Plateforme de stockage et de partage de fichiers dans le cloud et digital workplace : même combat ? Elles peuvent avoir une ambition similaire, mais n’emploient pas les mêmes moyens. Voici pourquoi ne pas les confondre et ce qui les différencie (enjeux, technologies, modèles économiques, fonctionnalités, limites et perspectives).
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PLATEFORME CLOUD
| DIGITAL WORKPLACE
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Enjeux | Enjeux |
- Permettre le stockage, souvent illimité, de fichiers et documents, avec accès partagés.
- Être la solution bureautique pivot de l’entreprise, apte à la mobilité.
| - Offrir à chaque utilisateur sa propre interface collaborative de travail, un point d’accès unique à ses applications métier.
- Apporter à l’entreprise efficacité, collaboration et mobilité.
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Technologie | Technologie |
Cloud. | Cloud, Saas ou on premise. |
Modèle économique | Modèle économique |
- Gratuité de l’offre de base.
- Offres « entreprises » payantes
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Fonctionnalités | Fonctionnalités |
- Gestion de fichiers selon une arborescence.
- Recherche dans l’arborescence par noms de fichiers et par moteur de recherche (suggestions de résultats).
- Possibilité de paramétrer une interface personnalisée.
- Intégration de certains outils dans l’interface.
- Accès depuis tous terminaux, synchronisation.
| - Conception centrée sur l’utilisateur.
- Accès personnalisé à ses applications métier, développement de circuit de validation de documents, de processus métier.
- Accès aux personnes : fonctionnalités natives de communication et de collaboration et/ou via intégration avec des outils tiers.
- Gestion documentaire (Ged, gestion de contenu) reposant sur l’intégration de composants.
- Mise à disposition de tableaux de bord.
- Accès depuis tous terminaux, synchronisation.
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Limites | Limites |
- S’il n’y pas de supervision (nommage de fichier, organisation hiérarchique), l’arborescence peut rapidement devenir anarchique.
- Plus il y a de fichiers, plus le moteur de recherche peine à proposer des réponses pertinentes.
- Le stockage peut être annoncé comme sécurisé, mais n’offre pas les garanties de l’archivage électronique au sens de la norme NF Z 42-013.
- Permettre un stockage illimité nuit à la gestion du cycle de vie du document dont on a tendance à ne plus se préoccuper ; c’est en outre une possibilité non écoresponsable (consommation énergétique excessive).
| - Une digital workplace revêt un aspect de place de marché : plus celle-ci est fournie, mieux les attentes des collaborateurs seront satisfaites ; cet aspect non packagé peut faire naître des réticences à y recourir.
- Un projet de digital workplace est impactant pour l’organisation, il nécessite une réflexion en amont, en associant évidemment les collaborateurs, et en prévoyant une conduite du changement (mise en place de bonnes pratiques, règles de nommage, procédures claires).
- Chaque utilisateur a son propre environnement, ses propres rôles : cela peut lui donner une vision individuelle d’un projet, d’une activité, d’une organisation, éloigné de l’objectif collectif recherché.
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Perspectives
Plateforme cloud et digital workplace chassent le même gibier : les utilisateurs de l’entreprise auxquels elles souhaitent offrir l’environnement quotidien de travail le plus « user friendly », dans un esprit de collaboration, de mobilité et de productivité.
- Devant son écran, il n’est pas sûr que le collaborateur fasse immédiatement la différence entre l’une ou l’autre. Mais il ne tardera pas à être sensible à la qualité d’intégration avec ses solutions métier. Sur ce point, les digital workplaces, qui mettent l’accent sur leurs API, l’emportent.
- Les plateformes cloud, surtout, mais les digital workplaces également, évoluent vers plus de « suggestions », teintées d’intelligence artificielle, ayant pour but de faciliter encore le travail du collaborateur : dossiers ou contacts mis automatiquement en favoris, suggestions d’événements pour l’agenda, suggestions de contenus, etc. De quoi rapprocher encore, fonctionnellement, ces deux familles d’offres.
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