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Choisir le bon niveau de signature électronique : un vrai casse-tête

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    Selon leur nature, les documents ne nécessitent pas le même niveau de signature électronique. (Freepik/pch.vector)
  • Il n’existe à l’heure actuelle aucune liste officielle associant des processus métiers ou des documents type à un niveau de signature électronique. Il n’y a, en effet, aucun pré-requis, ni aucune obligation. Voilà pourquoi, il n’est pas toujours facile de choisir le “bon” niveau de signature.

    Pour bien choisir le bon niveau de signature électronique, il faut revenir au processus à dématérialiser, aux risques et aux litiges potentiels liés à celui-ci.Plus le niveau de signature est élevé, plus les risques seront couverts mais inversement les contraintes de mise en œuvre de la signature électronique sont complexes. Il ne faut donc pas exiger une signature qualifiée ou avancée par défaut, mais partir des risques ou des litiges potentiels sur la validité de la signature électronique.

    Signature Simple

    Ce niveau peut convenir à des cas ou la contestation d’une signature n’engendre pas des risques importants (financiers notamment) pour l’entreprise :

    • Contrat de location (habitation, voiture, …),
    • Contrats d’assurance (habitation, voiture, …),
    • Ouverture d’un compte bancaire,
    • Opération de caisse,
    • Contrat de travail,
    • Etat des lieux (entrant et sortant) lors d’une location immobilière,
    • Devis et facture,
    • Relevé de compte,
    • CGU/CGV,
    • Contrats d’adhésion
    • Complémentaire santé
    • CGU/CGV
    • Contrat fournisseur
    • Bail
    • Mandat de prélèvement SEPA

    Le choix dépendra du processus réel à dématérialiser, si on prend par exemple « Etat des lieux lors d’une location immobilière », le niveau de signature électronique peut être différent s’il s’agit d’un bien immobilier de luxe ou les conséquences d’une contestation peuvent être plus importantes.

    Signature Avancée

    Ce niveau peut convenir à des cas où la contestation d’une signature peut engendrer des risques importants (financiers notamment) pour l’entreprise.

    • Compromis de vente dans l’immobilier,
    • Contrats de crédit (consommation, immobilier, etc.),
    • Contrats d’assurance,
    • Souscription à des produits bancaires (Assurance vie, produits d’épargne, prévoyance, etc.),
    • Factures électroniques envoyées à des organismes officiels.

    Signature Qualifiée

    Il s’agit du plus haut niveau, le plus sécurisé mais aussi le plus compliqué à mettre en œuvre, son utilisation peut être réservée à des cas obligatoires en vertu de la loi ou pour les cas où les risques sont très importants et peuvent avoir des conséquences très sérieuses pour l’entreprise.

    • Actes officiels envoyés à l’administration (passation de marchés publics, factures, etc.),
    • Acquisition d’un bien immobilier.
    • Actes authentiques (notaires, huissiers de justice, greffes des tribunaux de commerce, commissaires-priseurs…)
    • Actes d’avocats : conventions de concubinage, PACS, conventions parentales, mandat de protection future, statuts de société, contrat de cessions de fonds de commerce, contrat de cession de parts sociales ou d’actions…

    Il est important de rappeler encore une fois, qu’il s’agit d’un exemple de choix possible et qu’il faut étudier les risques et les litiges potentiels liés au processus à dématérialiser.

    Pour tout savoir de la signature électronique et du parapheur électronique, téléchargez l'édition 2022 du Supplément Archimag entièrement dédié à cette thématique.  

    À lire sur Archimag
    Les podcasts d'Archimag
    Le Syndicat intercommunal d'énergies de Maine-et-Loire (SIÉML) s’est lancé dans un grand projet d’archivage électronique en 2023. L’opportunité de réduire l’impact carbone tout en optimisant les processus est apparue au cours du projet. Agnès Arendo, archiviste et déléguée à la protection des données du SIÉML, revient sur la mise en route et les grandes étapes de ce chantier.
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