Le 1er janvier 2019, le marché des services de lettres recommandées électroniques a bougé. Ce jour-là, la LRE eIDAS, plus fiable et sécurisée que la LRE contractuelle utilisable depuis 2011, est devenue la seule LRE disposant d’une valeur probante. Mais d’autres fonctionnalités permettent également de faire le tri parmi les prestataires. Découvrez notre comparatif des différentes solutions disponibles en fin d'article.
Pratique, écologique et économique, la lettre recommandée électronique (LRE) a de quoi séduire. En effet, elle peut être envoyée de jour comme de nuit, sans se déplacer au bureau de poste et avec des délais d’envoi réduits à quelques secondes. Quelle que soit la somme des documents qu’elle contient, elle reste également 30 % à 40 % moins chère qu’une lettre recommandée papier de moins de 20 grammes. Surtout, elle dispose de la même valeur juridique que son équivalent papier.
Mais des règles précises encadrent l’envoi d’une LRE. Depuis le 1er janvier 2019, la LRE contractuelle, utilisable depuis 2011, a été remplacée par la LRE eIDAS (Electronic identification authentification and trust services) qui distingue les envois recommandés électroniques qualifiés des autres, appelés « conformes ». Suivant le règlement européen n° 910/2014, elle est plus fiable, puisqu’elle nécessite un contrôle plus poussé de l’identité des protagonistes : parmi les nouvelles dispositions, la vérification de l’identité de l’expéditeur et du destinataire deviennent systématiques (via une signature ou un cachet électroniques), tout comme l’accord préalable du destinataire (s’il s’agit du particulier) et l’envoi d’un avis de réception. Par ailleurs, le prestataire est tenu de conserver les informations relatives à l’envoi et à la réception de la LRE durant un an.
D’un point de vue juridique, la LRE eIDAS est depuis le 1er janvier 2019 la seule LRE reconnue par la loi, c’est-à-dire disposant d’une valeur probante. Elle ne peut être émise que par un prestataire de service de confiance qualifié (PSCQ), dont l’Union européenne tient une liste actualisée par pays : les prestataires de LRE y sont référencés sous le sigle QeRDS pour « Qualified electronic registered delivery service ». À ce jour, seuls AR24, Equisign et Tessi Documents Services y sont référencés, et d’autres prestataires présents dans notre comparatif déclarent leur certification en cours.
Fonctionnalités
Du côté des fonctionnalités, certaines méritent d’être étudiées avec attention, selon l’usage qui sera fait du service de LRE. Par exemple, si la LRE est envoyée à des particuliers ou à des grands comptes : « Dans le premier cas, la première chose à vérifier est la capacité du prestataire à identifier des particuliers à distance, via leur webcam, sans avoir à leur envoyer un dispositif ou une clé plusieurs jours en amont et à coût supérieur à la LRE », explique Guillaume de Malzac, président et cofondateur d’AR24 ; « pour les grands comptes, il est primordial de s’assurer que le prestataire soit en mesure de signer des envois en masse ».
Concernant la vérification de l’identité du destinataire, Equisign mise plutôt sur une autre technologie : « Les destinataires sont réticents à uploader leur carte d’identité lors d’un contrôle vidéo car ce procédé est nouveau et le nom de l’expéditeur ne peut pas être annoncé pour les rassurer », explique Guillaume Loth Demay, son directeur général ; « nous croyons beaucoup à l’utilisation de France Connect, qui devrait être disponible en juillet, pour s’identifier de façon substantielle ».
D’autres fonctions d’envoi peuvent être intéressantes : par exemple, les envois groupés sont-ils possibles ? Plusieurs personnes dans l’organisation peuvent-elles envoyer des LRE depuis un seul compte administrateur ? Des alertes ou notifications sont-elles proposées pour le suivi des LRE envoyées ? Et aussi, quelle est la taille maximale des pièces jointes envoyées dans une LRE ? Là encore, c’est le besoin du client qui permettra d’affiner le choix du prestataire.
Chez Tessi, d’autres fonctionnalités sont également mises en avant : « Pour bien choisir, il faut également s’interroger sur les moyens techniques mis à disposition par l’opérateur autour de la solution », explique Christophe Lefrère, consultant expert avant-vente chez Tessi ; « par exemple, quels sont les outils proposés pour capter les documents dans l’organisation ? Quelles sont les possibilités du prestataire pour assurer un suivi multicanal (envoi en LRE et reprise en filière postale par exemple) ? Et quelles sont les capacités du service client pour les émetteurs, mais également pour les destinataires ? »
Enfin, question prix, celui des LRE des différents prestataires varie du simple au double. Raison de plus pour bien analyser les prestations proposées.
Ndlr : notez que depuis l'écriture de cet article, la société Legalbox a été placée en liquidation judiciaire.
