormais créés sur tablette ou PC portable, et se signent électroniquement. Une fois signés et validés, ils sont automatiquement transmis par mail en PDF au client et archivé dans le CRM ou d’autres systèmes du vendeur.
Conversion client et image de marque
Si, jusqu’à présent, l’amélioration de la conversion clients n’était pas cité comme un argument majeur dans les projets d’intégration de signature électronique, une fois la mise en place faite, les entreprises utilisatrices constatent une augmentation réelle de cette conversion client et un renforcement de leur image de marque. L’entreprise Viessmann, par exemple, spécialiste des générateurs de chaleur (chaudières, pompes à chaleur, panneaux solaires, ballons d’eau chaude, etc.), a adopté la signature électronique depuis deux ans et fait déjà de remontées extrêmement positives.
Du papier à l’électronique
La signature électronique a d’abord été déployée auprès de ses commerciaux qui visitent chaque année les professionnels affiliés (installateurs, chauffagistes, électriciens, etc.) pour dresser le bilan de l’année écoulée et établir le plan d’actions commerciales de l’année à venir. “Jusqu’à présent, le compte-rendu de ces échanges se faisait sur support papier, indique Nicolas Hesse, Responsable des Opérations chez Viessmann. Il fallait donc remplir l’intégralité du document, renseigner les coordonnées du client, puis signer chaque page. Enfin, une fois par semaine, le tout était ensuite envoyé par courrier au siège”. Le client conservait donc un exemplaire papier de son contrat et le commercial un autre. Quant au siège il devait, pour sa part, effectuer des re-saisies dans chaque système (CRM, marketing, etc.). “Il n’était pas évident de savoir où en étaient exactement ces procédures commerciales, ni si le client avait vraiment signé ou pas” ajoute Nicolas Hesse.
Transformation numérique
Le groupe Viessmann a donc décidé de digitaliser l’intégralité du processus et de remplacer le support papier par un iPad et une application alimentée avec les données du CRM. Désormais, quand le commercial se rend en clientèle, il a accès à l’ensemble des données de vente du client. Il peut ainsi ainsi s’appuyer sur des données tangibles pour définir avec le professionnel les objectifs commerciaux de l’année à venir et les actions marketing à mettre en place. L’outil permet même au professionnel de s’inscrire au programme de formations, de connaître son solde de points de fidélité, etc. “Le tout est signé électroniquement avec Yousign en quelques clics”, précise Nicolas Hesse. “Aujourd’hui, dès que le document est signé, le client reçoit un exemplaire PDF par mail, tout comme notre administration des ventes, notre département marketing et notre département formation qui reçoit instantanément une inscription”.
D’autres pistes à l’étude
Grâce à cette digitalisation, Viessmann a allégé ses procédures et peut savoir à tout moment combien de contrats ont été signés, pour quel chiffre d’affaires prévisionnel, etc. “Notre ERP est automatiquement mis à jour” confirme le responsable. Avec un taux de signature électronique qui atteint aujourd’hui 97%, d’autres applications sont envisagées au sein du groupe. Ainsi, lorsque les techniciens interviennent en soutien des chauffagistes, là encore, ils rédigent à la main un rapport sur support papier, qu’ils remettent ensuite aux professionnels. “Nous étudions la possibilité de digitaliser aussi cette procédure” indique M. Hesse.
Sans compter qu’en termes d’image auprès des professionnels du réseau, la tablette et la signature électronique ont un impact très positif. “Cela renvoie une image de modernité et de simplicité”, conclut le responsable. Un bénéfice qui n’est pas vraiment mesurable en termes de chiffres, mais qui s’avère particulièrement précieux.
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