La dématérialisation des factures, quel intérêt ?
La dématérialisation et la gestion électronique des factures sont synonymes de nombreux avantages pour les entreprises : fluidification et accélération de leur traitement, réduction des délais de paiement fournisseurs, et économie de 70 % des coûts liés à leur traitement (impression, envoi, comptabilisation, etc.). Les tâches chronophages et sans valeur ajoutée sont ainsi supprimées, le travail des collaborateurs valorisé, et la compétitivité des structures renforcée.
Mais la gestion des factures électroniques n’impacte pas que l’organisation interne des entreprises. Elle a pour objectif principal d’améliorer la communication de ces dernières avec l’État, et de lutter contre les fraudes à la TVA (qui représentent aujourd’hui environ 15 milliards d’euros !) en améliorant les modalités de contrôle étatiques.
Dans ce cadre, la DGFIP a recommandé au gouvernement un modèle de facturation électronique. Concrètement, les entreprises peuvent échanger des factures directement entre elles en passant par des prestataires d’émission et de réception certifiés. En parallèle, les données de facturation, les statuts de paiements et des données complémentaires devront être envoyés à une plateforme étatique, vraisemblablement une version améliorée de Chorus Pro.
EDI, CII, UBL, FACTURE X : tout est question de format
Les factures en format papier ou PDF simple (ou standard) seront bientôt de l’histoire ancienne ! Elles laisseront place uniquement aux documents structurés, qui se présentent sous différents formats, tels que EDI (Échange de données informatisées), le CII et UBL existant aujourd’hui.
Bien que différents formats de facturation électronique soient actuellement disponibles sur le marché, un formalisme est en cours de validation par l’État afin d’aboutir à un format uniforme : la facture X, qui devrait être adoptée fin 2021 et remplacer définitivement les formats papier et PDF standard.
Ce nouveau format Franco-Allemand de fichier structuré transmet l’image d’une facture avec les données électroniques, qui peuvent être directement intégrées dans les systèmes d’information.
Les avantages de la facture X
Avec la facture X, plus de perte de temps liée à la recherche des factures sur les portails de chacun des fournisseurs (3 min par facture en moyenne), et plus besoin de numériser ni de passer par des logiciels de LAD/OCR obligeant des actions de vidéocodage chronophages. Les factures seront directement envoyées au client par le biais des plateformes certifiées et intégrées dans leur système d’information.
Pour assurer et optimiser la gestion des factures, des logiciels de type «Purchase to Pay» proposés par Syleg assurent la réception des factures en automatisant leurs traitements, quels que soient leurs formats (EDI, UBL, CII, Facture X).
Passant par des tiers certifiés, les factures sont assurées d’être conformes fiscalement, avant d’être diffusées au client, intégrées dans leur système d’information interne d’une part et dans le portail étatique de l’autre. Le statut des factures et les informations de paiement sont automatiquement mis à jour dans le portail étatique afin de préremplir à terme la déclaration de TVA, de contrôler les délais de paiement.
« Il est crucial que les entreprises pensent rapidement à s’équiper de logiciels spécialisés dans la gestion dématérialisée de leurs factures afin de se préparer à l’arrivée des premières factures le 1er janvier 2023. Sachant que la mise en place compte 4 à 5 mois de mise en œuvre lors de l’installation des logiciels, il ne faut surtout pas attendre le dernier moment. Si tout le monde attend la veille de l’implémentation, il n’y aura pas assez d’intégrateurs pour tout le monde », conclut Grégory Moire.
Pour mieux vous guider dans votre passage à la facturation électronique, Syleg, a édité un livre blanc mettant en lumière les 5 points d’attention pour adapter votre organisation à la dématérialisation. Pour y accéder, c’est simple, il vous suffit de le télécharger en cliquant sur le lien suivant.
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