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Dématérialisation RH : réduction de coûts et gain de temps en perspective !

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    Intéressez-vous à la dématérialisation RH avant qu’elle ne s'intéresse à vous !
  • Archimag a récemment organisé, en partenariat avec AM Trust, un petit déjeuner portant sur la dématérialisation des ressources humaines. Si la fonction RH manque de popularité auprès des collaborateurs, elle a pourtant un rôle important à jouer dans la transformation digitale des organisations. 

    Après une introduction proposée par notre confrère Eric Le Ven sur les enjeux principaux de la dématérialisation RH dans les entreprises, ce fut au tour de Caroline Buscal de s’exprimer sur la manière dont les professionnels doivent aborder la question. Plusieurs protagonistes ont ensuite pris la parole, pour traiter tour à tour, des questions juridiques qu’impliquent la dématérialisation et présenter les solutions proposées par AM Trust. Thierry Hasson a conclu la session en faisant un point sur le coffre-fort numérique.  

    25 millions de salariés, c’est 5 milliards de feuille papier !

    "Un projet de dématérialisation sera positif seulement si les utilisateurs le souhaitent", explique d’entrée de jeu Caroline Buscal, directrice de l’activité consulting du groupe Serda.

    Commençons par quelques chiffres significatifs : aujourd’hui, ce sont pas moins de 25 millions de salariés qui travaillent en France. Ces salariés représentent 5 milliards de feuilles papier. Si tout cela était dématérialisé, cela représenterait 500 To de données. Par ailleurs, le flux documentaire entre un employeur et un employé est estimé, en moyenne, à 200 pages papier (arrêts de travail, bulletin de paie, livret d’épargne salariale, etc). La question de dématérialiser une partie de ses ressources RH se pose donc légitimement.    

    Les avantages de la dématérialisation

    "Intéressez-vous à la dématérialisation RH avant qu’elle ne s'intéresse à vous".

    Les avantages de la dématérialisation ont, bien entendu été évoqués tout au long de ce petit-déjeuner. Tout d’abord du point de vue logistique : quand on sait qu’on trouve en moyenne l’équivalent d’environ 23 000 pages par mètre carré, on se dit que la dématérialisation constitue aussi une opportunité pour les entreprises qui cherchent gagner de la place et à optimiser leurs locaux. La dématérialisation entraîne également un meilleur suivi et une traçabilité accrue des documents, notamment pour les personnes travaillant à distance.

    La question économique fait aussi partie des avantages avancés, notamment au niveau des frais d’impression et de l’optimisation de la productivité des collaborateurs : on estime qu’un salarié passe en moyenne 15% de son temps à lire une information, et 50% de son temps à la chercher parmi tous les documents. « Mais l’avantage indiscutable, c’est le gain de temps pour les directeurs de ressources humaines », affirme Thierry Amiech, Directeur marketing d’AM Trust. Plus besoin de compléter et de gérer des dossiers papiers, avec le numérique c’est bien plus aisé et tout aussi sécurisé désormais.

    Bulletin de paie et vote électronique

    Polyanna Bigle, avocate à la Cour d’appel de Paris, a rappelé que si des « outils juridico techniques ont été mis en place, le code du travail encadre seulement deux cas de dématérialisation : le bulletin de paie électronique et le vote électronique. Quant aux normes, elles servent à cadrer le choses et à informer sur la meilleure manière de faire dans ce domaine. « Les normes garantissent que l’on est conforme à l’état de l’art ». Attention toutefois à ne pas se lancer dans la bataille sans arme. Il faut, en effet, préciser que, même si la législation reconnaît certaines normes (NF Z42-020, NF Z42-026, etc.), le cahier des charges juridique doit être élaboré intégralement en interne par l’entreprise qui souhaite développer son processus de dématérialisation.  

    Un portail à guichet unique pour tout gérer

    Ensuite, Thierry Amiech s’est attardé sur les priorités de la dématérialisation RH en rappelant que « lorsque l’on parle de dématérialisation dans les ressources humaines, il y a 4 volets qui entrent en compte : juridique, technologique, documentaire et surtout le volet humain ». Il faut donc étudier tous les aspects, sans en omettre l’un d’eux. Il a par ailleurs expliqué que le groupe AM Trust proposait un guichet unique pour l’ensemble des procédures dématérialisées de l’entreprise. Une solution modulaire avec différents applicatifs à activer en fonction des besoins. Un kit d’accompagnement marketing est même disponible pour les entreprises qui le désire.

    Un RIC (relevé d’identité de coffre) pour une sécurisation optimale des documents

    Thierry Hasson, poids lourd de la dématérialisation, a conclu ce petit-déjeuner en se focalisant sur le coffre-fort numérique. « Le coffre fort numérique est apparenté à un domicile numérique, il a une vraie valeur probatoire » souligne-t-il. Selon lui, le  coffre fort électronique s’apparente à la boîte noire d’un avion. « Ni le pilote, ni les passagers ne peuvent savoir ce qui se passe en cas de dysfonctionnement. Comprenez par là qu’en cas de conflits, de litiges ou de problèmes, les informations présentes dans ce coffre-fort constitueront une preuve tangible et objective ».

    Un RIC (relevé d’identité de coffre) est par ailleurs établi pour démontrer l’individualité du coffre fort numérique. Il est le pendant du RIB bancaire traditionnel en matière d’identité.

    « En réalité, deux coffres-forts existent, précise-t-il. Un pour l’entreprise et l’autre pour le salarié. Ce dernier n’est d’ailleurs consultable que par l’employé grâce à son RIC ». Des fonctions de traçabilité et d’horodatage permettent également de sécuriser le tout.

    Notez enfin qu’afin d’avoir une idée sur l’efficacité d’une telle procédure, l’employeur peut accéder au taux d’activation de ses coffres-forts et connaître le nombre de salariés ayant accepté la dématérialisation de leur bulletin de paie.

     

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    Cherchant à toujours mieux répondre aux besoins des activités privées et publiques, la dématérialisation ne cesse d’évoluer. Selon le contexte, telle approche conviendra mieux qu’une autre… Affaire d’état du système d’information, de gouvernance et de stratégie. Mais derrière l’engouement pour le cloud (Saas), le marché doit être décrypté. De la Ged au réseau social d’entreprise, de multiples briques et assemblages peuvent servir la dématérialisation, tandis que l’intelligence artificielle bouscule les habitudes. Les derniers impératifs juridiques sont rappelés. Les concepts et les normes utiles sont décrits. Des méthodes montrent comment analyser ses processus et flux documentaires et élaborer le Swot déclencheur de son projet de dématérialisation. Comment se lancer dans la mise en oeuvre ? En connaissant les outils, matériels et logiciels, en acquérant de la méthode et en prenant exemple sur des retours d’expérience : gestion du courrier, traitement de la facture, signature électronique, coffre-fort numérique, automatisation des processus.
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